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Eingangsbestätigung Bewerbung: positives Bewerbererlebnis kreieren

Eine zeitnahe Eingangsbestätigung auf eine eingegangene Bewerbung sollte zum guten Ton eines jeden Arbeitgebers gehören, egal ob per E-Mail oder per Brief. Aber leider sieht die Bewerberrealität häufig anders aus, so dass sich gleich zu Beginn des Bewerbungsprozesses Frust und Desinteresse auf Seiten der Bewerber breit machen. Diese negativen Erfahrungen der Bewerber mit einem Arbeitgeber werden dann auf das Leistungsangebot und das Image des Arbeitgebers projiziert. Dies sollte aus Arbeitgebersicht verhindert werden. Stattdessen ist eine zeitnahe und klare Kommunikation mit den Bewerbern während des gesamten Bewerbungsprozesses enorm wichtig.


Als Bewerber nichts in eine Eingangsbestätigung hineininterpretieren

Bei einer Eingangsbestätigung geht es tatsächlich nur um ein "Lebenszeichen" von der Arbeitgeberseite. Es liegt in der Natur der Sache, dass so eine Eingangsbestätigung eher allgemein gehalten ist. Aus Bewerbersicht wäre es wünschenswert, wenn ein möglichst genauer Zeitpunkt für den nächsten Kontakt genannt wird, an den sich dann auch gehalten wird. Eine Formulierung wie "Wir werden Sie wieder kontaktieren, wenn wir eine Vorauswahl getroffen haben." oder "Bitte sehen Sie von Nachfragen ab, bis wir Sie wieder kontaktieren." sind nicht gerade sehr bewerberfreundlich.

Als Bewerber sollten Sie in eine Eingangsbestätigung nichts hineininterpretieren. So eine Kaffeesatzleserei bringt keine handfesten Anzeichen für eine Bewertung Ihrer Bewerbungsunterlagen hervor; in den meisten Fällen wurden sie tatsächlich noch nicht gesichtet.

Die Eingangsbestätigung soll Sie nur darüber informieren, dass die Bewerbung - wie der Name schon sagt - eingegangen ist. Mehr sollten Sie nicht reininterpretieren. Leider heißt das für Sie als Bewerber erst mal abwarten. Da Sie als kluger Mensch nicht alles auf eine Karte setzen, gestalten Sie währenddessen Ihren Bewerbungsprozess aktiv, indem Sie weiterhin den Stellenmarkt auswerten und Bewerbungen schreiben. Denn aus je mehr Jobangeboten Sie letztendlich auswählen können, desto besser fällt Ihre Entscheidung aus, die Ihren beruflichen Vorstellungen entspricht.

Typische Muster für eine Eingangsbestätigung

Bei einer E-Mail-Bewerbung wird die Eingangsbestätigung auch per E-Mail versendet; in der Regel erfolgt sie dann standardisiert und relativ zeitnah. Da der Versand von Eingangsbestätigungen per Post für die Arbeitgeber mit Kosten verbunden ist, wird häufiger als bei einer E-Mail-Bewerbung direkt eine Entscheidung per Post mitgeteilt, ohne den Eingang der Bewerbung extra zu bestätigen.

Eine typische Eingangsbestätigung auf eine Bewerbung sieht folgendermaßen aus:

"Sehr geehrte Frau Müller,

vielen Dank für die uns zugesandten Bewerbungsunterlagen, deren Eingang wir Ihnen hiermit bestätigen.

Die Bearbeitung der gesamten Bewerbungsunterlagen wird allerdings noch zwei Wochen in Anspruch nehmen. Wir bitten Sie daher um etwas Geduld. Wir werden so schnell wie möglich wieder auf Sie zukommen, bis spätestens zum 15.07.

