Bewerbung per E-Mail versenden: 10½ goldene Regeln

Die Bewerbung per E-Mail wird mittlerweile in vielen Stellenanzeigen ausdrücklich gewünscht oder gar bevorzugt. Der Unterschied zur Bewerbung per Post ist nicht so groß, denn du als Bewerber musst ganz normal deine Bewerbungsunterlagen am Computer erstellen. Die spezifischen Probleme der Bewerbung per E-Mail handeln dann beispielsweise eher davon, in welchem Format die Bewerbungsunterlagen verschickt werden sollen, was in die E-Mail selbst geschrieben wird, ob jedes Bewerbungsdokument in eine einzelne Datei in den Anhang kommt oder ob eine Unterschrift bei einer Bewerbung per E-Mail notwendig ist. In diesem Ratgeberartikel erhältst du alle wichtigen Fakten zu E-Mail-Bewerbung.

10½ goldene Regeln zur Bewerbung per E-Mail in Kürze
  • #1 Anschreiben: Das Anschreiben deiner E-Mail-Bewerbung kommt ausschließlich in den Anhang als eigenständige PDF-Datei.
  • #2 Text für E-Mail: Du formulierst einen sachlichen E-Mail-Text, der darüber informiert, dass sich deine Bewerbungsdokumente im Anhang befinden und wie du am besten kontaktiert werden kannst. Zusätzlich kannst du auch schon deine besten Argumente nennen.
  • #3 E-MailAdresse: Deine verwendete E-Mail-Adresse als Absender sollte deinen Vornamen und Nachnamen bzw. Bestandteile davon enthalten und dementsprechend seriös sein. Verzichte vor allem auf Phantasienamen in deiner E-Mail-Adresse.
  • #4 Betreff: Der Betreff muss aussagekräftig sein, damit deine E-Mail schnell zugeordnet werden kann. Entweder übernimmst du den Betreff aus dem Anschreiben oder du formulierst einen eigenständigen Betreff.
  • #5 Ansprechpartner: Du schickst deine E-Mail-Bewerbung immer an die im Stellenangebot genannte E-Mail-Adresse. Das kann die eines konkreten Ansprechpartners, aber auch eine allgemeine E-Mail-Adresse des Arbeitgebers sein. Bei Initiativbewerbungen musst du die passende E-Mail-Adresse dagegen erst recherchieren.
  • #6 Unterschrift: Deine Bewerbung per E-Mail ist auch ohne handschriftliche Unterschrift gültig und muss der Wahrheit entsprechen. Du kannst aber eine Bilddatei deiner Unterschrift erstellen und ins Anschreiben und in den Lebenslauf einfügen.
  • #7 Anzahl der Dateien: Es hat sich bewährt, das Anschreiben und die restlichen Bewerbungsdokumente jeweils in einer separaten PDF-Datei zu versenden, sodass du zwei PDF-Datei im Anhang beifügst. Weitere Alternativen sind der Versand von einer einzigen PDF-Datei (alle Bewerbungsdokumente) oder von drei PDF-Dateien (Anschreiben + Lebenslauf + weitere Bewerbungsdokumente).
  • #8 Bezeichnung der Dateien: Die PDF-Dateien beschriftest du möglichst aussagekräftig mit deinem Vornamen und Nachnamen und gegebenenfalls mit der Stellenbezeichnung und mit einem Datum.
  • #9 Dateigröße in MB: Willkürliche maximale Dateigrößen wie 2 MB oder 5 MB sind aufgrund der modernen IT-Infrastruktur nicht mehr praxisnah. Denn wenn bei solch kleinen Dateigrößen langsame Ladezeiten auftreten, dann liegt das Problem in Zeiten von Streams und Videokonferenzen im GB-Bereich 100 Prozent beim Empfänger und nicht beim Versender.
  • #10 Zeitpunkt des Versands: Damit du die Wahrscheinlichkeit für ein schnelles und aufmerksames Lesen sowie Bearbeiten deiner E-Mail-Bewerbung erhöhst, versende sie bevorzugt am Dienstag- oder Mittwochvormittag.
  • #10½ Nachfragen bei fehlender Rückmeldung: Die E-Mail ist ein schnelles Kommunikationsmittel, deshalb kannst du auch früher als bei einer Postbewerbung nachfragen. Wenn du keine Eingangsbestätigung erhältst, dann fragst du nach etwa sieben Tagen nach. Wenn du nach einer Eingangsbestätigung keine weitere Rückmeldung erhältst, fragst du nach etwa zwei Wochen nach.

