Anschreiben Assistenz für Professuren_Berufseinsteiger

[hanniw]

Hallo zusammen,

ich habe im Juni erfolgreich meine Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement absolviert und bin von meinem Betrieb befristet auf ein Jahr übernommen worden. Ich bewerbe mich allerdings jetzt trotzdem schon, weil ich aus der "Ausbildungsblase" in meinem Betrieb raus will.
Leider habe ich natürlich kaum Berufserfahrung, was das Bewerbungsschreiben nicht wirklich einfacher gestaltet.

Ich würde mich über konstruktive Kritik sehr freuen.

Kurze Infos über die Stellenausschreibung:

Ihre ständigen Aufgaben umfassen:
• selbständige Organisation der Sekretariate der Professuren (Terminplanung, Korrespondenz, Postbearbeitung usw.)
• Verwaltung von Haushalts- und Drittmitteln
• Mitwirkung bei der Verwaltung von Personalangelegenheiten, insbesondere Vorbereitung von Einstellungsanträgen
• unterstützende Arbeiten der bei Administration von Lehrveranstaltungen und Prüfungen

Wir bieten Ihnen ein interessantes Aufgabenspektrum und freuen uns, wenn
Sie sich bewerben und folgende Anforderungen erfüllen:
• Abschluss als Kauffrau/ Kaufmann für Bürokommunikation1
, geprüfte/er Sekretärin/r1
oder vergleichbare Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrung in entsprechender Position,
• Fähigkeit zu konzentrierter, gründlicher und selbständiger Arbeit, Organisationsgeschick,
Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein,
• Bereitschaft sich in neue Sachgebiete einzuarbeiten und zur Fortbildung,
• ausgeprägtes kommunikatives Geschick, freundliches und sicheres Auftreten im Publikumsverkehr und am Telefon,
• sehr gute Fähigkeiten im Umgang mit den Mitteln moderner Bürokommunikation und mit
elektronischen Medien,
• sehr gute mündliche und schriftliche Kompetenzen; englische Sprachkenntnisse sind erwünscht


Jetzt mein Anschreiben dazu:

Sehr geehrte Frau xy,

jung, modern, forschungsorientiert. Das ist die Universität xy.
Jung, modern, motiviert. Das bin ich. Durch meine Ausbildung und meine aktuelle Tätigkeit als Assistentin im Bereich Transfer und Innovation bei der xxxxxx bin ich mit den typischen Anforderungen an der Sekretariatsarbeit im Forschungs-und Innovatiosbereich bestens vertraut.

Meine täglichen Aufgaben umfassen unter anderem das Bearbeiten des Posteingangs, die Terminkoordination, Reiseplanung und –buchung und der persönliche sowie telefonische Kontakt zu Gästen oder Partnern. Der routinierte Umgang mit den üblichen elektronischen Office Anwendungen ist hierbei selbstverständlich. Aufgrund meiner Unterstützung im Büro des Präsidenten, konnte ich Erfahrungen mit den Anforderungen eines anspruchsvollen und modernen Sekretariats sammeln und meine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis stellen.

Ich schätze meinen derzeitigen Arbeitgeber sehr; der Wechsel in die angebotene Position und an die Universität xy bietet mir aber die Chance, mich persönlich weiterzuentwickeln und mich vor neuen Herausforderungen in einem interessanten Arbeitsumfeld zu stellen. Die von Ihnen ausgeschriebene Stelle würde für mich ermöglichen, meine Erfahrungen als Assistentin im Bereich der Forschung/Wissenschaft in die Universität xy einzubringen und den Professuren bestmöglich in ihrem Arbeitsalltag zu unterstützen. Dank meiner umfangreichen Ausbildung und dem dort gewählten zweiten Schwerpunkt „Personalwirtschaft“, habe ich bereits Erfahrung in der Personalverwaltung gesammelt. Da mir diese Arbeit ebenfalls viel Spaß gemacht hat, freut es mich umso mehr, dass die Verwaltung von Personalangelegenheiten unter den Aufgabenbereich der Assistenz für Professuren fällt. Besonders positiv sind mir bei der Universität xy die vielen Schulungsmöglichkeiten, wie Sprachkurse oder Verwaltungsschulungen aufgefallen. Auch die gesundheitsförderlichen Angebote für die Beschäftigten finde ich sehr interessant.

