Einladung zum Vorstellungsgespräch ⇒ 3 Muster + 7 eigene Antworten

Mit einer Einladung zum Vorstellungsgespräch hast du eine weitere Hürde auf dem Weg zur neuen Stelle, zum Praktikum, zur Ausbildung oder zum Stipendium übersprungen. Der Erfolg deiner Bewerbung kann aber nicht nur zu einer Einladung zu einem Vorstellungsgespräch führen, sondern du kannst auch Einladungen zum Einstellungstest, Assessment-Center, Kennenlerngespräch, Auswahltag oder Probearbeiten bzw. Probetag erhalten. In diesem Artikel erfährst du, welche Informationen du aus der Einladung zum Vorstellungsgespräch gewinnen kannst und wie du darauf optimal antwortest.

Inhaltsverzeichnis zur Einladung zum Vorstellungsgespräch

Typische Muster für eine Einladung zum Vorstellungsgespräch

Ein typisches Muster für eine Einladung zum Vorstellungsgespräch sieht folgendermaßen aus:

„Sehr geehrte Frau Müller,

wir bedanken uns recht herzlich für Ihr Interesse an unserer ausgeschriebenen Stelle und Ihre aussagekräftige Bewerbung.

Da uns Ihre Bewerbung überzeugt hat, möchten wir Sie in einem Vorstellungsgespräch in unserer Unternehmenszentrale näher kennenlernen. Wir schlagen Ihnen für den Gesprächstermin den 15.04. um 10 Uhr vor. Das Vorstellungsgespräch wird mit mir und Frau Schulze von der Abteilung XY sowie zwei weiteren namentlich noch unbekannten Mitarbeitern stattfinden.   

Bitte melden Sie sich kurz vor dem Gesprächstermin am zentralen Empfang in ABC. Eine genaue Beschreibung der Anfahrt, zur Fahrtkostenerstattung und weitere Informationen zum Ablauf habe ich Ihnen als Anlage beigefügt.

Bitte bestätigen Sie mir den Gesprächstermin innerhalb von einer Woche schriftlich oder telefonisch. Wenn Sie diesen Gesprächstermin nicht wahrnehmen können, dann kontaktieren Sie uns bitte ebenfalls so schnell wie möglich, gegebenenfalls mit der Angabe von besser geeigneten Terminvorschlägen.

Wir freuen uns auf ein fachliches und persönliches Kennenlernen mit Ihnen.

Mit freundlichen Grüßen“

Eine weitere Vorlage für ein Einladungsschreiben zum Vorstellungsgespräch:

„Sehr geehrte Frau Schneider,

wir teilen Ihnen gerne mit, dass uns Ihre Bewerbung und Ihr Auftreten im Telefoninterview sehr überzeugt haben.

Daher laden wir Sie recht herzlich zu einem Assessment-Center am 15. September um 9 Uhr bei ABC Services in Berlin ein, welches maximal bis 16 Uhr dauern wird. Bitte finden Sie sich rechtzeitig am zentralen Empfang unserer Firmenzentrale ein; Sie werden dann dort abgeholt und zu den entsprechenden Räumlichkeiten begleitet.

Am Assessment-Center nehmen etwa 8 weitere Bewerber und etwa 5 Mitarbeiter unsererseits teil. Bitte bereiten Sie eine Selbstpräsentation für eine Redezeit von etwa 5 Minuten vor. Außerdem bitten wir Sie darum, ein Ausweisdokument, einen Taschenrechner und Schreibutensilien mitzubringen.  

Falls Sie diesen Vorstellungstermin nicht einhalten können, kontaktieren Sie mich für eine alternative Terminabsprache. Auf bei weiteren Rückfragen Ihrerseits stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen“

Eine Einladung zum Probetag kann zum Beispiel folgendermaßen formuliert sein:

„Sehr geehrte Frau Fischer,

Ihre Bewerbungsunterlagen haben uns von Ihren theoretischen Fachkenntnissen überzeugt. Deshalb möchten wir sie gerne näher kennenlernen und laden Sie hiermit zu einem Probetag am 15.04. von 9 bis 16 Uhr ein. Die genaue Adresse und eine Anfahrtsbeschreibung entnehmen Sie bitte dem Anhang.