Inhaltsverzeichnis zur Bewerbung per E-Mail

#1 Wohin mit dem Anschreiben bei Bewerbung per E-Mail?

Die häufigste Frage bei der Bewerbung per E-Mail lautet, ob du das Anschreiben in den E-Mail-Text einfügen oder ob du das Anschreiben im Anhang mitsenden oder ob du beides machen solltest? Die Antwort darauf ist eindeutig: Du fügst dein Anschreiben nicht noch einmal als Text in die E-Mail ein, sondern sendest es als PDF-Dokument im Anhang mit.

Denn wenn du dein Anschreiben im Textfeld der E-Mail angeben würdest, dann hättest du unter Umständen Probleme mit der Anordnung von Adresse, Anschrift und Datum. Außerdem werden oftmals von Sender und Empfänger unterschiedliche E-Mail-Programme verwendet, sodass die Ansicht und der Ausdruck der E-Mail beim Empfänger nicht so wären, wie du es dir vorgestellt hast.

Du vermeidest diese häufig auftretenden Darstellungsprobleme, wenn du deine Bewerbungsunterlagen und damit auch dein Anschreiben als PDF-Datei im Anhang mitsendest und in die eigentliche E-Mail einen Begleittext schreibst.

Der Vorteil dieser Vorgehensweise besteht darin, dass die Formatierung deines Anschreibens so beim Empfänger ankommt, wie du es dir gedacht hast. Außerdem können die Empfänger dein Anschreiben dann auch leichter lesen, ausdrucken, bearbeiten und weiterleiten.

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#2 Welchen Text in der E-Mail-Bewerbung formulieren?

Statt deines Anschreibens schreibst du bei einer Bewerbung per E-Mail als Text eine kurze Bemerkung, zum Beispiel wie folgendermaßen:

„Sehr geehrte Frau Müller,

gerne bewerbe ich mich um die ausgeschriebene Stelle als Exportsachbearbeiterin.

Im Anhang finden Sie meine Bewerbungsunterlagen im PDF-Format. Bitte bestätigen Sie mir den Eingang meiner Bewerbung bei Ihnen.

Bei Rückfragen stehe ich Ihnen gerne per E-Mail oder per Telefon zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen“

Weitere Muster für Begleittexte für die Bewerbung per E-Mail erhältst du unter dem angegebenen Link. Dort findest du auch ausführlichere Beispiele.

Eine Bewerbung per E-Mail bedeutet übrigens nicht, dass der Tonfall privat-freundschaftlich sein sollte. So sind Witze, Flapsigkeiten, Umgangssprache, Abkürzungen und Emoticons in deiner E-Mail tabu. Du möchtest schließlich mit einem professionellen Unterton überzeugen.

Was du darüber hinaus vermeiden musst, ist der Versand einer leeren E-Mail ohne Text, sondern nur mit Betreff und Anhängen. Das ist unhöflich und führt zu Absagen.

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#3 Welche E-Mail-Adresse für Bewerbung per E-Mail verwenden?

Deine E-Mail-Adresse zum Bewerben enthält am besten deinen Vornamen und Nachnamen bzw. Bestandteile davon. Außerdem sollte der Domänenteil deiner E-Mail-Adresse (der Teil nach dem @-Zeichen) auch seriös und einem bekannten E-Mail-Provider zuzuordnen sein.

Falls du noch nicht über eine solche E-Mail-Adresse verfügst, dann lege dir für deine E-Mail-Bewerbungen eine an. Denn E-Mail-Adressen mit Spaßnamen hinterlassen einen unseriösen Eindruck und landen auch häufiger im Spamordner, sodass sie häufiger auch mal übersehen werden.

Schlechte und gute Beispiele für die E-Mail-Adresse bei E-Mail-Bewerbung

mausibaerchen59[at]gmx.de
140980elena[at]web.de
bayernfanforever[at]gmail.com
angelika.schneider[at]web.de
bernd.schumacher[at]mail.de

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#4 Welchen Betreff bei Bewerbung per E-Mail schreiben?

Bei einer E-Mail-Bewerbung formulierst du selbstverständlich einen aussagekräftigen Betreff, sodass deine E-Mail im Posteingang sofort zugeordnet werden kann. Außerdem verhindert eine Betreffzeile mit mehreren Wörtern in manchen Fällen auch, dass deine E-Mail-Bewerbung beim Empfänger im Spamordner landet.

