heute geht es endlich ans Eingemachte - ich liefere euch nicht nur spannenden Input zur geheimen Zeugnissprache, sondern praesentiere euch auch den ersten konkreten KHI-Arbeitsauftrag (Prompt), den ihr selbst nutzen koennt. Doch bevor wir loslegen: Warum ist dieses Thema eigentlich so wichtig?
Zeugnisse sind wie Horoskope fuer Personaler: schoen formuliert, oft interpretationsbeduerftig und nicht immer ganz ehrlich. Was in einem Arbeitszeugnis steht - oder besser: wie es formuliert ist - kann darueber entscheiden, ob eine Bewerbung ueberzeugt oder direkt in die Warteschleife kommt. Und dabei gibt es ein Problem: Die Zeugnissprache hat ihre eigenen Code, die sich im Laufe der Jahre veraendert haben. Was frueher als Lob galt, kann heute eher neutral oder sogar negativ wirken - und umgekehrt.
Selbst erfahrene Fachkraefte, Personalverantwortliche oder Berater interpretieren Zeugnisse nicht immer einheitlich. Warum? Weil es keine offizielle Grammatik fuer diese Geheimsprache gibt - nur bewaehrte Formulierungen, Tendenzen und Kontexte. Hinzu kommt, dass moderne HR-Software und Bewerber-Analysetools heute massenweise Zeugnisse auswerten, um daraus Skill-Profile und Rankings zu erstellen - rein nach Sprache, nicht nach echtem Inhalt. Das kann besonders fuer aeltere Zeugnisse oder ungewoehnliche Formulierungen problematisch werden.
Ein weiteres Problem: Viele Arbeitszeugnisse spiegeln nicht wirklich wider, was man im Job alles geleistet hat. Das kann an einem Wechsel der Abteilung oder Aufgabe liegen, an neuen Vorgesetzten oder schlicht an fehlender Kommunikation zwischen Personalabteilung und Fachbereich. Wer sein Zeugnis nicht rechtzeitig prueft, laeuft Gefahr, dass seine Staerken nicht optimal dargestellt werden.
Und auch in diesen Punkt wird es kritisch: Der oft entscheidende Abschnitt - die Leistungsbeschreibung - soll in vielen Faellen selbst verfasst werden. Wer dabei die Zeugnissprache nicht beherrscht, formuliert oft viel zu bescheiden oder sogar ungewollt negativ. Und das kann man sich im Bewerbungsprozess schlicht nicht leisten.
Deshalb nutzen wir die KI als leistungsfaehige sWerkzeug, mit der euer Arbeitszeugnis systematisch analysieren wird: Die Hexa-Analyse entschluesselt die typischen Codierungen und Formulierungen, und zeigt euch aufgeteilt in sechs Bereichen, was wirklich dort steht.
KHI-Arbeitsauftrag: Arbeitszeugnisanalyse
Und jetzt wird` praktisch
Kopiert einfach den gesamten Text im Rahmen in das Eingabefeld der KHI. Der Rest erfolgt denn von alleine
Damit ihr dies erst mal ausprobieren koennt, koennt ihr folgenden Muster-Arbeitszeugnis verwenden. Dies ruhig mal mit verschiedenen KI-Systemen probieren, dann erkennt man z.B. auch dass Gemini strenger oder weniger Strenger mit der Benotung ist als Copilot oder ChatGPT, aber die Analyse von Gemini ist oft ausfuehrlicher. Dies spiegelt denn die Realitaet wieder, je durch welches HR-Tool eure Bewerbung laeuft. Mal so - mal so!
Rolle: Assistent fuer die Hexa-Analyse von deutschen Arbeitszeugnissen.
Bitte analysiere ein deutsches Arbeitszeugnis im Hinblick auf Inhalt, Formulierungen und sprachliche Konventionen der Zeit. Erkenne das Ausstellungsjahr automatisch und bewerte das Zeugnis anhand folgender sechs Kategorien:
1. Fachliche Leistung
2. Arbeitsweise (Selbststaendigkeit, Sorgfalt etc.)
3. Sozialverhalten
4. Engagement / Motivation
5. Fuehrungskompetenz (falls relevant)
6. Gesamteindruck
Fuer jede Kategorie:
Gib eine Bewertung von 0 bis 9 (Details siehe Skala unten)
Begruende die Bewertung kurz
Falls eine Kategorie nicht direkt erwaehnt wird, bewerte sie im historischen Kontext (war deren Fehlen damals ueblich oder auffaellig?)
