📧 E-Mail nach Vorstellungsgespräch: so bleibst du mit dem Arbeitgeber in Kontakt

Nach einem absolvierten Vorstellungsgespräch fällt dir bestimmt oftmals ein Stein vom Herzen; manchmal hast du ein gutes, manchmal aber auch eher ein schlechtes Gefühl. In beiden Fällen kannst du das Bedürfnis haben, eine E-Mail zu schreiben und dich für das Vorstellungsgespräch zu bedanken. Und bei einer fehlenden Rückmeldung kannst du nach einem bestimmten Zeitraum telefonisch oder schriftlich nachfragen, um den Bearbeitungsstand zu erfahren.

Die wichtigsten Schlüsselfakten in Kürze
  • Nach einem Vorstellungsgespräch kannst du per E-Mail mit dem Arbeitgeber in Kontakt bleiben: mit einer einfachen Nachfrage, einem Nachfassbrief oder einem Dankschreiben.
  • Ein Dankschreiben verschickst du innerhalb von drei Tagen nach dem Vorstellungsgespräch, wenn du unbedingt beim angeschriebenen Arbeitgeber arbeiten willst.
  • In einem  Dankesschreiben präsentierst du noch einmal deine wichtigsten Argumente für deine Eignung, greifst Gesprächsinhalte auf, beantwortest offen gebliebene Fragen oder stellst inhaltliche Übereinstimmungen heraus.
  • Ein Dankschreiben erfolgt schriftlich: entweder per E-Mail oder per Post.
  • Eine einfache Nachfrage und ein Nachfassbrief sind angebracht, wenn du über einen bestimmten Zeitraum hinaus keine Rückmeldung vom Arbeitgeber erhalten hast.
  • Bei einem einfachen Nachfragen konzentrierst du dich hauptsächlich auf die Absprache des Termins für eine Entscheidung des Arbeitsgebers über Absage oder Zusage.
  • In einem Nachfassbrief dagegen nimmst du noch ausführlicher zu deiner Eignung und zu deiner Motivation Stellung, denn du willst schließlich unbedingt bei diesem Arbeitgeber arbeiten.
  • Eine einfache Nachfrage kann telefonisch oder schriftlich erfolgen, während der Nachfassbrief schriftlich erfolgt.
  • Wenn du keinen Termin für eine Rückmeldung vereinbart hast, dann kannst du etwa zwei Wochen nach einem Vorstellungsgespräch aktiv werden.
  • Wenn du einen Termin für eine Rückmeldung erhalten hast, aber der Arbeitgeber sich innerhalb der Frist nicht bei dir gemeldet hat, dann kannst du in der Woche nach dem vereinbarten Termin wieder Kontakt aufnehmen.
  • Zwischen einem Dankesschreiben und einer einfachen Nachfrage bzw. einem Nachfassbrief sollte mindestens eine Woche liegen.

Einfache Nachfrage, Nachfassbrief und Dankschreiben per Email

Nach einem Vorstellungsgespräch hast du verschiedene Optionen, um mit dem Arbeitgeber in Kontakt zu bleiben. Die Hauptproblematik besteht vor allem darin, dass du nicht Herr des Bewerbungsverfahrens bist und den Zeitpunkt der arbeitgeberinternen Entscheidungen nicht beeinflussen kannst. So wartest du dann oft wochenlang, manchmal gar monatelang, auf eine Rückmeldung des Arbeitgebers.

Einige Arbeitgeber melden sich auch gar nicht mehr beim Bewerber – aus sehr unterschiedlichen Gründen. Andere Arbeitgeber dagegen bitten ihrerseits um eine schnelle Rückantwort, ob du als Bewerber auch nach dem Vorstellungsgespräch noch von der Stelle und dem Arbeitgeber überzeugt bist. Bei Interesse sollte deine Antwort per E-Mail oder Telefon nicht nur aus einem einfaches „ja“ bestehen.

Personalverantwortlichen können auf eine Vielzahl von Bewerbern zurückgreifen. Für den Arbeitgeber spielt es daher keine große Rolle, ob ein Bewerbungsprozess mal zwei, drei Wochen länger dauert. Dann ist aus Sicht der Personalverantwortlichen die ständige versuchte Kontaktaufnahme durch Bewerber eher nervig und zeitraubend. Aber letztendlich willst du für dich selbst auch die beste Entscheidung treffen.