Im Normalfall verwendest du für die E-Mail denselben Betreff wie im Anschreiben auch. Du kannst aber auch davon abweichen und einen eigenständigen Betreff formulieren, der ein wenig mehr Aufmerksamkeit als „Bewerbung als Sachbearbeiter“ erregt. Dies gilt insbesondere für Initiativbewerbungen.

Schlechte und gute Beispiele für den Betreff bei E-Mail-Bewerbung

Bewerbungsschreiben
Bitte an Personalabteilung weiterleiten
Bewerbung um eine Ausbildung zur Industriekauffrau
Bewerbung als Arzthelfer – Ihre Anzeige in der FAZ vom 15.09.
Ihre neue Allroundkraft in der Werkstatt: fleißig, freundlich, flexibel

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#5 An welchen Ansprechpartner die Bewerbung per E-Mail schicken?

Wenn der Arbeitgeber ein konkretes Stellenangebot veröffentlicht und auch E-Mail-Bewerbungen akzeptiert, dann ist im Regelfall auch eine E-Mail-Adresse des Arbeitgebers für die E-Mail-Bewerbungen angegeben: entweder eine allgemeine oder eine von einem konkreten Ansprechpartner.

Bei der Angabe einer allgemeinen E-Mail-Adresse des Arbeitgebers hat sich der Arbeitgeber etwas dabei gedacht. Es besteht daher keine Pflicht, nun umständlich noch nach dem „richtigen“ Ansprechpartner zu recherchieren. Etwas anders sieht es höchstens bei Initiativbewerbungen aus, bei denen du so oder so passende Kontaktdaten recherchieren musst.

Falls dagegen in einer Stellenausschreibung E-Mail-Bewerbungen akzeptiert werden, aber überhaupt keine E-Mail-Adresse des Arbeitgebers angegeben ist, dann ist das gegebenenfalls auch ein Anzeichen für die Professionalität und Seriosität dieses Arbeitgebers. Dein Bewerbungsvorhaben solltest du dann vielleicht noch einmal überdenken.

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#6 Wie E-Mail-Bewerbung unterschreiben?

Bei digitalen Bewerbungen kannst du dein Anschreiben und deinen Lebenslauf nicht handschriftlich unterschreiben. Eine Bewerbung per E-Mail ist zwar auch ohne Unterschrift gültig und muss der Wahrheit entsprechen, aber eine Unterschrift gehört zu vollständigen Bewerbungsunterlagen doch irgendwie dazu.

Einerseits fällt eine fehlende Unterschrift als Detail durchaus auf, wenn das Anschreiben und der Lebenslauf vom Empfänger ausgedruckt oder die Bewerbungsdokumente dann an verschiedene Personen weitergeleitet werden. Es ist aber kein typischer Bewerbungsfehler, sondern eher eine ästhetische Frage. Ein Arbeitgeber bewertet selbstverständlich in erster Linie den Inhalt und digitale Bewerbungsunterlagen ohne Unterschrift sind der Normalfall.

Andererseits kannst du auch leicht deine handschriftliche Unterschrift in eine Bewerbung per E-Mail integrieren, indem du deine Unterschrift auf ein weißes Blatt Papier am besten in blauer Farbe schreibst, das Blatt Papier einscannst, die Unterschrift-Bilddatei zurechtschneidest und dann abspeicherst.

So hast du anschließend die Möglichkeit, deine handschriftliche Unterschrift in dein Anschreiben unter der Grußformel und im Lebenslauf neben oder unter der Angabe von Ort und Datum einzufügen, ohne dass du deinen Namen noch einmal maschinenschriftlich wiederholen musst.

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#7 Eine Datei oder mehrere Dateien bei Bewerbung per E-Mail senden?

Bei einer E-Mail-Bewerbung mit vollständigen Bewerbungsunterlagen kann eine Vielzahl von einzelnen Bewerbungsdokumenten zusammenkommen. Wenn du diese separat in einer PDF-Datei im Anhang mitsendest, dann ist das unübersichtlich und verursacht beim Lesen, Weiterleiten und Drucken gegebenenfalls einen Mehraufwand.

Grundsätzlich kannst du alle Bewerbungsdokumente in einer einzigen PDF-Datei zusenden. Diese Variante ist ratsam, wenn du insgesamt nur wenige Bewerbungsdokumente zusendest, zum Beispiel weil nur eine Kurzbewerbung aus Anschreiben und Lebenslauf gefordert wurde oder weil du als Schülerin eben noch über wenige Zeugnisse und Nachweise verfügst.