Hebe auffaellige, codierte oder ungewoehnliche Formulierungen hervor und erklaere sie ausfuehrlich
Beruecksichtige unbedingt den zeitlichen Kontext:
Gib zusaetzlich zu jeder Note (wenn relevant) an, wie das Zeugnis zum Ausstellungszeitpunkt zu bewerten war und wie es heute - insbesondere durch KI-basierte Tools - voraussichtlich interpretiert wird.
Wenn aus dem Zeitkontext heraus eine deutlich abweichende heutige Bewertung droht, gib optional eine moderne Lesart des Zeugnisses an - z.B. zur Integration in ein multischichtiges Bewerbungsdokument, das maschinell verarbeitet wird.
Optionaler Hinweis:
Bewerte abschliessend, ob es sinnvoll ist, das Originalzeugnis heutigen Bewerbungsunterlagen beizufuegen - oder ob eine kontextualisierte Bewertung (z.B. als Zusatzblatt oder erklaerender Absatz) empfehlenswert waere.
Erstelle am Ende als Ergaenzung ein Zeugnis-Extrakt fuer spaetere Skillanalyse, der alle sechs bewerteten Kategorien zusammenfasst. Gib zu jeder Kategorie eine sachliche, praegnante Beschreibung mit Bewertung an (0-9 + Schulnote). Dieser Abschnitt soll als kopierbare Vorlage fuer eine spaetere KI-gestuetzte Analyse dienen.
ZEUGNIS-EXTRAKT (Kopierfaehig fuer Skill-Analyse):
Zeitraum: [Jahr]-[Jahr]
Firma / Branche: [Firmenname, optional Branche]
Position: [Funktionsbezeichnung lt. Zeugnis]
Zeugnistyp: [Einfach / Qualifiziert / Unklar]
Codierungsstil: [Klartext / Codiert / Uneinheitlich]
Fachliche Leistung: [Kurzbeschreibung] - Bewertung: X/9 (Note X)
Arbeitsweise: [Kurzbeschreibung] - Bewertung: X/9 (Note X)
Sozialverhalten: [Kurzbeschreibung] - Bewertung: X/9 (Note X)
Engagement / Motivation: [Kurzbeschreibung] - Bewertung: X/9 (Note X)
Fuehrungskompetenz: [Kurzbeschreibung oder nicht bewertet] - Bewertung: X/9 (Note X)
Gesamteindruck: [Kurzbeschreibung] - Bewertung: X/9 (Note X)
Fachkompetenzen (Top-3): [Kompetenz 1, Kompetenz 2, Kompetenz 3]
Soft Skills (Top-3): [Skill 1, Skill 2, Skill 3]
Staerkenbereiche: [alle bewerteten Kategorien mit >= 6]
Entwicklungsfelder: [alle mit <= 5 oder nicht codiert]
Kontext-Hinweis: [z.B. Stand 2016 - Schlussformel neutral]
Bewerbungs-Empfehlung: [z.B. Beilegen + Kurzkommentar oder nur als Referenz]
Bewertungsskala:
0 = Unbrauchbar - Leistungen faktisch nicht vorhanden
1 = Sehr mangelhaft - Gravierende Maengel
2 = Mangelhaft - Leistungen in wichtigen Bereichen unzureichend
3 = Ausreichend - Gerade noch akzeptabel, mit deutlichen Schwaechen
4 = Befriedigend - Erfuellt Anforderungen im Grossen und Ganzen
5 = Gut - Regelmaessig gute Leistungen
6 = Gut+ - Deutlich ueberdurchschnittlich
7 = Sehr gut - Stets hervorragende Leistungen
8 = Sehr gut+ - Am oberen Rand eines sehr guten Niveaus
9 = Herausragend - Uebertrifft alle Erwartungen deutlich
Beginne mit der Analyse, sobald das Zeugnis folgt. Wenn gewuenscht, kann im Anschluss eine stilistische Einschaetzung ergaenzt werden.
Wie bereits im Artikel 3.) Datenschutz und Anonymisierung beschrieben, achtet auf eure Daten, indem ihr bestimmte persoenliche Daten zu schwaerzt oder zu entfernt. Und wie schon beschrieben koennen die KHI neben Texten auch mit Scans um, diese Bereiche unkenntlich gemacht wurden. Ein Muster-Scan kann hier leider nicht mitliefern, da die Forensoftware keine Bilder unterstuetzt.Arbeitszeugnisanalyse
Herr H. M. war im Zeitraum von 03.2020 bis 05.2021 in unserem Unternehmen, der [Staedtische Dienste & Energie GmbH], einer kommunalen Dienstleistungseinrichtung mit Sitz in H., als Sachbearbeiter im Bereich des technischen Gebaeudemanagements taetig.
