Da du auch noch berufliche bzw. schulische und private Termine hast oder sich Gesprächstermine bei potentiellen Arbeitgebern überschneiden können, musst du manchmal Vorstellungsgespräche verschieben. Das ist dein gutes Recht und macht auch keinen schlechten Eindruck. In diesem Artikel erhältst du Tipps und Musterformulierungen für die Verschiebung von Vorstellungsgesprächen, Einstellungstests, Probearbeiten oder Assessment-Centern.
Typische Gründe für Verschiebung eines Vorstellungsgesprächs
Die Gründe für eine Verschiebung eines Vorstellungsgesprächs sind vielfältig. Der konkrete Grund kann dir schon mit dem Einladungsschreiben bekannt sein oder eher kurzfristig auftreten, sodass du unter Umständen sogar das Vorstellungsgespräch am selben Tag verschieben musst. Zu den typischen Gründen für den Wunsch nach einer Verschiebung gehören:
- Lange geplanter Urlaub
- Todesfall bzw. Beerdigung im engeren Familienkreis
- Nicht verschiebbare Klausuren und Prüfungen
- Keine Freistellung auf Arbeit
- Wichtiger Arzttermin
- Kurzfristige Krankheit
- Unfall am Tag der Anreise
- Termin generell zu kurzfristig (zum Beispiel einen Tag vorher)
Zu den häufigsten Gründen für eine Terminverschiebung erhältst du noch ein paar weitere Tipps.
➤ #1 Vorstellungsgespräch verschieben wegen anderem Vorstellungsgespräch
Als Bewerber bewirbst du dich im Regelfall nicht nur bei einem einzigen Arbeitgeber. Natürlich kann es daher vorkommen, dass du Einladungen zu zwei Vorstellungsgesprächen am selben Tag erhältst.
Selbst wenn du zeitlich beide Vorstellungsgespräche theoretisch wahrnehmen könntest, bedeuten zwei Vorstellungsgespräche an einem Tag viel Stress: in der Vorbereitung und am Tag der Vorstellungsgespräche selbst. Du hast zudem nicht ausreichend Zeit, dein erstes Vorstellungsgespräch zu reflektieren und Schlussfolgerungen daraus zu ziehen.
Gerade wenn die zeitlichen Abstände zwischen zwei Vorstellungsgesprächen relativ kurz sind, dann können einige Gegebenheiten dazu führen, dass du beim ersten Vorstellungsgespräch in Zeitnot gerätst und den Ort des zweiten Vorstellungsgesprächs nicht rechtzeitig erreichst. Daher solltest du nur ein Vorstellungsgespräch pro Tag wahrnehmen.
Bei mehreren Vorstellungsgesprächen am selben Tag musst du bei deiner Bitte um Verschiebung auf einen anderen Tag nicht den wahren Grund nennen, obwohl es normal ist, dass ein Bewerber sich nicht nur bei einem Arbeitgeber bewirbt. Schließlich lädt der Arbeitgeber auch nicht nur einen Bewerber zum Vorstellungsgespräch ein.
Alternativ kannst du darum bitten, dass ein Vorstellungsgespräch nach vorne verschoben wird, sodass mehrere Stunden zwischen den Bewerbungsgesprächen liegen. Dies solltest du allerdings nur machen, wenn es terminlich anders nicht geht, die Örtlichkeiten mit wenig Fahrtzeit erreichbar sind und die Vorstellungsgespräche eher für Nebenjobs, Praktika oder Aushilfsjobs sind.
➤ #2 Vorstellungsgespräch aus beruflichen Gründen verschieben
Außerdem erhöhen sich die Schwierigkeiten der Terminabstimmung, wenn du noch in einem aktuellen Beschäftigungsverhältnis stehst und dein Arbeitgeber vielleicht sogar gar nichts von deinen Wechselabsichten weiß – was dein gutes Recht ist. In diesem Fall müsstest du die Termine für ein Vorstellungsgespräch mit deinen Arbeitszeiten abstimmen und dir gegebenenfalls Urlaub nehmen.
Wenn das Bewerbungsgespräch mit einem wichtigen beruflichen Termin kollidiert, dann bist du zur Verlegung gezwungen. Auch in diesem Fall musst du den wahren Grund nicht nennen, aber kannst das durchaus machen. Wichtig ist nur, dass du auch Ersatztermine anbietest, damit der potentielle Arbeitgeber nicht an der Ernsthaftigkeit deiner Wechselabsichten zweifelt.
➤ #3 Vorstellungsgespräch kurzfristig verschieben wegen Krankheit
Manchmal machen dir auch unvorhergesehene Ereignisse einen Strich durch die Rechnung, sodass du dein Vorstellungsgespräch kurzfristig absagen bzw. verschieben musst. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn du erkrankst und deswegen den Gesprächstermin nicht wahrnehmen kannst. Informiere in diesem Fall immer so schnell wie möglich den Arbeitgeber und bitte um eine Terminverschiebung.
