Ablauf Vorstellungsgespräch: jede Phase meistern

Wenn du eine Einladung zum Vorstellungsgespräch bekommst, dann ist die Freude naturgemäß riesengroß. Genieße diese positiven Gefühle unbedingt und belohne dich für deinen Erfolg. Du kannst im Vorstellungsgespräch so überzeugend wie mit deinen Bewerbungsunterlagen sein, wenn du dich konzentriert vorbereitest. Kein Vorstellungsgespräch läuft wie das andere ab. Allerdings gibt es wiederkehrende Bestandteile, die typisch für viele Vorstellungsgespräche sind. Je intensiver du dich mit dem Ablauf und möglichen Gesprächsinhalten auseinandersetzt, desto mehr Sicherheit gewinnst du auch.

Inhaltsverzeichnis zum Ablauf von Vorstellungsgesprächen

Typischer Ablauf eines Vorstellungsgesprächs

Du kannst dich hinsichtlich des Ablaufs eines Vorstellungsgesprächs an diesen Phasen orientieren:

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Verschiedene Varianten von Vorstellungsgesprächen

Grundsätzlich wirst du zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch eingeladen, wenn du vorher mit deinen Bewerbungsunterlagen überzeugt und gegebenenfalls einen (Online-)Einstellungstest oder ein Telefoninterview erfolgreich bestritten hast. Aber auch die Absolvierung eines vorherigen Online-Vorstellungsgesprächs kann Voraussetzung für ein persönliches Vorstellungsgespräch sein. Je nach Arbeitgeber kann der Ablauf verschiedenartig organisiert sein.

➤ Anzahl der Gesprächstermine

In der Regel findet ein einziges Vorstellungsgespräch statt, bevor eine Entscheidung über Zusage oder Absage getroffen wird. Es gibt allerdings auch Arbeitgeber, die mit den am besten geeigneten Kandidaten nach einem ersten persönlichen Gesprächstermin noch ein zweites Vorstellungsgespräch absolvieren bzw. die die besten Kandidaten zu einem Assessment-Center einladen.

Im Allgemeinen gilt: je anspruchsvoller die Aufgaben der Stelle und je höher die Anforderungen bezüglich Bildungsstand, Fachwissen und Berufserfahrung, desto wahrscheinlicher sind mehrere Gesprächsrunden.

Zu einem zweiten Vorstellungsgespräch werden weniger Kandidaten als zur ersten Gesprächsrunde eingeladen. Dabei können andere Gesprächspartner anwesend sein, sodass es thematisch durchaus ähnlich wie das erste Vorstellungsgespräch ablaufen kann. Weitere Themen sind dann aber vor allem auch die Konditionen der Stelle und die Darstellung der Arbeitsorganisation.

„Der detaillierte Ablauf eines Vorstellungsgesprächs unterscheidet sich von Arbeitgeber zu Arbeitgeber und von Stelle zu Stelle.“

Der genaue Ablauf von Vorstellungsgespräch hängt allerdings auch davon ab, ob noch eine dritte Partei involviert ist. So kann es vorkommen, dass eine Personalvermittlung in einem Erstgespräch eine Vorauswahl vornimmt, bevor ein zweites Bewerbungsgespräch im Einsatzunternehmen bzw. beim Auftraggeber stattfindet.

Es gibt sogar Arbeitgeber, bei denen ein drittes Vorstellungsgespräch notwendig ist. Das kommt allerdings selten vor: bei Führungskräften oder wenn Gesprächsteilnehmer vom Arbeitgeber bei vorherigen Gesprächsterminen verhindert waren.

➤ Ort des Vorstellungsgesprächs

In den meisten Fällen findet das Vorstellungsgespräch direkt beim suchenden Arbeitgeber in einem Konferenzzimmer oder in einem Büro der Gesprächsteilnehmer statt. Manchmal werden die Bewerber auch durch eine Führung mit den betrieblichen Gegebenheiten bekannt gemacht, wobei man sich in ungezwungener Atmosphäre austauschen kann.

Alternativ wird das Vorstellungsgespräch auch an einem neutralen Ort durchgeführt, um so die typische Gesprächssituation zu vermeiden und unter Umständen ein besseres Kennenlernen zu ermöglichen. Wenn im Bewerbungsverfahren eine dritte Partei – beispielsweise eine Personalvermittlung, ein Headhunter oder ein Zeitarbeitsunternehmen – involviert ist, dann findet ein erstes Vorstellungsgespräch meistens auch bei dieser dritten Partei statt.