Daher musst du genau abwägen, wann und wie du mit dem Arbeitgeber nach einem Vorstellungsgespräch in Kontakt bleiben willst. Wenn dir der Arbeitgeber grundsätzlich zusagt bzw. wenn du noch bestimmte Fragen hast, kannst du direkt nach dem Vorstellungsgespräch ein Dankschreiben per E-Mail oder per Post verschicken.

Falls du dagegen nach zwei Wochen nach einem Vorstellungsgespräch noch keine Rückmeldung erhalten hast oder falls der vereinbarte Entscheidungstermin ohne Mitteilung verstrichen ist, dann kannst du eine einfache Nachfrage stellen oder einen längeren Nachfassbrief schreiben.

Einfache Nachfrage stellen und Nachfassbrief schreiben

Beim Nachfragen hast du die Wahl zwischen einer einfachen Nachfrage bzw. eines ausführlicheren Nachfassbriefes. Mit einer einfachen Nachfrage erfragst du im Grunde den Bearbeitungsstand und den weiteren Verlauf des Entscheidungsprozesses.

Sofern dir der Arbeitgeber am Ende des Vorstellungsgespräches keinen genauen Zeitpunkt für eine Entscheidung genannt hat, kannst du etwa zwei Wochen nach dem Vorstellungsgespräch nach dem Stand der Dinge fragen – am besten telefonisch.

Falls dir ein genauer Zeitpunkt für eine Entscheidung genannt wurde, kannst du dagegen  direkt in der Woche danach noch einmal beim Arbeitgeber nachfragen, sofern dir keine konkrete Entscheidung noch nicht mitgeteilt wurde.

Wenn dir bei deiner Nachfrage dann immer noch keine endgültige Entscheidung mitgeteilt wird, dann bitte unbedingt darum, dir einen konkreten Zeitpunkt zu nennen, wann der Arbeitgeber sich entscheidet und bei dir meldet.

Um den Entscheidungsprozess zu beschleunigen, gibt am besten an, dass dir schon weitere Arbeitsangebote vorliegen. Mit einer solchen einfachen Nachfrage drängst du explizit auf eine Entscheidung: egal ob Absage oder Zusage. Zwar ist eine Absage negativ, aber selbst mit einer Absage kannst du deine weiteren Bewerbungsbemühungen dann besser planen.

Folgendermaßen kannst du eine einfache Nachfrage formulieren:

„Sehr geehrte Frau Müller, sehr geehrter Herr Meier,

ich bedanke mich nochmal recht herzlich für das Vorstellungsgespräch am 15.04. in Ihrem Hause. An diesem Mittwoch wollte ich mich telefonisch bei Ihnen erkundigen, wie weit das Bewerbungsverfahren fortgeschritten ist.

Leider konnte ich Sie telefonisch nicht erreichen, sodass ich Ihnen hiermit noch einmal mein großes Interesse an der ausgeschriebenen Stelle mitteile. Ich freue mich sehr darüber, bald von Ihnen zu hören oder zu lesen, um dann schnellstmöglich diesen langfristigen Job zu beginnen.

Mit freundlichen Grüßen“

In einem Nachfassbrief stellst du dagegen noch einmal ausführlicher deine besten Argumente für deine Eignung und dein weiteres Interesse am Arbeitgeber dar. Du bringst dich damit noch einmal in Erinnerung und gewinnst somit Aufmerksamkeit. Ein schriftlicher Nachfassbrief hat zudem den Vorteil, dass er nicht so schnell wie eine telefonische Nachfrage vergessen werden kann.

Auch einen Nachfassbrief verschickst du, wenn du nach zwei Wochen nach dem Vorstellungsgespräch keine Rückmeldung erhalten hast oder wenn der Termin für die Rückmeldung ergebnislos verstrichen ist.

Dankschreiben nach Vorstellungsgespräch: Tipps und Muster

Im Gegensatz zum Nachfassbrief wird ein Dankschreiben möglichst direkt nach dem Vorstellungsgespräch versendet. Am besten innerhalb von drei Tagen. Du kannst dich beim Dankschreiben zwar grundsätzlich an Mustern orientieren, aber ein Dankschreiben sollte genauso wie ein Anschreiben möglichst individuell und aussagekräftig sein.

Dieses Ziel erreichst du am besten dadurch, indem du konkrete Gesprächsinhalte des Vorstellungsgesprächs präzise aufgreifst, die dich von der Stelle und vom Arbeitgeber überzeugt haben. Du kannst zudem auf inhaltliche Übereinstimmungen zwischen dir und den Personalverantwortlichen eingehen und noch einmal deine besten Argumente herausstellen.