Mein aktuelles Arbeitsverhältnis unterliegt der gesetzlichen Kündigungsfrist von vier Wochen.

Nun hoffe ich mit meiner Bewerbung bei Ihnen Neugier geweckt zu haben und freue mich auf eine Einladung von Ihnen.

Mit freundlichen Grüßen

xxxxxx

[TheGuide]

jung, modern, forschungsorientiert. Das ist die Universität xy.
Jung, modern, motiviert. Das bin ich.

Eigentlich mag ich keine Wiederholungen und eigentlich mag ich keine Aussagen über den Arbeitgeber. Aber hier ist das in Ordnung

Durch meine Ausbildung und meine aktuelle Tätigkeit als Assistentin im Bereich Transfer und Innovation bei der xxxxxx bin ich mit den typischen Anforderungen an der Sekretariatsarbeit im Forschungs-und Innovatiosbereich bestens vertraut.

Der routinierte Umgang mit den üblichen elektronischen OfficeBINDESTRICHAnwendungen ist hierbei selbstverständlich.

Aufgrund meiner Unterstützung im Büro des Präsidenten, konnte ich Erfahrungen mit den Anforderungen eines anspruchsvollen und modernen Sekretariats sammeln und meine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis stellen.

Falsches Komma und versuch es mal ohne können.

Ich schätze meinen derzeitigen Arbeitgeber sehr; der Wechsel in die angebotene Position und an die Universität xy bietet mir aber die Chance, mich persönlich weiterzuentwickeln und mich vor neuen Herausforderungen in einem interessanten Arbeitsumfeld zu stellen. Die von Ihnen ausgeschriebene Stelle würde für mich ermöglichen, meine Erfahrungen als Assistentin im Bereich der Forschung/Wissenschaft in die Universität xy einzubringen und den Professuren bestmöglich in ihrem Arbeitsalltag zu unterstützen. Dank meiner umfangreichen Ausbildung und dem dort gewählten zweiten Schwerpunkt „Personalwirtschaft“, habe ich bereits Erfahrung in der Personalverwaltung gesammelt. Da mir diese Arbeit ebenfalls viel Spaß gemacht hat, freut es mich umso mehr, dass die Verwaltung von Personalangelegenheiten unter den Aufgabenbereich der Assistenz für Professuren fällt. Besonders positiv sind mir bei der Universität xy die vielen Schulungsmöglichkeiten, wie Sprachkurse oder Verwaltungsschulungen aufgefallen. Auch die gesundheitsförderlichen Angebote für die Beschäftigten finde ich sehr interessant.

Ich finde das mit den Professuren etwas seltsam. Steht in der Ausschreibung, ist schon klar, aber die Professur ist eine Position, keine Person. du musst schon von Professoren oder Professorinnen sprechen.
Das mit dem Schätzen des derzeitigen Arbeitgebers ist zwar schön, hier aber fehl am Platz.

Nun hoffe ich mit meiner Bewerbung bei Ihnen Neugier geweckt zu haben und freue mich auf eine Einladung von Ihnen.

Hoffen muss der, der nix in der Hand hat...

[hanniw]

Danke dir für deine Korrekturen. Die vielen Wiederholungen sind mir gar nicht aufgefallen

Ist denn das Bewerbungsschreiben ansonsten so in Ordnung?

[TWend]

Hallo hanniw,

schön, dass Du das Stellenangebot auch gepostet hast. Denn das ist die ultimative Grundlage,
an dessen Inhalt sich ein modernes und überzeugendes Bewerbungsanschreiben orientieren muss.

Insofern lässt sich Dein Anschreiben-Entwurf noch besser auf diese ausgeschriebene Stelle optimieren.

