Nach Vorstellungsgespräch nachfragen wegen fehlender Rückmeldung: 7 Tipps fürs Telefonat

Das Vorstellungsgespräch ist sehr gut verlaufen, die Gesprächspartner nennen einen Termin für eine Rückmeldung und man verabschiedet sich auf eine sympathische Weise. Aber der Entscheidungstermin verstreicht und du als Bewerberin weißt nicht, wann und wie du reagieren sollst. Keine Rückmeldung nach dem Vorstellungsgespräch zu erhalten, ist typisch für viele Bewerbungsverfahren. Ärgere dich nicht zu sehr darüber, sondern werde stattdessen selbst aktiv und kontaktiere den Arbeitgeber. Wie du konkret bei einer fehlenden Rückmeldung nachfragen kannst, liest du in diesem Ratgeber.

Inhaltsverzeichnis

Viele Ursachen für fehlende Rückmeldung nach dem Vorstellungsgespräch liegen direkt am Arbeitgeber

Obwohl du wie auf heißen Kohlen auf eine Rückmeldung durch den Arbeitgeber wartest, gehen die Personalverantwortlichen das Bewerbungsverfahren gelassener an, denn sie können aus einer Vielzahl von Bewerbern auswählen. Deshalb verzögern sich die Entscheidungen oftmals, was den Bewerbern wiederum nicht kommuniziert wird. Eine gewisse Ungeduld ist daher mehr als nachvollziehbar.

Du solltest in eine fehlende Rückmeldung aber nicht so viel hineininterpretieren. Eine lange Wartezeit nach dem Vorstellungsgespräch ist pauschal weder gut noch schlecht. In den meisten Fällen liegen organisatorische Gründe des Arbeitgebers dafür vor, dass es zu Verzögerungen der Entscheidung kommt.

So können beispielsweise noch nicht alle gewünschten Kandidaten zum Vorstellungsgespräch vorstellig geworden sein oder bestimmte Entscheidungsträger sind kurzfristig verhindert oder es gibt interne Kommunikationsmängel. Dieses alles hat nichts mit dir und deiner generellen Eignung zu tun.

„Die Ursachen für die fehlenden Rückmeldungen liegen nicht bei dir persönlich. Meistens ist der Arbeitgeber nicht optimal organisiert.“

Selbstverständlich darfst du eine Mitteilung über die Verschiebung des Entscheidungszeitpunktes erwarten, aber das ist eben auch nicht immer die Regel. Es könnte beispielsweise sein, dass der zuständige Mitarbeiter einen hohen Arbeitsaufwand bewältigen muss, die eigentliche vage Terminangabe schon vergessen hat oder nicht weiß, welchen neuen Termin er angeben soll. Auch diese Gründe haben nichts mit dir zu tun.

Allerdings kann es durchaus vorkommen, dass der Arbeitgeber sich schon längst für einen anderen Bewerber entschieden hat und dich etwas hinhält, bis der Wunschkandidat endgültig zusagt. Anderseits kann es auch sein, dass du der Top-Kandidat bist, aber die endgültige Zusage noch von etlichen Personen des Arbeitgebers abgesegnet werden muss, bis man dir die Zusage mitteilt. Die fehlende Rückmeldung kann also sehr unterschiedlich interpretiert werden.

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Bei fehlender Rückmeldung nach Vorstellungsgespräch nachfragen

Bei einer fehlenden Rückmeldung kannst du mit einer einfachen Nachfrage und einem Nachfassbrief nachfragen. Während eine einfache Nachfrage hauptsächlich telefonisch erfolgt, wird ein Nachfassbrief – wie an der Bezeichnung schon ersichtlich – schriftlich angefertigt.

„Nach dem Ablauf bestimmter Zeiträume solltest du beim Arbeitgeber nachfragen. Das ist nicht aufdringlich, sondern dein gutes Recht. Denn du musst deine weiteren Bewerbungsvorhaben auch professionell planen.“

Wenn dir am Ende des Vorstellungsgesprächs ein konkreter Entscheidungszeitpunkt genannt wurde, dann kannst du in der Woche darauf einen Ansprechpartner des Arbeitgebers kontaktieren. Wenn dir kein konkreter Entscheidungszeitpunkt genannt wurde und du nach etwa zwei Wochen noch keine Rückmeldung durch den Arbeitgeber erhalten hast, dann solltest du die Initiative ergreifen.

Denn du musst schließlich auch Gewissheit haben, um deine weiteren Bewerbungsaktivitäten zu planen. Deshalb ist eine initiative Kontaktaufnahme durch dich als Bewerber zu den genannten Zeiträumen auch nicht aufdringlich.