In so einem Dankesschreiben kannst du durchaus auch noch im Vorstellungsgespräch aufgeworfene Fragen beantworten. Einigen Bewerbern brennt es auch auf der Zunge, bestimmte im Vorstellungsgespräch getätigte Aussagen zu ergänzen oder zu korrigieren, zum Beispiel zu bestimmten Berufserfahrungen oder zu den Gehaltsvorstellungen.

Ein Dankschreiben sollte allerdings nicht zu lang werden; schreibe bitte niemals mehr als eine DIN-A4-Seite. Wenn für dich nämlich noch so viele Fragen offen sind, dass du dazu mehr als eine DIN-A4-Seite bräuchtest, dann hast du das Vorstellungsgespräch nicht optimal genutzt und deine offenen Fragen lassen sich besser in einem Telefongespräch oder in einem zweiten Vorstellungsgespräch klären, sofern du dazu eingeladen wirst.

Dein Dankschreiben sollte keine floskelhaften Redensarten enthalten, die du einfach aus einem Muster übernommen hast. Nur wenn dein Dankschreiben so individuell ist, dass du es nur an einen einzigen Arbeitgeber verschicken kannst, dann ist es auch gelungen.

Rufe dir also noch einmal das Vorstellungsgespräch und die Gesprächsinhalte in Erinnerung: Was haben die Gesprächspartner über den Aufgabenbereich der Stelle, über die Branche und über den Arbeitgeber erzählt? Wie passen deine Qualifikationen, Stärken und Kenntnisse dazu?

Ein Beispiel für ein Dankschreiben:

„Sehr geehrte Frau Müller, sehr geehrter Herr Meier,

ich bedanke mich nochmal recht herzlich für das Vorstellungsgespräch am 15.04. in Ihrem Hause. Ich habe mich sehr willkommen gefühlt.

Der ausführliche und persönliche Einblick in den Produktionsablauf und in das Betriebsklima Ihres Unternehmens haben meinen Wunsch, bei Ihnen zu arbeiten, noch weiter bestärkt. Für die Bewältigung der von Ihnen geschilderten Aufgaben sind meine Industriemechaniker-Ausbildung und meine diversen Weiterbildungen eine gute Grundlage.

Nach wie vor bin ich sehr motiviert, nach einer kurzen Einarbeitungszeit im Entwicklungsbereich Ihres Unternehmens tätig zu sein. Dafür bilde ich mich sehr gerne in der von Ihnen gewünschten Fachrichtung an einer Abendschule weiter. An dieser Karrieremöglichkeit reizt mich besonders, Maschinen nicht nur zu reparieren und zu warten, sondern im Team zu konstruieren und zu testen.

Gegenwärtig stehe ich in keinem Beschäftigungsverhältnis, deswegen kann ich bei Ihnen jederzeit beginnen und bin sehr flexibel einsetzbar. Mit der von Ihnen genannten Gehaltsperspektive bin ich einverstanden.

Über eine positive Antwort von Ihnen freue ich mich sehr.

Mit freundlichen Grüßen“

Schlussbemerkung zur Email nach Vorstellungsgespräch

Mit der Verabschiedung am Ende ist das Kapitel Vorstellungsgespräch noch nicht abgeschlossen. Du musst es auch nachbereiten und reflektieren, um zu entscheiden, ob die potentielle Stelle und der potentielle Arbeitgeber zu dir passen. Wenn du kein Interesse mehr hast, dann ziehe deine Bewerbung zurück.

Wenn du dagegen von Stelle und Arbeitgeber überzeugt bist, dann ist ein Dankschreiben innerhalb von drei Tagen eine sinnvolle Vorgehensweise. So ein Dankschreiben nach einem Vorstellungsgespräch ist keine Pflicht, kann aber einen guten Eindruck hinterlassen, weil du so zeigst, dass du auch nach Reflexion des Vorstellungsgesprächs weiterhin an der Stelle interessiert bist.

Falls du nach einem Vorstellungsgespräch zwei Wochen lang oder bis zum vereinbarten Termin keine Rückmeldung erhältst, wie es weitergehen soll, dann werde mit Nachfragen aktiv: entweder telefonisch oder schriftlich per Email bzw. per Post. So ergreifst du die Initiative, um auch deine weiteren Bewerbungsbemühungen besser planen zu können.

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