Es ist aber schon recht positiv, dass Du in Deinem Anschreiben den Faktor „Motivation“ in den Fokus
stellst, indem Du insbesondere Dein hohes Interesse für die anstehenden Aufgaben betonst.
Auch für den Arbeitgeber – die Universität – formulierst Du zwei Motivationsgründe, was wirklich wichtig
und richtig ist.

Was lässt sich noch verbessern?

1. Einleitung

Verzichte in der Einleitung auf Floskeln – und streiche: „jung, modern, forschungsorientiert. Das ist die Universität xy.
Jung, modern, motiviert. Das bin ich.“ Denn das ist aus der Mottenkiste geholt – und steht dem Ziel, mit einer
interessanten Einleitung schnell Aufmerksamkeit zu wecken kontraproduktiv entgegen. Zudem sind sowohl die
Aussagen „jung, modern, forschungsorientiert.“ und „Jung, modern, motiviert.“ keine grammatikalisch korrekten Sätze.

Grammatik- und Rechtschreibfehler dürfen aber gerade bei einer Bewerbung als Sekretärin nicht enthalten sein.

Gut ist die Erwähnung Deiner entscheidenden Voraussetzungen zur Eignung für diesen Job. Ich empfehle, diese
noch etwas wirksamer und nachhaltiger zu formulieren:

Mit der erfolgreichen Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement und meiner aktuellen Tätigkeit als
Assistentin im Bereich „Transfer & Innovation“ verfüge ich über sehr solide Voraussetzungen, um alle
Aufgaben in der Sekretariatsarbeit kompetent und professionell durchführen zu können.

Vermeiden Sie im gesamten Anschreiben auch stets Superlative wie „bestens“. Denn: Nobody is perfect.

2. Motivation für die Aufgaben:

Nach der Einleitung empfehle ich, die eigene Motivation für die beschriebenen Aufgaben deutlich herauszustellen – und
dabei insbesondere auf die speziellen Aufgaben im Stellenangebot einzugehen.

Dabei sollte man unbedingt vermeiden, die Tätigkeiten aufzuzählen, die man gelernt bzw. die man aktuell auszuführen hat.
Denn damit kann man den Bogen zu einer überzeugenden Motivation nicht spannen.

Gehen Sie deshalb direkt auf die beschriebenen Aufgaben ein – und formulieren Sie in etwa:

Für meine weitere berufliche Entwicklung und Karriere recherchiere ich nach neuen Herausforderungen, bei denen
insbesondere spannende und anspruchsvolle Aufgaben im allgemeinen, operativen und administrativen Büromanagement
zu meistern sind. Dabei bin ich auf Ihr Stellenangebot besonders aufmerksam geworden. Denn mit der selbstständigen
Organisation der Sekretariate der Professuren decken sich die damit verbundenen Verantwortlichkeiten – unter anderem
in der Terminplanung, Korrespondenz und Postbearbeitung – hervorragend mit meinen Fähigkeiten und weiteren beruflichen
Ambitionen.

Dazu gehören auch eine sehr zuverlässige Verwaltung der Finanzen hinsichtlich von Haushalts- und Drittmitteln sowie die
komplette Bearbeitung von Dienstreisen. Zudem reizt mich die aktive Mitarbeit bei Personalangelegenheiten sehr, weil die
Personalwirtschaft ein Schwerpunkt meiner Ausbildung war, der mir viel Freude bereitet hat. Ebenso hoch motiviert bin ich
an den Tätigkeiten zur Administration von Lehrveranstaltungen und Prüfungen, bei denen ich insbesondere meine Organisations-
und Koordinationsstärken optimal entfalten kann.

3. Motivation für den Wunsch-Arbeitgeber:

Aus einer aussagekräftigen Bewerbung – wie sie die Personaler erwarten – muss auch überzeugend hervorgehen, was den Bewerber
motiviert, sich für den neuen Arbeitgeber leistungsstark engagieren zu wollen.

Sie formulieren dazu zwei tatsächlich gute Argumente:

Besonders positiv sind mir bei der Universität xy die vielen Schulungsmöglichkeiten, wie Sprachkurse oder Verwaltungsschulungen
aufgefallen. Auch die gesundheitsförderlichen Angebote für die Beschäftigten finde ich sehr interessant.

