Ablauf Vorstellungsgespräch: jede Phase meistern

Kein Vorstellungsgespräch läuft wie das andere ab. Allerdings gibt es wiederkehrende Bestandteile, die typisch für viele Vorstellungsgespräche sind. Je intensiver du dich mit dem Ablauf und möglichen Gesprächsinhalten auseinandersetzt, desto mehr Sicherheit gewinnst du auch.

Inhaltsverzeichnis zum Ablauf von Vorstellungsgesprächen

Grafik mit einem Erfahrungsbericht zu einem Vorstellungsgespräch als Bürokauffrau
Ablauf Vorstellungsgespräch Beispiel Erfahrungsbericht

Typischer Ablauf eines Vorstellungsgesprächs

Du kannst dich hinsichtlich des Ablaufs eines Vorstellungsgesprächs an diesen Phasen orientieren:

  • Begrüßung
  • Smalltalk
  • Vorstellung des Arbeitgebers, der Abteilung und der zu besetzenden Stelle
  • Bewerber stellt sich in einer Selbstpräsentation vor
  • Personaler stellt stellenbezogene und fachliche Fragen an den Bewerber
  • Bewerber hat seinerseits die Möglichkeit zu Fragen, sodass das Vorstellungsgespräch sich zu einer Diskussion entwickelt
  • Kurze Auswertung und Absprache für die weitere Vorgehensweise

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Vorstellungsgespräch Ablauf: Tipps für Gesprächsbeginn

Wenn du deinen Gesprächspartnern dann zum ersten Mal gegenüberstehst, dann ist es wie bei jeder Begegnung zwischen Menschen: der erste Eindruck ist wichtig. Beide Seiten bilden sich eine erste persönliche Meinung voneinander; meistens im Unterbewusstsein.

Aber bedenke:

Mit dem ersten Eindruck ist aber natürlich nicht endgültig über Sympathie oder Antipathie entschieden, denn dann könnte man sich das Vorstellungsgespräch sparen.

Zudem geht es bei einem Vorstellungsgespräch vor allem darum, ob du als Bewerberin zur Stelle und zum Arbeitgeber passt – und umgekehrt. Der genaue Ablauf ist unterschiedlich.

Aber den ersten Eindruck hast du immer auch selbst in der Hand:

  • Mit angemessener und sauberer Kleidung
  • Mit einem Lächeln und einer freundlichen Ausstrahlung
  • Mit einer positiven und offenen Körpersprache
  • Mit dem Halten von Blickkontakt
  • Mit positiven Gedanken über deine Gesprächspartner und das Vorstellungsgespräch

Üblicherweise erfolgt die Begrüßung mit einem normalen Handschlag. Darüber musst du nicht weiter theoretisieren; das kann jeder. Im Normalfall stellt sich jeder Gesprächspartner im weiteren Ablauf noch einmal mit seinem Namen und gegebenenfalls mit seiner ausgeübten Funktion beim Arbeitgeber vor.

Du solltest dir die Namen gut merken. Im Zweifel frage noch einmal nach, gerade bei schwierigen Namen.

Warum ist das für den Ablauf wichtig?

Wenn du deine Gesprächspartner während des Vorstellungsgesprächs gelegentlich mit dem Namen ansprichst, dann schaffst du damit ganz automatisch eine persönliche Verbindung.

Deine Gesprächspartner werden dich bitten, Platz zu nehmen; unter Umständen werden dir auch Getränke angeboten. Es ist keine Pflicht, dieses Angebot auch anzunehmen.

Wenn du aber zum Beispiel weißt, dass du nervös sein wirst, sodass dein Mund schnell trocken wird, dann lasse dir ein Glas Wasser reichen.

„Denke während des Vorstellungsgesprächs positiv.“

Auch du als Bewerberin bekommst einen ersten Eindruck von den Gesprächspartnern und dem Arbeitgeber. Mit dem weiteren Ablauf des Interviews wirst du fast automatisch innerlich eine Wertung abgeben.

Denke daran:

Für das Gelingen des Vorstellungsgesprächs ist es nicht förderlich, wenn du eine schnell gefasste Wertung beibehältst. So werden dir die Objektivität und der Fokus auf das Wesentliche verloren gehen.