Der Probetag soll dazu dienen, Ihnen die typischen Arbeitsabläufe bei uns vorzustellen und Ihnen einen Eindruck von unserem Betriebsklima zu verschaffen. Sie haben dabei die Möglichkeit, freiwillig einzelne Tätigkeiten auch selbst durchzuführen und uns bei Bedarf Fragen zu stellen. So können sowohl Sie als auch wir besser darüber entscheiden, ob wir zueinanderpassen.

Bitte bestätigen Sie mir den Termin für den Probetag so schnell wie möglich. Für weitere Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Wir freuen uns auf das Kennenlernen mit Ihnen.

Mit freundlichen Grüßen“

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Wichtige Inhalte von Gesprächseinladungen

Eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch sollte im Allgemeinen nie zu kurzfristig erfolgen, denn du als Bewerber hast schließlich auch noch deine schulischen, beruflichen und persönlichen Termine, die mit einem Vorstellungsgespräch abgestimmt werden müssen. Folgende Inhalte kannst du im Allgemeinen einem vollständigen Einladungsschreiben entnehmen:

  • Dank für die Bewerbung
  • Bewertung der Bewerbungsunterlagen bzw. der Bewerberin
  • Formulierung für die Einladung
  • Genaue Angabe von Zeit und Ort
  • Kurze Informationen zum (zeitlichen) Ablauf und zu anwesenden Personen
  • Angaben zu eventuell mitzubringenden Unterlagen
  • Angaben zur Fahrtkostenerstattung
  • Wegbeschreibung bei weitläufigen Örtlichkeiten
  • Nennung von Ansprechpartnern und Kontaktmöglichkeiten für Rückfragen
  • Bitte um Terminbestätigung

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Tipps zum Umgang mit Einladungsschreiben

Zu welchem Zeitpunkt du eine Einladung zum Vorstellungsgespräch erhältst, ist von Arbeitgeber zu Arbeitgeber unterschiedlich. Es kann vorkommen, dass du schon am Tag des Eingangs deiner Bewerbungsunterlagen telefonisch vom Arbeitgeber kontaktiert wirst und einen konkreten Gesprächstermin vorgeschlagen bekommst.

Es kann allerdings auch die Situation eintreten, dass der Arbeitgeber sich wochenlang nicht meldet und du nicht einmal eine Eingangsbestätigung zugesandt bekommst, bis du dann doch noch eine Einladung zum Vorstellungsgespräch erhältst.

Die Einladung zum Vorstellungsgespräch erfolgt entweder per Post, per E-Mail oder per Telefon. Wenn du eine Einladung per Post oder E-Mail erhältst, dann hast du damit auch gleich einen schriftlichen Nachweis mit allen notwendigen Angaben.

Damit du vor allem auf telefonische Terminvereinbarungen gut vorbereitet bist, solltest du deine aktuellen Bewerbungsverfahren wenigstens im Kopf haben und darüber hinaus am besten schriftlich mit den wichtigsten Informationen festhalten. So behältst du leichter den Überblick. Außerdem ist es wichtig, dass du andere Termine privater oder beruflicher Natur, an denen du kein Vorstellungsgespräch wahrnehmen kannst, auflistest.

Wenn du eine Einladung zum Vorstellungsgespräch erhältst, solltest du also selbstverständlich vorher den gewünschten Gesprächstermin mit deinem Terminkalender abgleichen, bevor du eine Zusage gibst oder um eine Terminverschiebung bittest.

Außerdem musst du grundsätzlich überlegen und entscheiden, ob der einladende Arbeitgeber für dich überhaupt noch in Frage kommt oder ob du dem Arbeitgeber absagst und damit deine Bewerbung zurückziehst. In den weiteren Kapiteln stellen wir dir ein paar Vorlagen für deine Antworten vor.

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Bestätigung des Gesprächstermins: Zusage formulieren

Am besten bestätigst du dem Arbeitgeber den vorgeschlagenen Gesprächstermin kurz per Telefon oder per E-Mail, sodass der Arbeitgeber weiß, dass die Einladung zum Vorstellungsgespräch bei dir angekommen ist und du den Gesprächstermin wahrnehmen kannst. Eine kurze schriftliche Bestätigung kannst du folgendermaßen formulieren:

„Sehr geehrter Frau Bauer,

vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch, in dem ich Sie gerne von meiner Eignung für die ausgeschriebene Stelle überzeuge.

