Gesprächspartner im Vorstellungsgespräch ⇒ Anzahl + Aufgaben

In einem Vorstellungsgespräch kannst du auf Gesprächspartner mit unterschiedlichen Funktionen beim Arbeitgeber treffen. Dabei hat jeder Typ von Gesprächspartnern einen anderen Hintergrund und eine andere Interessenlage. Wenn du so früh wie möglich weißt, wer am Vorstellungsgespräch teilnimmt, kannst du dich darauf dann auch besser vorbereiten. Oftmals stehen die notwendigen Informationen dazu im Einladungsschreiben.

Inhaltsverzeichnis

Art und Anzahl der Gesprächspartner abhängig von Arbeitgeber und Stelle

Mit einer Einladung zu einem Vorstellungsgespräch hast du schon eine hohe Hürde übersprungen. Dein Leistungsprofil gefällt dem Arbeitgeber und du wirst für die Stelle als geeignet betrachtet. Das solltest du als Erfolg ansehen, denn viele Bewerber scheiden mit ihren Bewerbungsunterlagen aus dem Kreis der engsten Kandidaten aus.

„Jeder Gesprächspartner hat aufgrund der ausgeübten Funktion eine andere Vorstellung vom optimalen Bewerber.“

Welche und wie viele Gesprächspartner am Vorstellungsgespräch teilnehmen, ist von Arbeitgeber zu Arbeitgeber und von Stelle zu Stelle zu unterschiedlich. So haben beispielsweise größere Arbeitgeber eine Personalabteilung, die auch für die Personalauswahl verantwortlich ist, während in einem kleinen Handwerksbetrieb die Inhaberin entscheidet.

Die wichtigsten Typen von Gesprächspartnern sind:

  • Mitglieder der Personalabteilung,
  • Mitglieder der Fachabteilung und
  • Mitglieder der Geschäftsleitung bzw. die Inhaberin

Darüber hinaus kann es vorkommen, dass Vorstellungsgespräche durch Mitarbeiter von externen Personalvermittlungen durchgeführt werden, die dann eine Vorauswahl für den Arbeitgeber vornehmen. Wenn du dich für einen Bildungsplatz (zum Beispiel Schulplatz oder Studienplatz) bewirbst, dann werden deine Gesprächspartner bei einem fakultativen Vorstellungsgespräch selbstverständlich aus der Bildungseinrichtung kommen.

In der Regel werden zwei Gesprächspartner an einem Vorstellungsgespräch teilnehmen. Aber die genaue Anzahl der Gesprächsteilnehmer ist letztendlich auch immer abhängig von der Art der Stelle und der internen Organisation der Personalauswahl. So können in einem kleinen Handwerksbetrieb die Inhaberin und eine Bürokraft die zwei Gesprächsteilnehmer sein, während bei größeren Arbeitgebern Mitarbeiter aus der Fach- und Personalabteilung anwesend sind.

Die Anzahl der Gesprächsteilnehmer wird umso höher sein, je anspruchsvoller die Anforderungen der Stelle sind und je größer der Arbeitgeber ist. Es ist aber auch weit verbreitet, dass du in einem ersten Vorstellungsgespräch nur mit Mitarbeitern der Personalabteilung sprichst und zu einem zweiten Vorstellungsgespräch dann Mitarbeiter der Fachabteilung und potentielle Vorgesetzte hinzugezogen werden. Gegebenenfalls kannst du in einem vorherigen telefonischen Kontakt die Anzahl und Art der Gesprächspartner erfragen.

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Mitarbeiter der Personalabteilung als Gesprächspartner beim Vorstellungsgespräch

Bei jedem größeren Arbeitgeber gibt es eine Personalabteilung, in der alle Aufgaben rund um das Personal bearbeitet werden. Wenn der Arbeitgeber nicht über eine eigene Personalabteilung verfügt, dann ist die Mitarbeiterzahl in den meisten Fällen gering, sodass ein kaufmännischer Mitarbeiterin, die Chefin und Eigentümerin oder die Sekretärin die entsprechenden personalwirtschaftlichen Aufgaben übernimmt.

Die Mitarbeiter einer Personalabteilung haben in der Regel einen personalwirtschaftlichen Hintergrund: durch ein Studium, durch eine Ausbildung, durch Weiterbildungen oder durch berufliche Erfahrungen. Die Personaler organisieren das Personalauswahlverfahren nach außen und innen, sodass sie bei organisatorischen Fragen dein erster Ansprechpartner sind.

