Bewerber wollen sich möglichst einfach sowie schnell bewerben und vor allem nicht jedes Mal ausführliche Bewerbungsformulare ausfüllen. Recruiter gerade von großen Arbeitgebern dagegen gehen immer mehr in der Bewerbungsflut unter.
Die Digitalisierung und Künstliche Intelligenz können hier Abhilfe schaffen: Lebensläufe werden automatisch ausgelesen und mit den Stellenanforderungen abgeglichen.
Wie du deinen Lebenslauf perfekt für die Maschinenlesbarkeit optimierst und wie du die Algorithmen austrickst, erfährst du in diesem Artikel.
- CV-Parsing ist das automatische Auslesen von Lebensläufen. Auch andere Bewerbungsdokumente können von einem CV-Parser automatisch ausgelesen werden.
- CV-Matching ist der Abgleich zwischen den Lebensläufen und dem Stellenprofil mithilfe von KI.
- Der jeweilige Softwarealgorithmus erstellt eine möglichst objektive und vorurteilsfreie Vorauswahl der Kandidaten.
- Bewerber wie Arbeitgeber sparen Zeit. Denn du musst deinen Lebenslauf “nur” noch hochladen und keine langen Bewerberformulare ausfüllen. Auf Arbeitgeberseite übernimmt die HR-Software das Lesen und Bewerten der Lebensläufe.
- Um die Maschinenlesbarkeit deines Lebenslaufs zu verbessern, musst du ihn gut strukturieren und mit so vielen relevanten und aussagekräftigen Informationen wie möglich anreichern.
Inhaltsverzeichnis zum Lebenslauf-Parsing
HR-Abteilungen gehen in der Bewerbungsflut unter: Automatisierung und Digitalisierung als Lösung
Gerade die HR-Abteilungen von großen Arbeitgebern kämpfen mit einer Flut von Bewerbungen samt Lebensläufen. Warum das so ist, ist im Rahmen dieses Artikels nicht so wichtig, aber die Bewerbungsflut ist durchaus von Arbeitgebern selbstverschuldet.
Insgesamt heißt das, dass viele hunderte, tausende, zehntausende Bewerbungen pro Monat manuell erfasst, gelesen, bewertet und dokumentiert werden.
Der zeitliche, personelle und finanzielle Aufwand ist dementsprechend hoch. Und digitale E-Mail-Bewerbungen verringern den Zeitaufwand nicht unbedingt.
So ist es nicht verwunderlich, dass große Arbeitgeber wie die Deutsche Bahn oder KfW mittlerweile für bestimmte Stellenausschreibungen auf das Anschreiben verzichten.
Das liegt unter anderem daran, weil das Anschreiben nicht als Vorhersage der Passgenauigkeit taugt, die Anschreiben austauschbar sind und die Bearbeitung viel Zeit in Anspruch nimmt.
Darüber hinaus schreitet die Automatisierung auch in Personalabteilungen voran. Ein Einsatzbereich ist das Recruiting.
Das automatische Auslesen von Lebensläufen, der automatische Abgleich mit dem Stellenprofil und das möglichst objektive Ranking der Kandidaten spart Zeit und macht die Personalauswahl vorurteilsfreier.
Das sogenannte CV-Parsing wird bei großen Arbeitgebern praktisch flächendeckend umgesetzt. In der Zukunft wird es sicherlich auch bei den mittelständischen und kleinen Arbeitgebern Einzug halten.
Was ist CV-Parsing?
Unter CV-Parsing versteht man das automatische Auslesen von Daten aus den Lebensläufen mithilfe einer Software. Dabei steht “CV” eben für Curriculum Vitae, was im englischsprachigen Raum für den Lebenslauf verwendet wird. Unter “Parsing” wird die Syntaxanalyse verstanden.
Im Rahmen des CV-Parsing wird dementsprechend die Syntax von Lebensläufen automatisch analysiert.
Ganz praktisch handelt es sich um das Erkennen und die Übernahme der Fachbegriffe und Schlagwörter eines Lebenslaufs in das Bewerbermanagementsystem, wo sie dann weiterverarbeitet werden können.
Negative Bewerbungserlebnisse von Bewerbern beeinflussen Candidate Experience
Du als Bewerber bist sicherlich schon mal an so einigen Bewerbungsformularen verzweifelt und hast den Bewerbungsprozess abgebrochen.