Ich bestätige Ihnen daher den von Ihnen vorgeschlagenen Termin am 15.04. um 10 Uhr.

Mit freundlichen Grüßen“

Ein weiteres Beispiel für eine Zusage auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch:

„Sehr geehrte Frau Schröder,

über die Einladung zum Vorstellungsgespräch freue ich mich sehr, denn Ihr Unternehmen bietet vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten für Mitarbeiter und ist besonders innovativ. So nehme ich gerne den Gesprächstermin am 15.04. um 10 Uhr bei und mit Ihnen wahr.

Ich freue mich darauf, Sie von meinen fachlichen und persönlichen Stärken zu überzeugen.

Mit freundlichen Grüßen“

Weitere Vorlagen für eine Zusage findest du im folgenden Artikel: Vorstellungsgespräch bestätigen.

Du hast als Bewerberin selbstverständlich mehrere heißen Eisen im Feuer. Vielleicht sagt dir der einladende Arbeitgeber gar nicht mehr 100 Prozent zu oder du hast auch schon Termine für weitere Vorstellungsgespräche bei anderen Arbeitgebern, die dir nach dem bisherigen Bewerbungsverlauf mehr gefallen.

Wenn du also noch unsicher bist, dir aber alle Optionen offen halten willst, dann sage dem einladenden Arbeitgeber erst mal zeitnah zu. Falls sich im Laufe der Zeit neue Sachverhalte ergeben sollten, kannst du darauf reagieren und gegebenenfalls deine Terminbestätigung widerrufen; auch wenn es für den Arbeitgeber organisatorisch nicht optimal wäre. Aber du als Bewerberin hast auch ein Recht auf das Optimum.

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Einladung zum Vorstellungsgespräch absagen: Kein Brücken einreißen

Im Normalfall bewirbst du dich in einer aktuellen Bewerbungsphase bei verschiedenen Arbeitgebern gleichzeitig. Die jeweiligen Bewerbungsverfahren dauern aber unterschiedlich lange, worauf du als Bewerber keinen Einfluss hast. So kann vorkommen, dass dir schon längst Arbeitsangebote vorliegen, während du von anderen Arbeitgebern noch Einladungen zu Vorstellungsgesprächen erhältst.

Wenn du dich also schon für einen anderen Arbeitgeber entschieden hast, dann sage Einladungen zu weiteren Vorstellungsgesprächen bei anderen Arbeitgebern ab: entweder telefonisch oder schriftlich. Darüber besteht ebenfalls die Möglichkeit, dass dir ein Arbeitgeber grundsätzlich nicht mehr gefällt, weil zum Beispiel die Aufgaben doch nicht deinen Qualifikationen entsprechen oder der Arbeitsort zu weit von deinem Wohnort entfernt liegt. Dann ist eine Absage deinerseits die richtige Antwort auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.

In einer Absage musst du nicht unbedingt die wahren Gründe für deine Entscheidung nennen, aber sie können für den Arbeitgeber hilfreich sein, deine Absage einzuordnen. Deine Kommunikation mit den Arbeitgebern sollte dabei immer authentisch sein und eine Einheit bilden: ein Absageschreiben kann noch mal den positiven Eindruck von dir bestätigen, auch wenn der Inhalt negativer Natur ist. Und vielleicht sieht man sich ja auch ein zweites Mal im Leben.

Deine schriftliche Absage auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch kannst du dann zum Beispiel folgendermaßen formulieren:

„Sehr geehrte Frau Bäcker,

ich bedanke mich bei Ihnen recht herzlich für Ihr Interesse an meiner Person und für die Einladung zum Vorstellungsgespräch am 15.04. Es macht mich stolz, von Ihrem Unternehmen in die engere Auswahl gezogen worden zu sein.

Mittlerweile habe ich schon Arbeitsangebote von anderen Unternehmen erhalten, deren Annahme keine weiteren Verzögerungen mehr erlaubt. Ich habe mich für ein gutes Arbeitsangebot entschieden, sodass ich den Gesprächstermin bei Ihnen am 15.04. nicht wahrnehmen werde.