Denn wenn du beispielsweise ganz euphorisch bist, dass die Aufgaben der Stelle ganz wunderbar zu dir passen, dann vergisst du im weiteren Ablauf vielleicht wichtige Nachfragen zur Einarbeitung oder zur Teamarbeit.

Was ist, wenn du dagegen einen Gesprächspartner unsympathisch findest und diese Einschätzung auf die Stelle überträgst? Dann befasst du dich vielleicht zu sehr mit deiner negativen Einstellung und bist gar nicht mehr offen für neue Eindrücke im Gesprächsverlauf.

Daher ist es angebracht, dass du dir während des gesamten Ablaufs zwar über deine Stimmung bewusst wirst, aber deine Stimmung sollte dein Verhalten, dein Denken und deine Antworten nicht stark beeinflussen.

Je offener du bleibst, desto mehr Informationen kannst du letztendlich auch gewinnen, um für dich selbst die beste Entscheidung zu treffen. Mache dir also deine Stimmung bewusst, aber bleibe rational.

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Ablauf Vorstellungsgespräch: Prinzipien des Gesprächsverlaufs

Der Beginn des Vorstellungsgesprächs ist oftmals von Smalltalk geprägt. Er dient dazu, das Eis zu brechen und dir einen lockeren Einstieg zu ermöglichen, um so einen positiven Ablauf zu gewährleisten.

Wie es beim Smalltalk so üblich ist, brauchst du keine tiefschürfenden und langatmigen Antworten geben.

Nachdem du nun gegebenenfalls deine Oberbekleidung abgelegt, Platz genommen und deine Unterlagen parat gelegt hast, beginnt das Vorstellungsgespräch so richtig.

„Mit einer ausführlichen Vorbereitung gehst du mit jeder Situation im Vorstellungsgespräch souverän um.“

Nach dem Smalltalk werden deine Gesprächspartner eventuell erst einmal noch den Arbeitgeber und die zu besetzende Stelle vorstellen.

Auch wenn du diese Informationen schon kennen solltest, höre unbedingt aufmerksam zu. Gegebenenfalls wirst du auch gefragt, ob du dazu Fragen hast. Wenn dir etwas unklar ist oder du etwas Bestimmtes wissen willst, dann frage nach.

„Erzählen Sie uns etwas über sich!“

Diese Aufforderung am Anfang eines Vorstellungsgesprächs ist bei vielen Bewerbern gefürchtet, obwohl eine intensive und konzentrierte Vorbereitung dir diese Furcht nimmt.

Mit dieser Aufforderung musst du im gesamten Ablauf immer rechnen, deshalb bereite eine kurze Selbstdarstellung vor, die deine Eignung für die Stelle zeigt.

So eine Selbstpräsentation kann etwa zwei, drei oder fünf Minuten lang sein. Du solltest dabei nicht den Fehler machen, noch einmal deinen kompletten Lebenslauf nachzuerzählen. Stattdessen setzt du inhaltliche Akzente!

Die Führung des Vorstellungsgesprächs werden deine Gastgeber übernehmen, da sie so eine bessere Kontrolle über den Ablauf haben. Es ist aber nicht so, dass du immer nur auf Fragen reagieren müsstest und deine eigenen Fragen erst am Ende des Vorstellungsgesprächs stellen dürftest.

Im Idealfall ist es eine beruflich-fachliche Unterhaltung auf Augenhöhe.

„Nutze das Vorstellungsgespräch für dich, um herauszufinden, ob die Stelle und der Arbeitgeber zu deinen Vorstellungen passen.“

Es ist nicht nur wichtig, dass der Arbeitgeber für sich überprüft, ob du die Eignung für die Stelle mitbringst.

Genauso wichtig für den gesamten Ablauf:

Du willst herausfinden, ob der Arbeitgeber mit seiner Philosophie und seinen Arbeitsstrukturen sowie die Aufgaben der Stelle überhaupt zu deinen Vorstellungen passen.

Denn zu oft gibt es Bewerber, die dann in den ersten Arbeitswochen aus allen Wolken fallen, weil der reale Arbeitsalltag anders aussieht als vom Arbeitgeber angepriesen. Es ist dein gutes Recht: Fühle dem Arbeitgeber auf den Zahn. Dafür ist das Vorstellungsgespräch da!