➤ Anzahl der Gesprächsteilnehmer

Die Anzahl und die Positionen der Gesprächsteilnehmer können je nach Unternehmen sehr variieren. Die Regel sind zwei Gesprächspartner. So wird in kleinen Unternehmen ohne eigene Personalabteilung das Vorstellungsgespräch oftmals mit dem Eigentümer bzw. Geschäftsführer und einer weiteren Person geführt. Bei Arbeitgebern mit einer Personalabteilung sind dann häufig Mitarbeiter aus der Personal- sowie Fachabteilung anwesend.

Je größer der Arbeitgeber und je anspruchsvoller die Anforderungen der Stelle, desto mehr Gesprächsteilnehmer aus der Fach- und Personalabteilung nehmen teil. Es kann durchaus vorkommen, dass du bei einem Vorstellungsgespräch erst mit Mitarbeitern der Personalabteilung sprichst, worauf dann direkt ein zweites Gespräch mit Mitarbeitern der Fachabteilung und/ oder Mitgliedern der Chefetage oder den Eigentümern erfolgt.

➤ Dauer des Vorstellungsgesprächs

Die Dauer eines Vorstellungsgesprächs variiert sehr stark. Sie ist von der Art der Stelle, der Gesprächspartner und vom Ablauf des Vorstellungsgesprächs abhängig. So kann ein Vorstellungsgespräch mal nur zehn Minuten, dann auch wieder zwei Stunden dauern. Im Normalfall gilt: je intensiver und ausführlicher der Austausch verläuft, desto wahrscheinlicher ist eine optimale Entscheidung auf beiden Seiten.

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Anreise zum Vorstellungsgespräch mit Zeitpuffer planen

Deine Anreise zum Vorstellungsgespräch solltest du so planen, dass du entspannt und pünktlich am Ort des Geschehens ankommst. Wenn sich während deiner Anfahrt abzeichnen sollte, dass du dich aufgrund unvorhergesehener Ereignisse verspäten wirst, dann kontaktiere umgehend deinen Ansprechpartner beim Arbeitgeber. Versuche den Zeitverlust abzuschätzen, sodass der Arbeitgeber über deine Verspätung informiert ist.

„Bei Zeitverlust durch unvorhergesehene Ereignisse bei der Anreise kontaktiere sofort den Arbeitgeber.“

In der Regel ist eine Verschiebung des Vorstellungsgespräches möglich, zum Beispiel weil eine andere Kandidatin vorgezogen wird oder weil für die Gesprächsdauer sowieso ein größerer Zeitrahmen eingeplant wurde. Lasse deine Gesprächspartner auf keinen Fall uninformiert warten! Das wäre sehr unhöflich und würde mehr als Minuspunkte bringen.

Da du bei deiner Anreiseplanung realistisch warst und keine unvorhergesehenen Ereignisse aufgetreten sind, wirst du im Normalfall zu früh am Treffpunkt beim Arbeitgeber sein. Das ist gut: alles läuft nach Plan. Wenn du noch sehr viel Zeit hast, dann kannst du zur Entspannung noch einen kleinen Spaziergang unternehmen oder dich in ein Café setzen. Oder du meldest dich gleich am Pförtnereingang, im Empfangsbereich oder bei der Sekretärin an und hältst dich dann im entsprechenden Wartebereich auf.

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Anmeldung beim Arbeitgeber ist erste Visitenkarte

Ein zu frühes Erscheinen ist genauso wie ein zu spätes Erscheinen ungünstig, da du unter Umständen in bestehende Arbeitsabläufe „hineinplatzt“. Bei größeren Arbeitgebern mit weiten Wegen auf dem Betriebsgelände bzw. im Bürogebäude meldest du dich etwas früher an. In einem kleinen Betrieb klopfst du dagegen pünktlich zur vereinbarten Uhrzeit selbst an die Bürotür deiner Gesprächspartner.

„Schon die Anmeldung ist eine wichtige Visitenkarte, die durchaus in die Bewertung einfließen kann.“

Bei der jeweiligen Anmeldung gibst du deutlich deinen Namen, deinen Termin (Zeitpunkt) und deine Ansprechpartner an, sofern du diese weißt. Falls dir dann eine Wegbeschreibung zum Büro und weitere Namen von Ansprechpartnern mitgeteilt werden, dann höre aufmerksam zu. Falls du sie nicht verstanden hast, frage lieber noch einmal höflich nach. In der Regel wirst du dazu aufgefordert werden, noch etwas zu warten.