Es hat sich allerdings als besonders praktisch erwiesen, zwei PDF-Dateien zu erstellen: eine für das Anschreiben und eine weitere für den Rest der Bewerbungsunterlagen. Die Empfängerin kann das Anschreiben dann umgehend lesen, bewerten und ausdrucken sowie bei Bedarf die weiteren Bewerbungsdokumente in einer PDF-Datei öffnen.

Achte in der zweiten PDF-Datei dann immer auf die korrekte Reihenfolge der Bewerbungsdokumente: fakultatives Deckblatt mit Bewerbungsfoto, Lebenslauf sowie Abschlusszeugnisse, Arbeitszeugnisse und sonstige Nachweise nach Aktualität und/ oder Wichtigkeit geordnet. Die aktuellsten und/ oder wichtigsten Bewerbungsdokumente ordnest du dabei weiter vorne ein.

Eine weitere Möglichkeit besteht im Versand von drei PDF-Dateien. Bei dieser Variante packst du noch deinen Lebenslauf in eine extra PDF-Datei. Dies ist aber nur sinnvoll, wenn du schon über viel Berufserfahrung verfügst, du insgesamt viele Bewerbungsdokumente mitsendest und du einen mehrseitigen Lebenslauf hast, mit dem du gerne punkten möchtest. Denn ein Teil der Personaler liest bei sehr berufserfahrenen Bewerbern auch gerne erst mal den Lebenslauf, um sich einen Überblick über wesentliche Fakten des Werdegangs zu verschaffen.

Schlechte und gute Varianten für Anzahl der Anhänge

Jedes Bewerbungsdokument separat
Alle Bewerbungsdokumente zusammen
Anschreiben + weitere Bewerbungsdokumente
Anschreiben + Lebenslauf + weitere Bewerbungsdokumente

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#8 Wie Dateien bei E-Mail-Bewerbungen bezeichnen?

Die Bezeichnung der PDF-Dateien bei einer E-Mail-Bewerbung erfolgt möglichst eindeutig, damit sie auch leicht zugeordnet werden können. Denn du musst davon ausgehen, dass eine Personalerin, eine Sekretärin oder eine Chefin täglich viele Dokumente unterschiedlichster Art in ihrem jeweiligen E-Mail-Postfach vorfinden. Wenn sie dann die Dokumente lokal abspeichern, dann sorgst du mit einer eindeutigen Bezeichnung dafür, dass deine lokal gespeicherten Bewerbungsdokumente auch noch nach Tagen schnell zugeordnet werden können.

Deshalb gib im Dateinamen am besten deinen Vornamen und Nachnamen an, so wie du auch im Anschreiben und Lebenslauf deinen Vornamen und Nachnamen angibst. Außerdem sind Angaben zur Stellenbezeichnung, zur Art des Dokuments oder zum Datum sinnvoll für eine eindeutige und nachvollziehbare Beschriftung.

Schlechte und gute Beispiele für Bezeichnung der Anhänge

meinebewerbung.pdf
bewerbung-industriekaufmann.pdf
direktandiechefin1501.pdf
laura-schmidt-anschreiben-bankkauffrau-15012021.pdf
karl-bauer-bewerbungsunterlagen-it-consultant.pdf

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#9 Wie viel MB in Bewerbung per E-Mail?

Oftmals gibt es für die maximale Datengröße im Anhang recht willkürliche Ratschläge, die sich auf eine maximale Dateigröße von 2 bis 5 MB beziehen. Allerdings entwickelt sich die Internet-Technologie weiter; selbst 10 MB sind heutzutage in Zeiten von Streams und Videokonferenzen sekundenschnell heruntergeladen. Langsame Ladezeiten liegen in der Regel nicht an der übermittelten Dateigröße durch dich als Sender, sondern an der IT-Infrastruktur der Empfänger. Und das wiederum ist nicht gerade dein Problem.

Ein Arbeitgeber verfügt heutzutage normalerweise über eine gute IT-Infrastruktur. Deswegen solltest du vor allem darauf achten, dass die Kopien deiner Zeugnisse und Nachweise in einer guten Qualität mit einer gebräuchlichen Auflösung und Bildgröße vorliegen. Wenn du dafür 10 MB, 15 MB oder 20 MB benötigst, dann ist das völlig in Ordnung und überhaupt kein Ausschlussgrund. Zusätzlich kannst du Bildoptimierungen und Bildkomprimierungen immer vornehmen, wenn es notwendig ist.

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#10 Wann E-Mail-Bewerbung abschicken?