Ich wünsche Ihnen bei der Mitarbeitersuche viel Erfolg.

Mit freundlichen Grüßen“

Am folgenden Muster für ein Absageschreiben kannst du dich auch orientieren:

„Sehr geehrte Frau Baumann,

vielen Dank für das Vertrauen in mein Leistungsprofil und die Einladung zum Vorstellungsgespräch am 15.04. um 10 Uhr. Darüber habe ich mich sehr gefreut.

Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass für mich eine Beschäftigung bei Ihnen aus persönlichen Gründen nicht mehr in Frage kommt, sodass ich Ihren vorgeschlagenen Gesprächstermin nicht mehr wahrnehmen werde.

Ich bitte um Ihr Verständnis und wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Besetzung der Stelle. Bitte senden Sie mir meine Bewerbungsunterlagen wieder zu und bestätigen Sie mir die Löschung meiner Bewerberdaten.

Mit freundlichen Grüßen“

Eine weitere Vorlage für eine Absage auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch:

„Sehr geehrte Frau Winkler,

zunächst einmal bedanke ich mich recht herzlich bei Ihnen für die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch. Nach meiner Bewerbung bei Ihnen habe ich allerdings ein sehr konkretes Arbeitsangebot von einem anderen Unternehmen bekommen, welches ich annehmen werde.

Unter diesen Umständen muss ich Ihnen leider mitteilen, dass ich den von Ihnen vorgeschlagenen Gesprächstermin hiermit absage. Ich bitte Sie um Verständnis, und hoffe, Ihnen damit keine großen Umstände zu bereiten. Sie finden sicherlich aus der Vielzahl von Bewerbern eine passende Mitarbeiterin.

Ich bitte Sie darum, mir meine Bewerbungsunterlagen wieder zurückzuschicken und meine persönlichen Daten zu löschen. Vielen Dank.

Mit freundlichen Grüßen“

Weitere Beispiele für eine Absage findest du im folgenden Artikel: Vorstellungsgespräch absagen.

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Gesprächstermin verschieben: Bitte um Terminverschiebung

Einen vom Arbeitgeber vorgeschlagenen Gesprächstermin kannst du manchmal zeitlich nicht wahrnehmen, da du zum Beispiel keinen Urlaub bekommst, gleichzeitig ein Vorstellungsgespräch bei einem anderen Arbeitgeber hast oder langfristig geplante private Termine nicht verschieben kannst. Auch dann solltest du natürlich den Arbeitgeber kontaktieren, entweder telefonisch oder schriftlich. Denn eine Terminverschiebung ist in den meisten Fällen kein Problem.

Bei der Bitte um eine Verschiebung des Gesprächstermins solltest du immer für dich geeignete Alternativtermine vorschlagen bzw. deine weiteren „geblockten“ Termine nennen, an denen du kein Vorstellungsgespräch wahrnehmen kannst. Die genauen Gründe, warum du um eine Terminverschiebung bittest, musst du nicht in deiner Antwort angeben.

Folgendermaßen kannst du deine Bitte um Verschiebung eines Gesprächstermins formulieren:

„Sehr geehrte Frau Wagner,

ich bedanke mich recht herzlich für Ihr Vertrauen und Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch am 15.04. um 10 Uhr. Die ABC Services ist mein bevorzugter Arbeitgeber.

Leider muss ich Ihnen allerdings mitteilen, dass ich am 15.04. schon einen längerfristig geplanten Termin wahrnehmen muss, der keinen weiteren Aufschub duldet. Daher bitte ich Sie um Verschiebung unseres Gesprächstermins. Am 17.04. und 23.04. bin ich darüber hinaus auch terminlich eingeschränkt.

Rufen Sie mich gerne wochentags ab 15 Uhr unter der Telefonnummer 0123/456789 zurück, um den neuen Gesprächstermin mit mir abzustimmen.

Mit freundlichen Grüßen“

Oder du nimmst dir diese Vorlage einer Bitte um Terminverschiebung als Vorbild für eigene Formulierungen:

„Sehr geehrte Frau Wolf,

über Ihre Einladung zu einem Vorstellungsgespräch am 15.04. um 10 Uhr freue ich mich sehr, da mich die Innovationskraft und das Produktportfolio Ihres Unternehmens sehr ansprechen.