Behalte während der Wartezeit die Ruhe. Gehe noch einmal die wichtigsten Punkte des Vorstellungsgespräches durch, die du unbedingt beachten willst. Zudem solltest du deine Kleidung noch einmal überprüfen, ob sie die Anreise gut überstanden hat. Auch ein Blick in den Spiegel ist für die Änderung von Details hilfreich.

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Tipps für den Gesprächsbeginn

Wenn du deinen Gesprächspartnern dann zum ersten Mal gegenüberstehst, dann ist es wie bei jeder Begegnung zwischen Menschen: der erste Eindruck ist wichtig. Man bildet sich eine erste persönliche Meinung voneinander; meistens im Unterbewusstsein. Mit dem ersten Eindruck ist aber natürlich nicht endgültig über Sympathie oder Antipathie entschieden, denn dann könnte man sich das Vorstellungsgespräch sparen.

Zudem geht es bei einem Vorstellungsgespräch vor allem darum, ob du als Bewerberin zur Stelle und zum Arbeitgeber passt – und umgekehrt. Den ersten Eindruck hast du immer auch selbst in der Hand:

Üblicherweise erfolgt die Begrüßung mit einem normalen Handschlag. Darüber musst du nicht weiter theoretisieren; das kann jeder. Im Normalfall stellt sich jeder Gesprächspartner noch einmal mit seinem Namen und gegebenenfalls mit seiner ausgeübten Funktion beim Arbeitgeber vor.

Du solltest dir die Namen gut merken. Im Zweifel frage noch einmal nach, gerade bei schwierigen Namen. Denn wenn du deine Gesprächspartner während des Vorstellungsgesprächs gelegentlich mit dem Namen ansprichst, dann schaffst du damit ganz automatisch eine persönliche Verbindung.

Man wird dich bitten, Platz zu nehmen; unter Umständen werden dir auch Getränke angeboten. Es ist keine Pflicht, dieses Angebot auch anzunehmen. Wenn du aber zum Beispiel weißt, dass du nervös sein wirst, sodass dein Mund schnell trocken wird, dann lasse dir ein Glas Wasser reichen.

„Denke während des Vorstellungsgesprächs positiv.“

Auch du als Bewerberin bekommst einen ersten Eindruck von den Gesprächspartnern und dem Arbeitgeber. Mit dem weiteren Gesprächsverlauf wirst du fast automatisch innerlich eine Wertung abgeben. Denke daran, dass es für das Gelingen des Vorstellungsgesprächs nicht förderlich ist, wenn du eine schnell gefasste Wertung beibehältst. So werden dir die Objektivität und der Fokus auf das Wesentliche verloren gehen.

Denn wenn du beispielsweise ganz euphorisch bist, dass die Aufgaben der Stelle ganz wunderbar zu dir passen, dann vergisst du vielleicht wichtige Nachfragen zur Einarbeitung oder zur Teamarbeit. Wenn du einen Gesprächspartner unsympathisch findest und diese Einschätzung auf die Stelle überträgst, dann befasst du dich vielleicht zu sehr mit deiner negativen Einstellung und bist gar nicht mehr offen für neue Eindrücke im Gesprächsverlauf.

Daher ist es angebracht, dass du dir während eines Vorstellungsgesprächs zwar über deine Stimmung bewusst wirst, aber deine Stimmung sollte dein Verhalten, dein Denken und deine Antworten nicht stark beeinflussen. Je offener du bleibst, desto mehr Informationen kannst du letztendlich auch gewinnen, um für dich selbst die beste Entscheidung zu treffen. Mache dir also deine Stimmung bewusst, aber bleibe rational.

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Ablauf Vorstellungsgespräch: Prinzipien des Gesprächsverlaufs

Der Beginn des Vorstellungsgesprächs ist oftmals von Smalltalk geprägt. Er dient dazu, das Eis zu brechen und dir einen lockeren Einstieg zu ermöglichen. Wie es beim Smalltalk so üblich ist, brauchst du keine tiefschürfenden und langatmigen Antworten geben. Nachdem du nun gegebenenfalls deine Oberbekleidung abgelegt, Platz genommen und deine Unterlagen parat gelegt hast, beginnt das Vorstellungsgespräch so richtig.