„Personaler sind der Dreh- und Angelpunkt bei größeren Arbeitgebern in personalwirtschaftlichen Fragen und erste Ansprechpartner für organisatorische Fragen zur Stelle und zum Vorstellungsgespräch.“

So sind sie Ansprechpartner für die Terminvereinbarung und auch für die Kostenerstattung zuständig. Selbstverständlich haben die Mitarbeiter der Personalabteilung immer ein Mitspracherecht bei der Einstellung von neuen Mitarbeitern, aber gegen den Willen der jeweiligen Geschäfts- oder Fachabteilung werden keine Einstellungen vorgenommen.

Im Normalfall verfügen die Mitarbeiter der Personalabteilung über personalwirtschaftliche Erfahrungen und über eine breite Menschenkenntnis. In einem Vorstellungsgespräch werden diese Gesprächspartner besonders viel Wert auf die Frage legen, ob die Bewerberin zur Stelle und zum Arbeitgeber passt.

Obwohl natürlich schon durch die Bewerbungsunterlagen die grundsätzliche fachliche Eignung festgestellt wurde, werden die einzelnen Lebenslaufpunkte in einem Vorstellungsgespräch noch einmal näher unter die Lupe genommen, ob sie plausibel sind. Besonders häufig wird natürlich nach der Motivation für eine Bewerbung gefragt. Darüber hinaus wird meistens auch die Verhandlungen über das Gehalt und die sonstigen Konditionen (wie Eintrittstermin und Probezeit) von den Mitarbeitern der Personalabteilung übernommen.

Es ist für dich besonders wichtig, dass deine Selbstdarstellung in den Augen der Personaler plausibel erscheint. Dein Werdegang sollte sich als roter Faden ergeben. Wenn du eher über einen Patchwork-Lebenslauf verfügst, dann ist es wichtig, dass du für Lücken, Auszeiten, Wechsel oder Probleme nachvollziehbare Begründungen angibst, ohne Ausreden zu erfinden.

„Personaler legen viel Wert auf eine plausible Erläuterung des Werdegangs in fachlicher und persönlicher Hinsicht.“

Für das Vorstellungsgespräch selbst ist es vorteilhaft, wenn du auch bei den Mitarbeitern der Personalabteilung einen guten Eindruck hinterlässt und sie dich sympathisch finden. Aber da du im späteren Berufsalltag nicht so viel mit den Mitarbeitern der Personalabteilung zu tun haben wirst, ist es nicht gleich ein negatives Zeichen, wenn die gegenseitige Sympathie nicht so stark ausgeprägt ist.

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Mitarbeiter der Fachabteilung als Gesprächspartner beim Vorstellungsgespräch

Für eine nähere fachliche Auseinandersetzung sind die Mitarbeiter der Personalabteilung nicht verantwortlich. Die fachlichen Fragen werden in erster Linie mit den Mitarbeitern der Fachabteilung erörtert: zum einen können sie direkt beim ersten Vorstellungsgespräch teilnehmen oder sie stehen in einer zweiten Gesprächsrunde oder in einem zweiten Vorstellungsgespräch zur Verfügung.

Wie die der genaue Ablauf der Gesprächstermine beim einzelnen Arbeitgeber abläuft, hängt auch immer von der Art der Personalauswahl und von der Koordinierung der Termine der Gesprächspartner ab. Wenn es sich eher um einen kleinen Arbeitgeber ohne Personalabteilung handelt, dann kann es auch sein, dass die Führungskraft der Fachabteilung alles Organisatorische rund um die Personalauswahl übernimmt und verantwortlich durch das Vorstellungsgespräch führt.

Die Mitarbeiter der Fachabteilung sind selbstverständlich also immer stark in ihrem beruflichen Arbeitsalltag eingebunden, sodass es von Arbeitgeber zu Arbeitgeber unterschiedlich ist, wann und wie sie in die Personalauswahl integriert werden können. Die jeweilige Fachabteilung ist dabei dein späteres Einsatzgebiet. Sofern an einem Vorstellungsgespräch Mitarbeiter der Fachabteilung teilnehmen, handelt es sich um potentielle Vorgesetzte. Sie wollen in einem Vorstellungsgespräch vor allem herausfinden, ob du als Bewerberin gut in das bestehende Team passt und ob du das erwartete fachliche Know-how mitbringst.

