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Ausbildung Hotelkaufmann & Hotelkauffrau

Wie in jedem anderem Unternehmen auch, gehört ein reibungslos funktionierender Ablauf zur alltäglichen Herausforderung im Hotel. Hotelkaufleute haben demzufolge eine sehr verantwortungsvolle Aufgabe, denn sie sind für viele Bereiche im Hotel zuständig, so dass die Gäste sich auch wohlfühlen können und gerne wiederkehren. Hotelkaufleute können sowohl in großen Hotels als auch kleinen Herbergsbetrieben und ebenso im Reisegewerbe tätig werden. Die Ausbildung zum Hotelkaufmann bzw. zur Hotelkauffrau dauert drei Jahre.

Schwerpunkte bei der Arbeit als Hotelkaufmann bzw. Hotelkauffrau

Hotelkaufleute übernehmen die Organisation und Koordination im Hotelbetrieb, so dass die Gäste einen erholsamen und problemlosen Aufenthalt genießen können. Zu den Aufgabenbereichen des Hotelkaufmanns und der Hotelkauffrau können so zum Beispiel kaufmännische Arbeiten in der Büroorganisation, in der Wirtschaftsabteilung, im Rechnungswesen, in der Öffentlichkeitsarbeit oder in der Personalwirtschaft gehören.

Auch wenn Hotelkaufleute in erster Linie im Hintergrund arbeiten, haben sie natürlich auch Kontakt mit den Gästen. So arbeiten sie durchaus an der Rezeption, um die Reservierungswünsche der Gäste entgegenzunehmen. Sie sind zudem Ansprechpartner für die Gäste, wenn diese Sorgen oder besondere Wünsche haben. Aber der unmittelbare Gästekontakt nimmt mit zunehmender Berufsdauer eher ab; dafür sind in erster Linie die Hotelfachleute verantwortlich. Dennoch sind sie ebenso in weiteren Bereich des Hotelbetriebs tätig: Reinigen der Hotelzimmer, Wäscherei, Küche, Restaurant oder Bankettabteilung. In der Ausbildung durchläuft man alle Bereiche, je nach Personalsituation ergeben sich längere Einsatzzeiten in einzelnen Bereichen. Je größer das Hotel, desto spezialisierter ist man als Hotelkauffrau bzw. Hotelkaufmann tätig.

In der Hotelorganisation ist allerdings eine der wichtigsten Aufgabe die Akquise von Gästen. Dafür müssen Hotelkaufleute regelmäßig den Tourismusmarkt und die sich verändernden Kundenbedürfnisse analysieren, um darauf aufbauend Marketingstrategien zu entwickeln, die dann schließlich in auf das Hotel und die Zielgruppen zugeschnittenen Werbemaßnahmen münden. Besonders in den saisonal bedingten Urlaubszeiten sollten die Betten bzw. Zimmer in den Hotels gut gebucht sein; denn der Auslastungsgrad ist ein wichtiges Kriterium für ein erfolgreich geführtes Hotel. Die einzelnen Werbemaßnahmen werden anschließend hinsichtlich des Erfolgs ausgewertet. Im Zusammenspiel mit Gästebefragungen ergeben sich so neue Erkenntnisse, die in das touristische Leistungsangebot und die Gestaltung der Werbemaßnahmen einfließen.

Zudem sind Hotelkaufleute für die Verhandlungen mit den Reiseveranstaltern zuständig, um größere Kontingente fest zu verkaufen. Mit einem guten Verhandlungsgeschick können sie neben einem hohen Auslastungsgrad auch hohe Erträge erzielen. Darüber hinaus erfassen sie alle wichtigen statistischen Daten und erstellen daraus betriebswirtschaftlich relevante Kennzahlen, die für die Entscheidungsebene wichtig sind; gegebenenfalls führen Hotelkaufleute dazu auch regelmäßig Präsentationen für die Vorgesetzten durch.

Des Weiteren ist der Hotelkaufmann bzw. die Hotelkauffrau dafür verantwortlich, dass die Waren, welche ein Hotelbetrieb tagtäglich benötigt, auch vollzählig sind. Dazu muss konsequent Buch geführt und eine regelmäßige Bestandsaufnahme durchgeführt werden. Der Einkaufsbereich umfasst nicht nur die notwendigen Dinge, wie Bettwäsche, Handtücher, Kosmetikutensilien und dergleichen mehr; auch die Ausstattungsgegenstände, das Inventar, sowohl der Blumenschmuck als auch die Dekorationselemente gehören zum Einkaufssortiment. In diesem Zusammenhang müssen Hotelkaufleute mit den jeweiligen Lieferanten und Anbietern verhandeln, um möglichst gute Einkaufskonditionen zu erzielen und sich um die Zahlungsmodalitäten sowie die Liefer- oder Versandbedingungen kümmern. Dazu holen sie Angebote ein, vergleichen und prüfen sie. Zusätzlich überwachen sie die Konten- und Kostenkontrolle und den Wareneingang.

Allgemeines Anforderungsprofil als Hotelkaufmann bzw. Hotelkauffrau

Als Hotelkaufmann bzw. Hotelkauffrau sollte man vor allem sehr ausgeprägte mathematische Kenntnisse besitzen; dies ist auf Grund der kaufmännischen Struktur im Hotelbetrieb sehr entscheidend. Des Weiteren ist eine gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift notwendig, um mit den Gästen und den Kollegen angemessen kommunizieren zu können. Damit dies auch mit internationalen Gästen möglich ist, sollte mindestens Englisch als Fremdsprache sicher beherrscht werden. Im Allgemeinen sollte der Hotelkaufmann bzw. die Hotelkauffrau über sehr gute Umgangsformen verfügen und auch in Stresssituationen verantwortungsbewusst und individuell agieren können.

Hotelkaufleute sind zwar bei den meisten Tätigkeiten auf sich gestellt und müssen dementsprechend eigenständig agieren. Dennoch werden alle Angelegenheiten stets in Absprache mit dem übrigen Hotelpersonal und natürlich mit der Hotelleitung besprochen; Teamarbeit ist im Hotel also tatsächlich unerlässlich.

Weiterbildung als Hotelkaufmann bzw. Hotelkauffrau

Ausgebildete Hotelkaufleute haben sehr gute Chancen, später einmal die Karriereleiter zu erklimmen. So können sie zum Chefbuchhalter, Abteilungsleiter in der Verwaltung oder auch zum Personalchef aufsteigen. Natürlich können Hotelkaufleute auch einmal selber zum selbständigen Hotelier oder Hoteldirektor avancieren. So ist eine Weiterbildung zur Tourismusfachwirtin bzw. zum Tourismusfachwirt, zur Fachwirtin bzw. zum Fachwirt im Gastgewerbe oder zur Hotelmeisterin bzw. zum Hotelmeister ein weiterer Baustein für eine Karriere im Hotelgewerbe und in der Tourismusbranche. Hier finden Sie weitere Informationen, wie man sich vom Hotelkaufmann bzw. von der Hotelkauffrau zum Hoteldirektionsassistenten bzw. zur Hoteldirektionsassistentin qualifizieren können.

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