„Mit einer ausführlichen Vorbereitung gehst du mit jeder Situation im Vorstellungsgespräch souverän um.“

Nach dem Smalltalk werden deine Gesprächspartner eventuell erst einmal noch den Arbeitgeber und die zu besetzende Stelle vorstellen. Auch wenn du diese Informationen schon kennen solltest, höre unbedingt aufmerksam zu. Gegebenenfalls wirst du auch gefragt, ob du dazu Fragen hast. Wenn dir etwas unklar ist oder du etwas Bestimmtes wissen willst, dann frage nach.

„Erzählen Sie uns etwas über sich!“ – Diese Aufforderung am Anfang eines Vorstellungsgesprächs ist bei vielen Bewerbern gefürchtet, obwohl eine intensive und konzentrierte Vorbereitung dir diese Furcht nimmt. Mit dieser Aufforderung musst du im gesamten Ablauf immer rechnen, deshalb bereite eine kurze Selbstdarstellung vor, die deine Eignung für die Stelle zeigt.

So eine Selbstpräsentation kann etwa zwei, drei oder fünf Minuten lang sein. Du solltest dabei nicht den Fehler machen, noch einmal deinen kompletten Lebenslauf nachzuerzählen. Stattdessen setzt du inhaltliche Akzente!

Die Führung des Vorstellungsgesprächs werden deine Gastgeber übernehmen, da sie so eine bessere Kontrolle über den Ablauf haben. Es ist aber nicht so, dass du immer nur auf Fragen reagieren müsstest und deine eigenen Fragen erst am Ende des Vorstellungsgesprächs stellen dürftest. Im Idealfall ist es eine beruflich-fachliche Unterhaltung auf Augenhöhe.

„Nutze das Vorstellungsgespräch für dich, um herauszufinden, ob die Stelle und der Arbeitgeber zu deinen Vorstellungen passen.“

Es ist nicht nur wichtig, dass der Arbeitgeber für sich überprüft, ob du die Eignung für die Stelle mitbringst. Genauso wichtig ist es nämlich, dass du herausfindest, ob der Arbeitgeber mit seiner Philosophie und seinen Arbeitsstrukturen sowie die Aufgaben der Stelle überhaupt zu deinen Vorstellungen passen.

Denn zu oft gibt es Bewerber, die dann in den ersten Arbeitswochen aus allen Wolken fallen, weil der reale Arbeitsalltag anders aussieht als vom Arbeitgeber angepriesen. Es ist dein gutes Recht: Fühle dem Arbeitgeber auf den Zahn. Dafür ist das Vorstellungsgespräch da!

Im Verlaufe eines Vorstellungsgesprächs werden dir viele Fragen gestellt. Daher ist es ratsam, sich bei der Vorbereitung mit den typischen Fragen näher auseinanderzusetzen. Die Fragen beziehen sich vor allem:

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Ablauf Vorstellungsgespräch: Tipps für den Gesprächsabschluss

Das Vorstellungsgespräch wird sich dem Ende zuneigen, wenn die Gesprächspartner die wesentlichen Informationen von dir erhalten haben. Falls es im Ablauf des Arbeitgebers kein zweites Vorstellungsgespräch geben wird und du überzeugt hast, werden oftmals noch Fragen zum Gehalt und zu sonstigen Konditionen erörtert. Darüber hinaus wird man dich fragen, ob du deinerseits noch Fragen hast. Viele Fragen haben sich aber sicherlich schon während des Vorstellungsgesprächs beantwortet.

„Zeige am Ende des Vorstellungsgesprächs noch einmal dein besonderes Interesse an der Stelle. Bleibe positiv in Erinnerung.“

Falls noch Fragen offen geblieben sind, dann stelle sie. Besonders hilfreich ist es dabei, wenn du jetzt auf eigene Fragen zurückgreifen kannst, die dir schon bei der Vorbereitung und bei der Auseinandersetzung mit dem Arbeitgeber eingefallen sind. Du musst dir allerdings auch keine Fragen aus den Fingern saugen, wenn schon sehr viele Informationen auf dich eingeströmt sind.