Nicht immer ist die Absprache eines neuen Gesprächstermins sofort möglich, zum Beispiel weil auch nicht klar ist, wie lange deine Erkrankung dauern wird. Aber mit der Information des Arbeitgebers hast du deine Pflicht getan, damit die Mitarbeiter nicht uninformiert auf dich warten müssen.
Kann man ein Vorstellungsgespräch verschieben?
Wenn dir eine Terminüberschneidung schon mit der Einladung zum Vorstellungsgespräch bekannt ist, dann solltest du so schnell wie möglich den Arbeitgeber informieren und um einen alternativen Gesprächstermin bitten. Natürlich klärst du erst vorher ab, ob es nicht auch eine alternative Lösung gibt. Es gilt immer: informiere den Arbeitgeber so schnell wie möglich, sobald du weißt, dass du einen vorgeschlagenen Termin nicht wahrnehmen kannst.
Die Arbeitgeber wissen in der Regel auch, dass Bewerber noch ein berufliches bzw. schulisches und privates Leben haben und nicht zu jedem Gesprächstermin flexibel sind. Daher macht es auch keinen schlechten Eindruck, darum zu bitten, einen vorgeschlagenen Termin höflich zu verschieben. Und wenn du an der Notwendigkeit der Terminverlegung nichts ändern kannst, dann musst du auch kein schlechtes Gewissen haben.
Wenn du terminlich dazu gezwungen bist, dann kannst du ein Vorstellungsgespräch zweimal verschieben. Selbstverständlich bist du immer auch auf das Wohlwollen des Arbeitgebers angewiesen. Darüber kommt es auch häufig vor, dass ein Arbeitgeber das Vorstellungsgespräch verschiebt. Auch dann muss ein neuer Termin vereinbart werden.
Telefonische und schriftliche Bitte um Terminverschiebung
Du kannst ein Vorstellungsgespräch telefonisch, persönlich, schriftlich oder per E-Mail verschieben. Wenn du einen konkreten Ansprechpartner mit einer Telefonnummer hast, dann ist die telefonische Variante am schnellsten und sichersten, da du so eine Rückkopplung erhältst und dich relativ schnell auf einen neuen Gesprächstermin einigen kannst. Die telefonische Kontaktaufnahme ist auch besonders kurzfristigen Absagen notwendig. Daher solltest du die Telefonnummer der Ansprechpartner parat haben.
Die Terminverschiebung per E-Mail wird allerdings von den meisten Bewerbern bevorzugt. Im E-Mail-Text bedankst du dich für die Einladung zum Bewerbungsgespräch und bringst darüber deine Freude zum Ausdruck. Außerdem solltest du immer um einen alternativen Gesprächstermin bitten, wobei du selbst alternative Gesprächstermine vorschlägst oder deine schon verplanten Tage nennst.
➤ Folgendermaßen könnte ein Muster für das Verschieben eines Vorstellungsgesprächs aussehen
„Sehr geehrte Frau Müller,
vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch in Ihrem Hause, worüber ich mich sehr gefreut habe, da Sie mein bevorzugter Arbeitgeber sind und ich meine berufliche Zukunft bei Ihnen sehe.
Leider habe ich am gewünschten Gesprächstag einen schon lange geplanten privaten Termin, sodass es mir nicht möglich ist, den von Ihnen genannten Gesprächstermin wahrzunehmen.
Ich bitte Sie, das Vorstellungsgespräch zu verschieben mir einen alternativen Gesprächstermin anzubieten, damit ich Sie von meiner beruflichen und persönlichen Eignung überzeugen kann. Bis auf den 14.04. und den 23.04. bin ich im nächsten Monat terminlich nicht weiter eingeschränkt. Rufen Sie mich auch gerne unter 01234/56789 an, um einen Gesprächstermin zu vereinbaren. Vielen Dank im Voraus.
Mit freundlichen Grüßen“
➤ Ein weiteres Muster für den Verschiebungswunsch eines Einstellungstest
„Sehr geehrte Frau Bauer,
über Ihre Einladung zu einem Einstellungstest am 14.05. um 10 Uhr bin ich sehr erfreut, da ich gerne bei Ihnen eine Ausbildung absolvieren möchte.
Leider habe ich bis zum 16.05. noch wichtige Abschlussprüfungen, die selbstverständlich nicht verschoben werden können. Ich bitte Sie daher, mir andere Termine für einen Einstellungstest anzubieten. Nach dem 16.05. bin ich terminlich nicht mehr eingeschränkt und für Ihre Terminvorschläge offen.