So beklagen viele Bewerber, dass Bewerbungsformulare häufig zu lang und nicht eindeutig bezeichnet sind, zu wenig Antwortoptionen und keine Mobiloptimierung bieten oder unlösbare Fehler anzeigen.
Solche negativen Bewerbungserlebnisse sind schon längst keine Einzelfälle mehr.
Du als Bewerberin willst in der Regel unkompliziert und schnell ans Ziel kommen. Eine aussagekräftige und individuelle Bewerbung erstellen:
Ja!
Aber unnötige Bewerbungshindernisse überspringen:
Nein! Es steht doch alles im Lebenslauf!
Ein Bewerbungsprozess sollte so gestaltet sein, dass er zeitgemäß ist und auch die Ansprüche der Bewerber berücksichtigt. Es gibt zwar alternative Bewerbungskanäle und immer neue Bewerbungselemente werden für eine erhöhte Aufmerksamkeit beim Bewerbungsleser propagiert.
Aber im Grunde ist für Personaler der Lebenslauf das wichtigste Element deiner Bewerbungsunterlagen.
Leider überoptimieren viele Bewerber ihren Lebenslauf gestalterisch und vergessen dabei die inhaltliche Substanz.
Für die optimale Maschinenlesbarkeit und die anschließende Bewertung deines Lebenslaufs ist die inhaltliche Substanz aber essenziell. Mache dir daher den CV-Parser zu deinem Freund und füttere ihn.
Wie funktioniert ein CV-Parser?
Bei denjenigen Bewerbungsmanagementsystemen mit integrierten CV-Parser lädst du einfach deinen Lebenslauf und unter Umständen weitere Bewerbungsdokumente im Frontend hoch.
Wenn du kein ausführliches Bewerbungsformular ausfüllen musst, dann ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass im Backend eben ein CV-Parser deine Lebenslaufdaten ausliest.
Ohne zusätzliches langes Bewerbungsformular sinkt auch die Gefahr, dass du den Bewerbungsprozess vorzeitig abbrichst, was für den Arbeitgeber eine Verbesserung der Candidate Experience und mehr qualifizierte Bewerber bedeutet.
Ob dein Lebenslauf manuell oder automatisch ausgewertet wird, erfährst du in der Regel nicht. Unter folgendem Link kannst du allerdings mal testen, wie dann so eine automatische Auswertung deines Lebenslaufs aussehen könnte.
Du siehst, dass nicht nur deine persönlichen Daten erfasst werden, sondern vor allem auch dein Bildungsgang, deine Berufserfahrungen und deine Fachkenntnisse und Kompetenzen.
Wichtigste Erkenntnis für dich: Es kann nur das aus deinem Lebenslauf ausgelesen werden, was vorhanden ist.
Da auch postalische Lebensläufe gescannt und automatische ausgelesen werden können, ist daher die Lebenslaufoptimierung für die optimale Maschinenlesbarkeit enorm wichtig für heutige Bewerbungen.
So überlistest du die Algorithmen: 7 Hacks zur besseren Maschinenlesbarkeit deines Lebenslaufs
OK, die Kapitelüberschrift ist etwas plakativ. Aber es sollte erstens auch logisch sein, dass die CV-Software nur dann Inhalte im Lebenslauf erkennen kann, wenn sie auch vorhanden sein.
Zweitens kommt es natürlich darauf an, dass du die richtigen Inhalte im Lebenslauf angibst. Quantität plus Qualität sind daher deine beiden Trumpfkarten.
➤ #1 Die Maschine ist auch nur ein Mensch. Nutze das aus!
Denke zuerst immer an die Menschen, die deinen Lebenslauf bearbeiten. Denn wenn du dich nach den Tipps zur Lebenslaufgestaltung richtest, dann ist dein Lebenslauf nicht nur für Personaler optimal gestaltet, sondern auch für die Maschinenlesbarkeit perfekt vorbereitet.
➤ #2 “Einfaches” Lebenslaufdesign und übersichtliche Strukturierung wichtig
Horizontale und vertikale Linien, Icons, Grafiken, Farben und komplexe Tabellendesigns sehen zwar für viele Bewerber “schön” aus, aber erschweren sowohl für Menschen als auch Softwareprogramme die Informationsaufnahme.
Daher baue deinen Lebenslauf für eine bessere Maschinenlesbarkeit möglichst einfach auf: mit einem durchdachten Informationsdesign. Dein hauptsächliches Strukturierungselement sollte die Auswahl, Bezeichnung und Reihenfolge der einzelnen Rubriken sein.