Jeder Vorgesetzte hat dabei seinen ganz eigenen Charakter und seine eigenen Vorstellungen von einem guten Mitarbeiter, der ins Team passt. Die gegenseitige Sympathie ist bei einem Arbeitsverhältnis von großer Bedeutung, daher solltest du auch für dich selbst prüfen, ob du mit dem Vorgesetzten zusammenarbeiten könntest. Es ist nämlich enorm wichtig, dass du das Vorstellungsgespräch dazu nutzt, um den oder die Vorgesetzten und die entsprechenden Vorstellungen näher kennenzulernen.

„Gegenseitige Sympathie und fachliche Eignung stehen für die Mitarbeiter der Fachabteilung an erster Stelle.“

Die Mitarbeiter der Fachabteilung interessieren sich natürlich vor allem für deine Qualifikation und für dein Fachwissen. Daher kannst du Fragen zur Stelle direkt mit diesen Fachleuten besprechen: zum einen was die Aufgaben sowie die Anforderungen und zum anderen was die Arbeitsorganisation betrifft.

So ist es für dich im Vorstellungsgespräch wichtig, beim fachlichen Austausch mit den Mitarbeitern der Fachabteilung einen guten Eindruck zu hinterlassen. Ob ihr euch gegenseitig sympathisch findet, hängt von vielen Facetten ab, die auch nicht immer rational erklärbar sind. Wenn du gut vorbereitet bist, dich von deiner besten Seite zeigst und natürlich bleibst, dann sind das die besten Voraussetzungen für ein gelungenes Vorstellungsgespräch.

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Mitglieder der Geschäftsleitung als Gesprächspartner beim Vorstellungsgespräch

Gerade bei noch nicht so großen Arbeitgebern können Mitglieder der Geschäftsleitung Interesse daran haben, potentielle neue Mitarbeiter auch kennenzulernen. Da die Geschäftsleitung betrieblich selbstverständlich stark eingespannt ist, werden sie unter Umständen aber nicht am gesamten Vorstellungsgespräch teilnehmen.

„Bei kleinen Betrieben steht die gegenseitige Sympathie stark im Vordergrund.“

Es kann auch vorkommen, dass du als Bewerber in einer kurzen Gesprächsrunde nach dem ersten Vorstellungsgespräch oder bei einem zweiten Vorstellungsgespräch mit Mitgliedern der Geschäftsleitung Bekanntschaft machst. Je kleiner die Arbeitgeber sind, desto häufiger ist die Geschäftsleitung dann mit einem Inhaber gleichzusetzen. Dabei übernimmt die Inhaberin die vielfältigen Aufgaben der Personal- und Fachabteilung sowie der Geschäftsleitung und ist dann die Nr. 1 bei der Personalauswahl.

Ob es sich um die Inhaberin eines kleinen Betriebes oder um Mitglieder der Geschäftsleitung bei einem größeren Arbeitgeber als Gesprächspartner handelt, macht einen großen Unterschied. Denn mit der Chefin eines kleinen Betriebes musst du in der Regel tagtäglich zusammenarbeiten, während du mit den Mitgliedern der Geschäftsleitung unter Umständen vielleicht nur zwei Mal im Jahr direkten Kontakt haben wirst.

„Mitglieder der Geschäftsleitung und Inhaber suchen oftmals Mitarbeiter, die ähnlich ‚ticken‘ wie sie selbst.“

Daher gilt es für dich in einem Vorstellungsgespräch herauszufinden, wie du mit der Chefin eines kleinen Betriebes harmonierst, ob ihr euch sympathisch findet und wie die Vorstellungen bezüglich der Arbeitsorganisation aussehen. Die Mitglieder der Geschäftsleitung kannst du vor allem dann überzeugen, wenn du fachliche Details überzeugend darstellen kannst.

Außerdem suchen Gesprächspartner aus der Geschäftsleitung bzw. Eigentümer häufig Mitarbeiter, die so ähnlich „ticken“ wie sie selbst. Aber da du die Vorstellungen der Gesprächspartner nicht kennst und sowieso mit deiner authentischen Persönlichkeit überzeugen willst, solltest du dich nicht unnötig verstellen. Das Vorstellungsgespräch ist schließlich dazu da, dass beide Parteien ihre Vorstellungen miteinander abgleichen.

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Mitarbeiter von Personalvermittlern als Gesprächspartner beim Vorstellungsgespräch

Falls es bei einem Arbeitgeber keine Personalabteilung gibt oder der Arbeitgeber eine externe Expertise bei der Personalauswahl nutzen will, dann wirst du in Vorstellungsgesprächen unter Umständen auf Mitarbeiter von Personalvermittlern bzw. Personalberatungsunternehmen stoßen.