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7 Tipps für deine telefonische Nachfragen wegen fehlender Rückmeldung

Eine Nachfrage nach einer fehlenden Rückmeldung kann telefonisch oder per E-Mail erfolgen, wobei der telefonische Kontakt durch das direkte Feedback und die schnelle Interaktion vorteilhafter ist. Folgende Tipps helfen dir bei deiner telefonischen Nachfrage.

#1 Kontaktiere Gesprächspartner des Vorstellungsgesprächs

Du musst bei einem Ansprechpartner nachfragen, der auch beim Vorstellungsgespräch dabei gewesen ist. Es nutzt dir beispielsweise recht wenig, wenn du die Sekretärin der Chefin oder die Vertretung in der Personalabteilung kontaktierst, weil diese in den meisten Fällen nicht in die Vorgänge involviert sind.

#2 Nenne deinen Namen zur besseren Zuordnung

Auch nach ein paar Tagen bzw. Wochen wird man dich nicht immer 100 Prozent zuordnen können. Deshalb nenne am Anfang deiner Nachfrage noch einmal deinen Namen, die ausgeschriebene Stelle und den Zeitpunkt des Vorstellungsgespräches. So kann sich dein Ansprechpartner schnell orientieren.

#3 Frage nach der Entscheidung

Gib an, wie viel Zeit seit dem Vorstellungsgespräch bzw. seit dem vereinbarten Entscheidungszeitpunkt verstrichen ist, und frage höflich nach, ob der Arbeitgeber sich schon entschieden hat und wie die Entscheidung ausgefallen ist.

#4 Skizziere noch einmal deine besten Argumente

Wenn noch keine Entscheidung getroffen wurde, solltest du noch einmal deine wichtigsten Argumente nennen, warum du für die Stelle geeignet bist.

#5 Erwähne vorliegende Arbeitsangebote

Auch wenn sich der Arbeitgeber natürlich nicht gerne unter Druck setzen lässt, kannst du durchaus andere vorliegende Arbeitsangebote erwähnen. Alternativ gibst du an, dass deine Bewerbungen bei anderen Arbeitgebern auch kurz vor einer Entscheidung stehen und du dich aber gerne beim kontaktierten Arbeitgeber arbeiten möchtest.

#6 Frage nach den weiteren Schritten des Bewerbungsverfahrens

Besonders wichtig ist es aber, deinen Gesprächspartner die notwendigen Informationen zu entlocken, wie und vor allem wann es weitergeht. Dazu erfrage einfach den aktuellen Bearbeitungstand und die weiteren notwendigen Schritte im Bewerbungsverfahren. Lasse dir so konkrete Informationen wie möglich geben. Daraus kannst du dann schon erkennen, ob es noch zu weiteren Verzögerungen kommen wird.

#7 Vereinbare einen konkreten Zeitpunkt für erneute Rückmeldung

Vereinbare am Schluss am besten einen genauen Termin, wann eine weitere Kontaktaufnahme günstig ist. Damit du die Initiative behältst und nicht wieder auf eine Rückmeldung warten musst, biete an, dass du den Ansprechpartner an einem bestimmten Tag wieder kontaktierst („Ich melde mich in zwei Tagen, Freitag vormittags, wieder bei Ihnen telefonisch.“). Die Absprache muss so konkret wie möglich erfolgen. Andernfalls hättest du mit dem Telefonat nichts erreicht und du würdest weiterhin wie auf heißen Kohlen sitzen.

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Schriftliches Muster, um nach Vorstellungsgespräch nachfragen zu können

Darüber hinaus kannst du bei fehlender Rückantwort nach einem Vorstellungsgespräch schriftlich nachfragen. Ein Muster für eine einfache schriftliche Nachfrage per Brief oder E-Mail nach Vorstellungsgespräch kannst du folgendermaßen formulieren:

„Sehr geehrte Frau Schulze,

vielen Dank für das informative und angenehme Vorstellungsgespräch am 15.07. in Ihrem Hause. Da ich Sie bisher in dieser Woche nicht telefonisch erreichen konnte, möchte ich mich hiermit erkundigen, wie weit das Bewerbungsverfahren fortgeschritten ist.

Sofern noch keine endgültige Entscheidung Ihrerseits getroffen wurde, teilen Sie mir bitte mit, wann genau damit zu rechnen ist. Ich habe nämlich noch immer sehr großes Interesse an der offerierten Stelle. Allerdings nähern sich meine Bewerbungsverfahren so langsam dem Ende zu, sodass ich selbst eine für mich optimale Jobentscheidung treffen muss.

Ich freue mich daher sehr darüber, bald von Ihnen zu lesen oder zu hören, um bei Ihnen einen langfristigen Job zu beginnen. Meine Telefonnummer lautet 0123/456789.