Wenn du besonders gedankenschnell bist und dich gut ausdrücken kannst, dann lege am Ende des Vorstellungsgespräches noch einmal kurz dar, worauf sich dein Interesse an der zu besetzenden Stelle begründet. Nenne daher die wichtigsten Argumente für deine Eignung und stelle einen Zusammenhang zur Stelle her.

Du kannst darüber hinaus auch betonen, wie wohl du dich während des Vorstellungsgesprächs gefühlt hast und dass du deine Gesprächspartner als sehr angenehm empfandest. Alles natürlich ohne Übertreibung.

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Wir melden uns bei Ihnen…

Du hast es geschafft und das Vorstellungsgespräch gemeistert. Häufig erfolgt von den Gesprächspartnern der sehr ungenaue Hinweis, dass man sich bei dir melden wird. Hier kannst du noch einmal nachhaken, um einen genaueren Zeitpunkt für eine Rückmeldung zu erfahren, was auch wichtig für deine eigene Planung ist.

Denn nicht nur der Arbeitgeber sucht ja einen optimalen Bewerber. Du suchst selbst einen optimalen Arbeitgeber und kannst auch nicht ewig auf eine Entscheidung, die sich über Wochen oder gar Monate hinzieht, warten.

„Lasse dir am besten einen genauen Zeitpunkt für die Rückmeldung mitteilen.“

Deshalb hake selbstbewusst nach, wie der weitere organisatorische und zeitliche Ablauf der Bewerberauswahl aussieht, wann du wie informiert wirst und ob du auch noch selbst nachfragen solltest, wenn du keine Rückmeldung bis zum vereinbarten Termin erhältst.

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Gönne dir etwas nach Gesprächsende

Nach der Verabschiedung fällt dir sicherlich ein Stein vom Herzen. Du hast viel Zeit in die Vorbereitung des Vorstellungsgesprächs gesteckt. Auch wenn du noch kein Ergebnis hast, solltest du dich belohnen. Die Belohnung könnte zum Beispiel ein Saunabesuch, ein neues Buch oder einfach mal mehr Zeit für dein Hobby sein. Du hast es dir wirklich verdient, bevor es an die Nachbereitung des Vorstellungsgesprächs geht.

Du hast außerdem die Möglichkeit, in einer E-Mail nach dem Vorstellungsgespräch deinen Dank auszusprechen und dein weiteres Interesse an der Stelle zu bekunden.

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Zweites Vorstellungsgespräch absolvieren

Nach dem ersten Vorstellungsgespräch kann auch noch ein zweites Vorstellungsgespräch folgen. Das erste Vorstellungsgespräch dient dann vor allem dazu, eine Vorauswahl zu treffen. Die besten Bewerber werden in einem zweiten Vorstellungsgespräch häufig von den unmittelbaren Vorgesetzten und Entscheidungsträgern unter die Lupe genommen, die eine gemeinsame Entscheidung über die Einstellung von neuen Mitarbeitern treffen.

Außerdem werden in einem zweiten Vorstellungsgespräch die Gesprächsthemen vertieft und die genauen Rahmenbedingungen einer Zusammenarbeit miteinander abgeklärt.

Ein zweites Vorstellungsgespräch wird besonders bei sehr verantwortungsvollen Positionen bzw. bei großen Unternehmen nach dem ersten Vorstellungsgespräch anberaumt. Aber auch wenn ein erstes Vorstellungsgespräch im Rahmen eines Assessment-Centers stattfand, kann ein 2. Vorstellungsgespräch für die besten Kandidaten folgen.

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Schlussbemerkung zum Ablauf eines Vorstellungsgesprächs

Die Struktur und der Ablauf von Vorstellungsgesprächen sind immer sehr ähnlich. Daher kannst du dich erstens gut auf dein Vorstellungsgespräch vorbereiten. Außerdem lernst du mit jedem Vorstellungsgespräch mehr und gewinnst dadurch die notwendige Sicherheit. Daher ist auch ein Vorstellungsgespräch, die mit einer Absage enden, ein Gewinn für dich.

Nutze das Vorstellungsgespräch immer dazu, so viele Informationen und Eindrücke wie möglich zu sammeln. Denn nur dann kannst du eine optimale Entscheidung treffen, ob dir die Stelle und der Arbeitgeber überhaupt zusagen.

Falls du noch weitere Fragen zum Ablauf eines Vorstellungsgesprächs hast, dann schreibe einen Beitrag im Bewerbungsforum oder hinterlasse einen Kommentar.