Mache es der Künstlichen Intelligenz mit grafischen Elementen nicht unnötig schwer, alle notwendigen Daten zu erfassen.
Wenn du dich in einer kreativen Branche für einen kreativen Beruf bewirbst, dann beweist du deine Kreativität nicht durch einen möglichst bunten Lebenslauf.
Stattdessen beweist du deine Kreativität mit einer Projektliste mit Beschreibungen oder Arbeitsproben verweist, die du beilegst (bei einer Post-Bewerbung) oder nachreichen kannst (digitale Bewerbung).
➤ #3 Rubriken eindeutig bezeichnen und gliedern
Die meisten Bewerber verwenden eindeutige Rubriküberschriften. Das ist super! Aber es gibt dennoch einige Bewerber, die auch bei den Rubriküberschriften “kreativer” sind und eine mehr oder weniger persönliche Note einfließen lassen wollen.
Aber mit Bezeichnungen wie zum Beispiel “Das ist meine Grundlage” für die Rubrik “Ausbildung” oder “Das habe ich geleistet” für die Rubrik “Berufserfahrungen” verwirrst du die CV-Software, die schließlich auch erst mal lernen muss.
Bleibe daher bei den eindeutigen Rubriküberschriften “Persönliche Daten”, “Ausbildung”, “Berufliche Erfahrungen” und “Kenntnisse & Fähigkeiten”. Wobei vor allem die Daten der Rubrik “Persönliche Daten” auch für Maschinen selbsterklärend sind und daher nicht unbedingt als extra Rubrik ausgezeichnet werden müssen.
Persönliche Daten sind nämlich in einem modernen, diskriminierungsfreien Lebenslauf in erster Linie Kontaktdaten und keine Angaben zu Familienstand, Kinderanzahl oder Geburtsdatum.
Wie du im Detail die einzelnen Kategorien im Lebenslauf bezeichnest, bleibt dir überlassen: Besonders Eindeutigkeit ist für die Maschinenlesbarkeit wichtig.
Darüber hinaus solltest du nicht zu viele unterschiedliche Unterrubriken für eine vermeintlich bessere Untergliederung erstellen.
➤ #4 Zeiträume möglichst ohne Lücken angeben
Wenn dein Lebenslauf automatisch ausgelesen wird, dann werden ungenaue oder lückenhafte Zeitangaben mit höherer Wahrscheinlichkeit erkannt. Daher solltest du Zeitangaben so stringent und genau wie möglich machen.
Als Format ist die Angabe von Monat und Jahr empfehlenswert. Eine taggenaue Zeitangabe wäre dagegen zu detailreich, eine Zeitangabe nur mit Jahreszahlen zu grob.
Ob du deine Lebenslaufeinträge nun chronologisch oder umgekehrt chronologisch anordnest, macht beim CV-Parsing keinen wesentlichen Unterschied, aber im Normalfall solltest du die umgekehrt chronologische Reihenfolge bevorzugen. Denn das Wichtigste sollte zuerst erscheinen.
Kniffelig könnte es werden, wenn du einen “Problemlebenslauf” hast und mit einer thematischen Anordnung deinen Werdegang vor allem für den menschlichen Lebenslaufleser optimiert hast. Entweder überdenkst du noch mal deine Strukturierung oder setzt den nächsten Hack optimal um.
➤ #5 Lebenslaufstationen inhaltlich beschreiben
Es reicht nicht aus, wenn du einfach nur deine Bildungs- und Berufsstationen mit Zeiträumen, Bezeichnungen und Namen von Arbeitgebern und Institutionen auflistest. Das ist ziemlich wenig Futter für eine Maschine. Fülle deinen Lebenslauf im wahrsten Sinne des Wortes mit Leben.
Reichere daher deine Lebenslaufstationen mit relevanten Informationen an. Besonders wichtig ist das bei deinen Berufserfahrungen. Hier kannst du neben deiner exakten Stellenbezeichnung auch deine hauptsächlichen Aufgaben, Leistungen, Erfolge und Verantwortlichkeiten nennen.
Deine Bildungsangaben kannst du durch Informationen zu Schwerpunkten, Leistungskursen, besonderen Studienvorlesungen, Prüfungsnoten, Titel von Abschlussarbeiten oder Auszeichnungen ergänzen. Mit diesen Informationen fütterst du die CV-Software.