Mit freundlichen Grüßen“

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Mit einem Nachfassbrief sich noch einmal in Erinnerung rufen

Ein Nachfassbrief ist im Allgemeinen ausführlicher als eine einfache Nachfrage. Aber auch einen Nachfassbrief versendest du dann, wenn du über einen längeren Zeitraum keine Rückmeldung vom Arbeitgeber nach dem Vorstellungsgespräch erhalten hast.

Wie schon erwähnt, solltest du etwa zwei Wochen nach dem Vorstellungsgespräch mit dem Arbeitgeber in Kontakt treten, falls kein genauer Entscheidungstermin genannt wurde. Wenn von Arbeitgeberseite aber ein Entscheidungstermin genannt wurde und du keine Rückmeldung erhalten hast, dann solltest du in der Woche nach diesem Entscheidungstermin Kontakt mit deinen Gesprächspartnern aufnehmen.

„Ein gut geplanter und getimter Nachfassbrief ist mehr als eine simple Nachfrage.“

Inhaltlich ähneln sich ein Dankesschreiben direkt nach dem Vorstellungsgespräch und Nachfassbrief, nur der Zeitpunkt des Versandes unterscheidet sich. Auch im Nachfassbrief geht es darum, noch einmal das Interesse am Arbeitgeber und die besten Argumente für die Eignung darzustellen. Du bringst dich mit dem Nachfassbrief noch einmal in Erinnerung; vielleicht zu einem Zeitpunkt, zu dem das Bewerbungsverfahren final entschieden wird.

Im Gegensatz zur telefonischen Nachfrage kann ein schriftlicher Nachfassbrief auch nicht ganz so schnell vergessen werden: er liegt physisch auf dem Schreibtisch der Entscheider. Du kannst einen Nachfassbrief durchaus verschicken, wenn du vorher schon ein Dankesschreiben verschickt hast. Zwischen dem Versand der beiden Schriftstücke sollte allerdings mehr als eine Woche vergangen sein. Außerdem sollte der Inhalt natürlich nicht identisch sein.

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Umgang des Arbeitgebers mit deiner Nachfrage lässt wichtige Rückschlüsse zu

Manchmal kann es sein, dass deine Nachfrage ungelegen kommt, dass du unfreundlich abgewimmelt wirst, dass dir nur ein weiterer unbestimmter Entscheidungszeitpunkt mitgeteilt wird oder du keine Antwort bekommst. Lasse dich durch so eine Reaktion nicht verärgern oder verunsichern, denn auch so eine Reaktion ist sehr aufschlussreich für dich.

„Wenn auf eine Nachfrage negativ, ausweichend oder negativ reagiert wird, dann sammelst du auch damit wichtige Informationen für deine eigene Entscheidung über Zusage oder Absage.“

Denn würdest du bei so einem Arbeitgeber wirklich arbeiten wollen, wenn nach einer fehlenden Rückmeldung von Arbeitgeberseite so auf eine freundliche Nachfrage reagiert wird? Die Entscheidung muss jeder Bewerber für sich selbst treffen, aber eine mangelnde offene und informative Kommunikation nach außen ist häufig auch ein Anzeichen für interne Probleme beim Arbeitgeber, die sich dann noch deutlicher bei der täglichen Arbeit zeigen würden.

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So vermeidest du fehlende Rückmeldungen

Um die Anzahl fehlender Rückmeldungen möglichst zu vermeiden, solltest du am Ende des Vorstellungsgesprächs immer genauer nachfragen, wie die weiteren Schritte im Bewerbungsverfahren aussehen und wer was wann zusammen entscheidet.

„Am Ende eines Vorstellungsgesprächs musst du einen konkreten Zeitpunkt für die Rückmeldung abstimmen.“

Du kannst dabei direkt fragen, ob es einen festen Zeitpunkt gibt, wann dir eine Entscheidung mitgeteilt wird und ob es zu Verschiebungen kommen könnte. Bitte deine Gesprächspartner darum, dich  zu kontaktieren, wenn Verzögerungen absehbar sind, da du deine Bewerbungen natürlich auch planen musst. So zeigst du, dass du mitdenkst und selbstbewusst bist.

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Schlussbemerkung zur fehlenden Rückmeldung nach dem Vorstellungsgespräch

Mit einem Telefonat nach einer fehlenden Rückmeldung gewinnst du so oder so Gewissheit. Entweder teilt man dir gleich eine Entscheidung über Zusage oder Absage mit oder du vereinbarst einen verbindlichen Termin für eine erneute Rückmeldung oder die Stelle kommt durch das Verhalten des Arbeitgebers für dich nicht mehr in Frage. Mit einer telefonischen Nachfrage kannst du deine zukünftigen Bewerbungsvorhaben besser planen.

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