Im Verlaufe eines Vorstellungsgesprächs werden dir viele Fragen gestellt. Daher ist es ratsam, sich bei der Vorbereitung mit den typischen Fragen näher auseinanderzusetzen. Die Fragen beziehen sich vor allem:

  • auf den persönlichen Hintergrund,
  • auf die Ausbildung,
  • auf die Qualifikationen,
  • auf die Berufserfahrungen,
  • auf die beruflichen Wünsche und
  • auf scheinbare oder tatsächliche Problemlagen deines Lebenslauf.

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Ablauf Bewerbungsgespräch: Tipps für Gesprächsabschluss

Das Vorstellungsgespräch wird sich dem Ende zuneigen, wenn die Gesprächspartner die wesentlichen Informationen von dir erhalten haben.

Falls es im Ablauf des Arbeitgebers kein zweites Vorstellungsgespräch geben wird und du überzeugt hast, werden oftmals noch Fragen zum Gehalt und zu sonstigen Konditionen erörtert.

Darüber hinaus wird man dich fragen, ob du deinerseits noch Fragen hast. Viele Fragen haben sich aber sicherlich schon während des Vorstellungsgesprächs beantwortet.

„Zeige am Ende des Vorstellungsgesprächs noch einmal dein besonderes Interesse an der Stelle. Bleibe positiv in Erinnerung.“

Falls noch Fragen offen geblieben sind, dann stelle sie. Besonders hilfreich ist es dabei, wenn du jetzt auf eigene Fragen zurückgreifen kannst, die dir schon bei der Vorbereitung und bei der Auseinandersetzung mit dem Arbeitgeber eingefallen sind.

Du musst dir allerdings auch keine Fragen aus den Fingern saugen, wenn schon sehr viele Informationen auf dich eingeströmt sind. Daher gibt es auch keinen pauschalen Ablauf für das Gesprächsende.

Wenn du besonders gedankenschnell bist und dich gut ausdrücken kannst, dann lege am Ende des Vorstellungsgespräches noch einmal kurz dar, worauf sich dein Interesse an der zu besetzenden Stelle begründet. Nenne daher die wichtigsten Argumente für deine Eignung und stelle einen Zusammenhang zur Stelle her.

Du kannst darüber hinaus auch betonen, wie wohl du dich während des Vorstellungsgesprächs gefühlt hast und dass du deine Gesprächspartner als sehr angenehm empfandest. Alles natürlich ohne Übertreibung.

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Gönne dir etwas nach Gesprächsende

Nach der Verabschiedung fällt dir sicherlich ein Stein vom Herzen. Du hast viel Zeit in die Vorbereitung des Vorstellungsgesprächs gesteckt. Auch wenn du noch kein Ergebnis hast, solltest du dich belohnen.

Die Belohnung könnte zum Beispiel ein Saunabesuch, ein neues Buch oder einfach mal mehr Zeit für dein Hobby sein. Du hast es dir wirklich verdient, bevor es an die Nachbereitung des Vorstellungsgesprächs geht.

Du hast außerdem die Möglichkeit, in einer E-Mail nach dem Vorstellungsgespräch deinen Dank auszusprechen und dein weiteres Interesse an der Stelle zu bekunden.

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Schlussbemerkung zum Ablauf eines Vorstellungsgesprächs

Die Struktur und der Ablauf von Vorstellungsgesprächen sind immer sehr ähnlich. Daher kannst du dich erstens gut auf dein Vorstellungsgespräch vorbereiten.

Zudem lernst du mit jedem Vorstellungsgespräch mehr und gewinnst dadurch die notwendige Sicherheit. Daher ist auch ein Vorstellungsgespräch, die mit einer Absage enden, ein Gewinn für dich.

Nutze das Vorstellungsgespräch immer dazu, so viele Informationen und Eindrücke wie möglich zu sammeln. Denn nur dann kannst du eine optimale Entscheidung treffen, ob dir die Stelle und der Arbeitgeber überhaupt zusagen.

Falls du noch weitere Fragen zum Ablauf eines Vorstellungsgesprächs hast, dann schreibe einen Beitrag im Bewerbungsforum oder hinterlasse einen Kommentar.

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