Allerdings absolviere ich am 15.04. eine wichtige Prüfung, sodass ich Sie freundlich um Verschiebung unseres Gesprächstermins bitte. So bin ich in den zwei Wochen nach dem 15.04 zeitlich nicht mehr eingeschränkt.

Mit freundlichen Grüßen“

Weitere Muster für Formulierungen findest du im folgenden Artikel: Vorstellungsgespräch verschieben.

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Wichtige Fragen und Antworten zur Einladung zum Vorstellungsgespräch

Wann Einladung zum Vorstellungsgespräch?

Wann du eine Einladung zum Vorstellungsgespräch erhältst, hängt vom jeweiligen Arbeitgeber und dessen organisatorischen Abläufen ab. So erhältst du manchmal schon am Tag des Eingangs deiner Bewerbung eine Einladung. Von anderen Arbeitgebern wirst du dagegen noch nach mehreren Monaten zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, besonders wenn es eine lange Bewerbungsfrist gab.

Was antworten auf Einladung zum Vorstellungsgespräch?

Eine Einladung zum Vorstellungsgespräch solltest du natürlich nicht ignorieren, sondern darauf schnellstmöglich antworten: mit einer Zusage oder Absage oder einer Bitte um Terminverschiebung. Für alle Antworten findest du mehrere Beispiele in diesem ausführlichen Ratgeber.

Wie schnell auf Einladung zum Vorstellungsgespräch antworten?

Du solltest den Terminvorschlag mit deinen weiteren beruflichen, schulischen und persönlichen Terminen abstimmen und dem Arbeitgeber am besten innerhalb einer Woche antworten. Denn genauso wie du selbst will sich der Arbeitgeber nicht nur kurzfristig auf das Vorstellungsgespräch vorbereiten.

Wie Einladung zum Vorstellungsgespräch absagen?

Wenn du den Gesprächstermin nicht wahrnehmen möchtest, dann bedanke dich höflich für die Einladung und sage den Gesprächstermin so schnell wie möglich ab. Der häufigste Grund dafür ist, dass du einfach schon eine andere Stelle sicher hast. Im Artikel findest du mehrere Vorlagen für dein Absageschreiben.

Wie Bestätigung der Einladung zum Vorstellungsgespräch formulieren?

Deine Zusage kannst du kurz und knapp halten; du brauchst keine Romane schreiben. Ein ausführliches Dankschreiben hebst du dir für die Kommunikation nach dem Vorstellungsgespräch auf, weil du dann mehr über den Arbeitgeber und die Stelle weißt. Eine Formulierung wie „Über die Einladung zum Vorstellungsgespräch freue ich mich sehr und daher bestätige ich Ihnen gerne den Terminvorschlag.“ ist völlig OK.

Wie Termin für Vorstellungsgespräch verschieben?

Es kann immer vorkommen, dass du den vorgeschlagenen Gesprächstermin nicht wahrnehmen kannst: zum Beispiel weil du im Urlaub bist, an einem anderen Vorstellungsgespräch teilnimmst oder einen wichtigen Arzttermin wahrnehmen musst. Bitte den Arbeitgeber dann um eine Terminverschiebung. Dabei solltest du selbst neue Termine vorschlagen oder deine „geblockten“ Termine nennen. Im Artikel findest du für deine Formulierungen ein paar Muster.

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Schlussbemerkung zur Einladung zum Vorstellungsgespräch

Ein Einladungsschreiben des Arbeitgebers sollte die notwendigen Informationen zum Termin für das Vorstellungsgespräch enthalten, damit du zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort erscheinen kannst.

Du solltest innerhalb von wenigen Tagen antworten: entweder mit einer Absage oder einer Zusage oder einer Bitte um Terminverschiebung. Denke immer daran, dass deine Antwort immer Teil deiner Bewerberkommunikation ist, die letztendlich auch in die Bewertung deiner Person einfließt. Daher sollte sie höflich, authentisch und fehlerfrei sein.

Bei weiteren Fragen schreibe gerne einen Kommentar oder einen Beitrag im Bewerbungsforum.

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Noch Fragen?

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