So können sie wie die Mitarbeiter der Personal- oder Fachabteilung am Vorstellungsgespräch teilnehmen, aber üblicher ist es, dass die Personalvermittler eine Vorauswahl der Bewerber vornimmt, sodass du ein erstes Vorstellungsgespräch nur mit den Mitarbeitern der dritten Partei führen. Eine Auswahl von zwei, drei Kandidaten wird dann dem Auftraggeber vorgeschlagen, bei dem es dann ein zweites Vorstellungsgespräch gibt, vor allem auch mit den Mitarbeitern der Fachabteilung.

„Personalvermittler nehmen eine Vorauswahl vor und stützen sich vor allem auf die fachlichen Fakten.“

Die Personalvermittler werden also immer nur Empfehlungen geben, aber keine endgültige Entscheidung über die Einstellung treffen. Auch den Mitarbeitern der Personalvermittlung geht es vor allem darum, deinen beruflichen Werdegang nachzuvollziehen und deine persönliche Eignung festzustellen. Dagegen spielt das Fachliche und die Sympathie noch nicht die allergrößte Rolle.

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Wichtige Fragen und Antworten zu Gesprächspartnern beim Vorstellungsgespräch

Wie viele Gesprächspartner im Vorstellungsgespräch?

In der Regel nehmen an einem Vorstellungsgespräch zwei Gesprächspartner statt. Je nach Art der Stelle, der Branche, der Art des Gesprächs oder der personellen Organisation können auch mehr als zwei Gesprächsteilnehmer anwesend sein. Lasse dich von der Anzahl der Gesprächspartner nicht verunsichern. Es gilt sogar: je mehr Gesprächspartner anwesend sind, desto objektiver kann die Personalauswahl erfolgen. Mit einer intensiven Vorbereitung bist du auf jede Gesprächssituation und jeden Gesprächspartner gut vorbereitet.

Nach Gesprächspartnern im Vorstellungsgespräch fragen?

Viele Einladungsschreiben nennen nicht die konkreten Gesprächspartner, die an einem Vorstellungsgespräch teilnehmen werden. Für dich kann es aber wichtig sein, mit wem du es zu tun haben wirst. Daher kannst du die Gesprächspartner vorher erfragen. Bei einer (telefonischen) Nachfrage solltest du aber nicht einzig und alleine nach den Gesprächsteilnehmer fragen, sondern auch noch zwei, drei andere Fragen stellen, die für dich bei der Vorbereitung des Vorstellungsgesprächs tatsächlich eine Rolle spielen.

Es sind aber nicht die konkreten Namen der Gesprächspartner wichtig, weil diese vielleicht auch noch nicht feststehen der sich kurzfristig ändern können. Entscheidender ist dagegen für dich, welche Funktion die jeweiligen Gesprächspartner ausüben. Denn eine Inhaberin oder ein Geschäftsführer legen den Fokus auf andere Sachverhalte als Personaler, potentielle Vorgesetzte oder Mitarbeiter der Fachabteilung. Deshalb sollte sich deine Nachfrage auf die Funktion der Gesprächspartner beziehen.

Findet Vorstellungsgespräch mit mehreren Gesprächspartnern statt?

In der Regel findet ein Vorstellungsgespräch mit mindestens zwei Gesprächspartnern statt. Mehrere Gesprächspartner sind wichtig, um erstens dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz Rechnung zu tragen sowie Diskriminierungen zu verhindern und um zweitens auch eine objektivere Bewertung der Bewerber zu ermöglichen. Denn vier Augen und Ohren nehmen bekanntlich mehr wahr als nur zwei Augen und Ohren. Ein Vorstellungsgespräch mit nur einem Gesprächspartner ist dagegen ein Anzeichen für einen eher unprofessionellen und unorganisierten Arbeitgeber.

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Schlussbemerkung zu Gesprächspartnern im Vorstellungsgespräch

Es ist verständlich und auch normal, dass du vor einem Vorstellungsgespräch aufgeregt bist, vor allem wenn du noch wenige Erfahrungen mit solchen Gesprächssituationen hast. Du weißt nicht genau, was auf dich zukommt.

Aber deshalb ist eine intensive Vorbereitung mit der eigenen Persönlichkeit und auch mit den typischen Gesprächspartnern unabdingbar, um Selbstsicherheit zu gewinnen. Je besser du dich auf die unterschiedlichen Gesprächspartner und ihre Vorlieben einstellst, desto besser wird das Vorstellungsgespräch verlaufen.

Falls du noch weitere Fragen hast, dann hinterlasse einen Kommentar oder schreibe einen Beitrag im Bewerbungsforum.

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Noch Fragen?

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