Allerdings empfinde ich diese Formulierungen als zu lehrerhaft missglückt. „Positiv aufgefallen“ und „finde ich sehr interessant“
benutzen in der Regel die Lehrer, wenn sie die Jahres-Beurteilung im Zeugnis ihrer Schüler anzufertigen haben.

Daher empfehle ich einen eher geschäftsmäßigen Ausdruck – in etwa:

Ein neues und langjährig erfolgreiches Engagement für die XY-Universität stellt für mich auch deshalb einen großen Anreiz dar,
weil sie ihren ehrgeizigen Mitarbeiter*innen stets individuelle Fort- und Weiterbildungen ermöglicht, durch die gleichfalls attraktive
Karriereziele realisiert werden können. Zudem hat sie sich mit ihren gesundheitsfördernden Maßnahmen als ein begehrter Arbeitgeber
fest etabliert.

4. Die fachlichen und persönlichen Stärken:

In diesem wichtigen Teil des Anschreiben wird hauptsächlich auf die beschriebenen Anforderungen des Stellenangebots eingegangen.
Das sollte keinesfalls vernachlässigt werden. Dabei muss nicht jede der aufgeführten Anforderungen erörtert werden; denn der Platz
auf einer A4-Seite ist dafür kaum ausreichend.

Zudem sind bereits schon einige dieser Anforderungen berücksichtigt worden:

- Abschluss als Kauffrau für Bürokommunikation
- Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Bereitschaft zur Fortbildung

Auf weitere Anforderungen kann nun in etwa so eingegangen werden:

Sie werden mit mir eine sehr agile und aufgeschlossene Mitarbeiterin gewinnen, die sich einen konzentrierten, gründlichen
und selbständigen Arbeitsstil fest ausgeprägt hat. Zu meinem umfangreichen Fachwissen gehören ebenso ein sehr sicherer und
routinierter Umgang mit der modernen Bürotechnik, einschließlich der elektronischen Medien. Zudem können Sie auf meine
Stärken in der mündlichen und schriftlichen Kommunikation – auch in englischer Sprache – fest bauen.

5. Eine oder mehrere zusätzliche Fähigkeiten:

Es gibt so manche Fähigkeiten, die im Stellenangebot nicht explizit gefordert sind. Doch weil sie für jeden Personalentscheider
sehr wichtig sind, sollten diese auch noch betont werden. Dies könnte den entscheidenden Impuls auslösen, der eine Einladung
zum Vorstellungsgespräch bewirkt.

Und nicht zuletzt bin ich mit meinem starken Teamgeist, viel Flexibilität, Kreativität und einer hohen Belastbarkeit in der Lage, auch außergewöhnliche Herausforderungen zu meistern.

6. Der professionelle Abschluss:

Für einen professionellen letzten Absatz müssen der nächstmögliche Eintrittstermin und ein klarer Hinweis auf ein Vorstellungsgespräch
formuliert werden. Dazu kann auch noch eine erforderliche Umzugsbereitschaft und ein Jahresgehaltswunsch erfolgen.

In Ihrem Fall genügen der Eintrittstermin – der ein konkretes Datum enthalten sollte – sowie der betonte Hinweis auf ein Vorstellungsgespräch,
in den auch noch einmal eigene Fähigkeiten aufgenommen werden können.

Als nächstmöglichen Eintrittstermin kann ich Ihnen heute den [Datum mit TT.MM.JJJJ] zusichern. Zuvor will ich Sie gern in einem
persönlichen Vorstellungsgespräch auch von meinen kommunikativen Fähigkeiten und einem sicheren sympathischen Auftreten überzeugen.

Mit freundlichen Grüßen

[Unterschrift]

Jeder dieser Schritte ist auch auf dieser Seite ausführlich beschrieben – und mit zahlreichen Beispielen versehen:

Tilo

[hanniw]

Hallo Tilo,

ganz lieben Dank für deine ausführlichen Verbesserungsvorschläge! Leider habe ich sie jetzt zu spät gelesen - Mist!

Aber helfen bestimmt auch andere Leser, also danke für deine Mühe.