Mit freundlichen Grüßen"

Auch bei diesem Muster für eine Eingangsbestätigung ist der ungefähre Bearbeitungszeitraum angegeben:

"Sehr geehrte Frau Müller,

vielen Dank für das Vertrauen und das Interesse an unserem Unternehmen und der ausgeschriebenen Stelle. Wir haben Ihre Bewerbungsunterlagen dankend erhalten.

Da die Sichtung und Auswertung aller eingegangenen Bewerbungsunterlagen etwa noch bis zum Beginn des nächsten Monats dauern wird, bitten wir Sie noch um etwas Geduld.

Wir werden uns dann wieder mit Ihnen in Verbindung setzen.

Mit freundlichen Grüßen"


Hinweis auf Änderung der persönlichen Situation in der Eingangsbestätigung

Manchmal ist die Bewerbungs-Eingangsbestätigung auch mit einem Zusatz versehen:

"Wenn Sie während des Auswahlverfahrens eine Veränderung in Ihrer persönlichen Situation ergeben sollte, die relevant für Ihre Bewerbung ist, dann teilen Sie uns diese Veränderung bitte umgehend mit."

Solche Änderungen können beispielsweise eine Adressänderung, eine neue Telefonnummer oder ein ausgehändigtes Schul- oder Arbeitszeugnis sein. Wenn Sie in der Zwischenzeit eine neue wichtige Qualifikation erworben haben, dann teilen Sie dies dem Arbeitgeber am besten auch mit. Am wichtigsten ist aber die Mitteilung, wenn Sie kein Interesse mehr an der Stelle oder sogar eine andere Stelle angenommen haben. Dann sollten Sie Ihre Bewerbung so schnell wie möglich zurückziehen.

Wann auf eine Eingangsbestätigung antworten?

Im Normallfall müssen Sie als Bewerber den Eingang einer Eingangsbestätigung nicht selbst noch einmal bestätigen. Wenn die Eingangsbestätigung aber sehr lange (etwa ab drei Wochen) nach dem Versand Ihrer Bewerbungsunterlagen bei Ihnen ankommt und Sie auch schon positive Rückmeldungen bzw. sogar Zusagen von anderen Arbeitgebern haben, dann können Sie dies dem Arbeitgeber mitteilen; manchmal beschleunigen Sie dadurch die Sichtung Ihrer Bewerbungsunterlagen.

Nachfragen bei fehlender Kommunikation des Arbeitgebers

In einigen Fällen ist die standardisierte Eingangsbestätigung für Wochen das letzte Lebenszeichen, welches Bewerber von einem Arbeitgeber bekommen. Wenn keine bestimmten Bewerbungsfristen einzuhalten sind, dann ist es aus Bewerbersicht verständlich, beim Arbeitgeber nachfragen zu wollen. Denn schließlich sucht man als Bewerber zeitnah einen Job, so dass man nicht Wochen oder sogar Monate auf Nachrichten vom Arbeitgeber warten kann. Wenn Sie sich allerdings weit vor dem Ende einer Bewerbungsfrist bewerben (vor allem bei Ausbildungsplätzen), dann ist es normal, dass Sie wenigstens das Ende der Bewerbungsfrist abwarten müssen, bis Sie wieder eine Information vom Arbeitgeber erhalten.

Wenn Bewerber auf eine E-Mail-Bewerbung nicht schnell genug eine Eingangsbestätigung erhalten, dann sind sie oftmals verunsichert, ob ihre Bewerbung auch beim gewünschten Empfänger angekommen ist. Sie sollten bedenken, dass Ihre E-Mail nur in ganz seltenen Fällen verloren geht; auch der Empfänger wird regelmäßig den Spam-Ordner scannen. Aber manchmal liegt die Eingangsbestätigung auch schon im Spam-Ordner des Bewerbers. Außerdem kann es sein, dass der Empfänger außer Haus ist oder für die persönliche Eingangsbestätigung im Arbeitsalltag nicht die notwendige Zeit hat. Gedulden Sie sich einige Zeit, bevor Sie nachfragen.

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