Ich bitte um Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen“
➤ Ein Beispiel für die Verschiebung eines Probetages
„Sehr geehrte Frau Meier,
ich bedanke mich recht herzlich für die Einladung zum Probearbeiten am 15.06. in Ihrer Filiale. Darüber habe ich mich sehr gefreut, da ich gerne ein Teil Ihres Teams sein möchte.
Aber leider kann ich diesen Termin aus privaten Gründen nicht wahrnehmen. Ich bitte Sie daher um eine Verschiebung des Probetages und freue mich über neue Terminvorschläge. An den anderen Wochentagen bin ich flexibel verfügbar. Für eine kurzfristige Terminabsprache können Sie mich auch gerne unter 0123/456789 telefonisch kontaktieren.
Mit freundlichen Grüßen“
➤ Eine weitere Vorlage für die Verschiebung eines Vorstellungsgesprächs
„Sehr geehrte Frau Schulze,
leider muss ich Ihnen kurzfristig mitteilen, dass ich mein Vorstellungsgespräch am 15.07. um 13 Uhr aufgrund eines Todesfalls im engsten Familienkreis leider nicht wahrnehmen kann. Ich bitte Sie um Ihr Verständnis und um eine Verlegung des Vorstellungsgesprächs. Ich werde mich nach der Beerdigung am 20.07. bei Ihnen telefonisch melden, um einen neuen Gesprächstermin abzustimmen.
Mit freundlichen Grüßen“
Terminverschiebung nicht möglich
Ein Arbeitgeber, der für den Wunsch der Verschiebung kein Verständnis hat, ist im Arbeitsleben wahrscheinlich auch kein guter Arbeitgeber. Schließlich bitten viele Arbeitgeber in ihrer Einladung zum Vorstellungsgespräch extra darum, den Termin zu bestätigen bzw. eben zu verschieben oder abzusagen.
Allerdings kann der Arbeitgeber aus organisatorischen Gründen dem Verschiebungswunsch nicht immer zustimmen. Dann lässt sich daran wenig ändern. Wenn du beim Arbeitgeber höflich nachfragst, ob der Termin für das Vorstellungsgespräch verschoben werden kann, solltest du vor allem auch alternative Termine vorschlagen bzw. deine weiteren geblockten Termine angeben.
Keine Antwort auf Bitte um Terminverlegung
Wenn du auf deine schriftliche Bitte um eine Terminverschiebung keine Antwort erhältst, dann solltest du noch einmal nachhaken: am besten telefonisch. Denn es kann sein, dass deine E-Mail oder dein Brief die zuständige Ansprechpartnerin noch nicht erreicht hat oder die Antwort an dich aus technischen Gründen nicht angekommen ist.
Also gehe mit einer telefonischen Nachfrage noch einmal auf Nummer sicher. Wende dich daher an die im Einladungsschreiben genannten Ansprechpartner, die in den meisten Fällen auch mit einer Telefonnummer vermerkt sind. Falls dir noch keine Telefonnummer bekannt ist, dann rufe die zentrale Telefonnummer des Arbeitgebers an und lasse dich an die zuständigen Ansprechpartner vermitteln.
Für Terminverschiebung bedanken
Sofern du die Terminabstimmung nicht telefonisch vornimmst, sondern schriftlich einen neuen Terminvorschlag bekommst, dann bestätige diesen neuen Gesprächstermin und bedanke dich. Dazu musst du nicht unnötig viel schreiben.
Eine Formulierung als Bestätigung und Dank für den neuen Gesprächstermin:
„Sehr geehrte Frau Wolf,
vielen Dank Ihre schnelle Antwort und den neuen Terminvorschlag für den 15.10. um 10 Uhr, den ich gerne wahrnehme.
Ich freue mich darauf, Sie in einem Vorstellungsgespräch von meiner Eignung zu überzeugen.
Mit freundlichen Grüßen“
Schlussbemerkung zum Verschieben des Vorstellungstermins
Wenn der Vorstellungstermin mit anderen beruflichen bzw. schulischen oder privaten Terminen kollidiert, dann ist eine Verlegung des Vorstellungsgesprächs, Einstellungstests, Probearbeitens oder Assessment-Centers völlig in Ordnung. Denn beide Seiten müssen immer Zeit haben. Daher bitte so früh wie nötig um eine Verschiebung des Termins.
Auch bei kurzfristigen Verhinderungen wie Krankheiten, Unfall oder Todesfall in der Familie solltest du den Arbeitgeber so schnell wie möglich informieren und um eine Verlegung des Vorstellungstermins bitten.
Falls du noch weitere Fragen hast, schreibe gerne einen Kommentar oder einen Beitrag im Bewerbungsforum.