Wichtig dabei ist auch immer, dass du auf die jeweilige Stellenausschreibung Bezug nimmst. Denn die dort genannten wichtigen Schlüsselbegriffe hinsichtlich der fachlichen Anforderungen solltest du auch im Lebenslauf aufgreifen, sofern du sie vorweisen kannst. Das ist wichtig für das auf das CV-Parsing folgende CV-Matching.
Was ist CV-Matching?
Unter CV-Matching versteht man den automatischen Abgleich von Lebenslaufdaten mit den Anforderungen einer Stelle mithilfe einer Software.
So werden fachlich geeignete Kandidaten automatisch vorausgewählt und unter Umständen auch in einem Ranking für die weitere Personalauswahl geordnet.
Wichtige Voraussetzung ist das qualifizierte CV-Parsing im Vorhinein. CV-Matching kann Bestandteil von Bewerbermanagementsystemen sein.
Ein weiteres Einsatzgebiet sind Karriereplattformen und Jobapps, die auch einen automatischen Abgleich zwischen Lebenslaufdaten und Jobprofilen vornehmen.
➤ #6 Kenntnisse und Fähigkeiten mit Kenntnisniveau angeben
Zähle deine Kenntnisse und Fähigkeiten nicht nur einfach im Lebenslauf auf, sondern gib ein möglichst objektives Kenntnisniveau an.
Ein Trend bei der Lebenslaufgestaltung ist die Darstellung des Kenntnisniveaus mit farbigen Balken und Kästchen. Aber so eine kreative Darstellung ist für den CV-Parser nicht immer so eindeutig erfassbar.
Deshalb greife stattdessen auf klare sprachliche Einstufungen deiner unterschiedlichen Kenntnisniveaus zurück. Das ist insbesondere bei IT-Kenntnissen, Sprachkenntnissen und speziellen Fachkenntnissen besonders wichtig.
Wenn du dir hinsichtlich deines Kenntnisniveaus unsicher bist, dann gib am besten ein höheres Level an, als du dich selbst einschätzen würdest. Denn weniger selbstsichere Bewerber schätzen ihre Kenntnisse und Fähigkeiten häufig als zu gering ein.
➤ #7 Lebenslauf für zukünftige Stellenausschreibungen optimieren
Auch wenn dich eine automatische Auswahlsoftware „aussortiert“, hast du aber immerhin schon einen Fuß beim Arbeitgeber in der Tür. Und das solltest du nutzen.
Denn gerade größere Arbeitgeber bitten erfolglose Bewerber darum, ihre Bewerbung behalten und in den Talentpool aufnehmen zu dürfen.
Wenn du dann in der Bewerberdatenbank mit deinen Bewerbungsunterlagen gespeichert bist, dann wird von Zeit zu Zeit ein automatisches CV-Matching für neue Stellenausschreibungen durchgeführt.
Mit Glück erhältst du dann eine positive Rückmeldung, sodass dich der Arbeitgeber persönlich kennenlernen möchte.
Du kannst dem Glück auch etwas nachhelfen. Dann bereitest du deinen Lebenslauf durch Verwendung von wichtigen Schlüsselbegriffen speziell auf.
Denn vielleicht passt dein Bewerbungsprofil optimal für eine absolute Traumstelle beim Wunscharbeitgeber in der Zukunft, die bei deiner Erstbewerbung noch gar nicht ausgeschrieben gewesen war.
Natürlich solltest du deinen Lebenslauf nicht mit Schlüsselbegriffen überfrachten. Manchmal reichen aber schon zwei, drei zusätzliche fachliche Schlüsselbegriffe, die zwar in der ersten Stellenausschreibung nicht gefordert wurden, aber dich auch für angrenzende Jobprofile interessant machen.
Schlussgedanken zum CV-Parsing des Lebenslaufs
Die automatische Verarbeitung und Bewertung deines Lebenslaufs hat Vorteile und Nachteile für dich.
Wichtig ist erst mal, dass du von dieser digitalen HR-Entwicklung bei den Arbeitgebern weißt.
Wenn du die Hacks umsetzt und kein Schlüsselbegriff-Spam betreibst, dann bleibst du authentisch und verbesserst nicht nur die Maschinenlesbarkeit deines Lebenslaufs, sondern auch die Lesbarkeit durch Menschen.