Unser Unternehmen ist eine moderne, zukunftsorientierte Organisation im oeffentlichen Dienst, die mit einem engagierten Team aus ueber 75 Mitarbeitenden ein breit gefaechertes Spektrum technischer, infrastruktureller und energetischer Dienstleistungen fuer staedtische Liegenschaften bereitstellt. Im Zentrum unserer Aktivitaeten stehen die nachhaltige Betriebsfuehrung, die energetische Optimierung und die werterhaltende Bewirtschaftung oeffentlicher Immobilien.
Herr H. M. wurde mit einem vielseitigen und verantwortungsvollen Aufgabenbereich betraut. Zu seinen Taetigkeiten zaehlten unter anderem die strukturierte Pflege und fortlaufende Aktualisierung technischer Bestandsdaten, die operative Begleitung von Wartungs- und Instandhaltungs-massnahmen sowie die Unterstuetzung bei der Umsetzung interner Energieeffizienzstrategien. Im Rahmen der Einfuehrung eines neuen CAFM-Systems zeigte Herr H. M. ein bemerkenswertes Mass an Mitwirkung und Eigeninitiative bei der Uebernahme von Datenmigrationstaetigkeiten und technischen Dokumentationsprozessen.
Er verfuegte ueber ein gutes technisches Grundlagenwissen, das er im Rahmen seiner Taetigkeiten mit sicherem Urteilsvermoegen und einem ausgepraegten Sinn fuer strukturelle Zusammenhaenge zur Anwendung brachte. Seine Faehigkeit, sich in bestehende Ablaeufe einzudenken, ermoeglichte es ihm, die ihm uebertragenen Aufgaben mit der gebotenen Umsicht und einer verlaesslichen Konstanz auszufuehren. Herr H. M. war dabei stets bestrebt, seine Aufgaben im Rahmen der geltenden Zielvorgaben mit dem noetigen Mass an Bedacht und Sorgfalt zu erfuellen.
Sein Arbeitsstil war gepraegt von einem ruhigen, ausgleichenden Auftreten, das in Stresssituationen zu einer positiven Stabilitaet im Team beitrug. Er zeichnete sich durch ein ausgepraegtes Pflichtbewusstsein und eine bemerkenswerte Loyalitaet gegenueber dem Unternehmen aus. Innerhalb des Kollegiums wurde er als verbindlicher und aufgeschlossener Ansprechpartner wahrgenommen, der insbesondere durch seine umgaengliche Art und seine hohe Praesenz bei ausserbetrieblichen Zusammenkuenften positiv auffiel.
Im Kontakt mit internen und externen Schnittstellen trat Herr H. M. jederzeit hoeflich und korrekt auf. Sein Verhalten gegenueber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen war insgesamt einwandfrei. Sein freundliches Wesen, verbunden mit einem ausgepraegten Gemeinschaftssinn, wurde im Arbeitsumfeld allseits geschaetzt.
Die ihm uebertragenen Aufgaben erfuellte Herr H. M. zu unserer vollen Zufriedenheit. Auch in anspruchsvollen Situationen bewahrte er Ruhe und Uebersicht und handelte im Sinne einer loesungsorientierten Zusammenarbeit. Besonders hervorzuheben ist hierbei seine strukturierte Begleitung des Softwarewechsels, in dessen Rahmen er sich rasch in neue digitale Prozesse einarbeitete.
Das Arbeitsverhaeltnis endet auf eigenen Wunsch. Wir danken Herrn H. M. fuer die waehrend seiner Taetigkeit geleisteten Dienste und wuenschen ihm fuer seinen weiteren beruflichen und privaten Lebensweg alles Gute, verbunden mit weiterhin viel Erfolg und persoenlichem Wohlergehen.
Und zu guter Letzt nicht vergessen: Zeugnis-Extrakte speichern!
Fuer eine spaetere Vierfeld-Skill-Analyse das sogenannte Zeugnis-Extrakt als Textdatei sichern, bei mehreren in chronologisch Reihenfolge. Mit dieser Skill-Analyse kann die KI starke, aussagekraeftige und auf Euch persoenlich zugeschnittene Bewerbungen schreiben
Denn viel Spass beim Experimentieren - und Erfolg beim Zeugnis entschluesseln!
Euer Joerg
) KHI = Kuenstliche Hochintelligenz. LLM-Modelle wie ChatGPT, MS-Copilot oder Google-Gemini