Der Zeitpunkt des Versands deiner Bewerbung per E-Mail spielt eine Rolle bei der Frage, wann und wie deine eingehende E-Mail-Bewerbung die höchste Aufmerksamkeit erhält. Daher versendest du deine E-Mail-Bewerbung am besten eher morgens als abends und mit Abstan d zum Wochenende. Um das Ziel der höchsten Aufmerksamkeit zu erreichen, sind daher Dienstag- und Mittwochmorgen ideale Zeitpunkte für den E-Mail-Versand.

Denn wenn du deine E-Mail-Bewerbung am Donnerstag oder Freitag verschickst, wird sie vielleicht übersehen oder nicht gleich bearbeitet und dann übers Wochenende vergessen. Am Montag sammeln sich dagegen unter Umständen viele E-Mails der letzten Tage an, die von der zuständigen Mitarbeiterin erst mal beantwortet werden müssen, sodass deine E-Mail-Bewerbung in der Masse untergehen könnte.

Außerdem bearbeiten die meisten Büromitarbeiter Ihre E-Mails am Morgen, sodass du mit einem morgendlichen E-Mail-Versand direkt die Aufmerksamkeit der Empfängerin gewinnen kannst, vor allem wenn das E-Mail-Programm geöffnet ist und eingehende E-Mails aktiv „meldet“.

Wenn du dagegen deine Bewerbung per E-Mail nachts verschickst, dann ist das ein Versand ins Dunkle, weil nachts niemand von dieser eingehenden E-Mail-Bewerbung zeitnah erfährt. Außerdem hinterlässt ein nächtlicher Zeitstempel in der Regel eher einen unprofessionellen Eindruck.

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#10½ Wie lange auf Antwort bei Bewerbung per E-Mail warten?

Mit dem Versand deiner Bewerbungsunterlagen per E-Mail ist deine Arbeit erst mal getan und nun heißt es warten auf eine Rückmeldung. Das kann mitunter Wochen und Monate dauern, wobei die Ungewissheit für dich als Bewerberin teilweise auch sehr belastend werden kann. Denn schließlich musst du auch deine unterschiedlichen Bewerbungsvorhaben miteinander abstimmen, Vorstellungsgespräche vorbereiten und letztendlich weitreichende berufliche Entscheidungen treffen.

Selbstverständlich wäre es eine Erleichterung, wenn du auf jede E-Mail-Bewerbung direkt eine Eingangsbestätigung bekommen würdest. Die Realität sieht etwas anders aus. Falls die E-Mail-Bewerbung unzustellbar ist, bekommst du eine automatische Meldung der Unzustellbarkeit. Aber so lange du deine Bewerbung per E-Mail an die korrekte E-Mail-Adresse geschickt hast, heißt es abwarten. Es wäre jedenfalls ein großer Bewerbungsfehler, wenn du schon nach einem Tag nachfragen würdest, ob deine Bewerbung per E-Mail angekommen sei.

Denn es gelten bei einer E-Mail-Bewerbung grundsätzlich keine anderen Regeln als bei einer Briefbewerbung. Wenn du keine Eingangsbestätigung erhalten hast, dann fragst du nach etwa sieben Tag nach und bittest höflich um die Bestätigung des Eingangs deiner E-Mail-Bewerbung.

Etwa zwei Wochen solltest du mit einer Nachfrage warten, wenn du nach einer Eingangsbestätigung keine weitere Antwort auf deine Bewerbung erhalten hast. Im verlinkten Artikel erfährst du noch mehr über optimale Strategien und erhältst Muster für deine Nachfassbriefe.

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Zum guten Schluss

Die Bewerbung per E-Mail ist schon längst eine anerkannte und weitverbreitete Bewerbungsart, bei der einige Formalien und Details zu beachten sind. Wenn du die typischen Fehler vermeidest und mit deiner E-Mail-Bewerbung einen professionellen Eindruck deiner Arbeitsweise vermittelst, sammelst du schon die ersten Pluspunkte. Die 10½ goldenen Regeln dieses Artikels helfen dir dabei.

Bei weiteren Fragen rund um die E-Mail-Bewerbung schreibe gerne einen Beitrag im Bewerbungsforum oder hinterlasse unter diesem Artikel einen Kommentar. Viel Erfolg bei deinen E-Mail-Bewerbungen.

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Wenn du noch Fragen hast, dann hinterlasse gerne einen Kommentar. Als Alternative kannst du auch im Bewerbungsforum einen Beitrag verfassen. Viel Erfolg beim Bewerben!

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