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Vorstellungsgespräch absagen – Bewerbung zurückziehen

Wenn Sie ein Vorstellungsgespräch nicht wahrnehmen können oder wollen, dann müssen Sie den Arbeitgeber immer so schnell wie möglich darüber informieren; am besten telefonisch. Das gebieten die Höflichkeit und der Anstand. Ein Vorstellungsgespräch sollten Sie nie leichtfertig absagen, denn jedes Vorstellungsgespräch ist immer auch eine Art Training und verbessert die Chance auf eine Stelle. Wenn Sie Angst davor haben, mit einer Absage einen schlechten Eindruck beim Arbeitgeber zu hinterlassen, dann bedenken Sie, dass dieser schlechte Eindruck ohne Absage erst recht bestehen würde.


Gründe für eine Absage können vielfältig sein

Die Gründe für eine Absage eines Vorstellungsgesprächs können unterschiedliche Gründe haben. So können Sie beispielsweise einen vorgeschlagenen Gesprächstermin schon mit dem Empfang der Einladung langfristig absagen. Oder Sie tätigen eine Absage beispielsweise sehr kurzfristig aufgrund einer Erkrankung. Folgende Gründe treten besonders häufig bei einer Absage auf:

  • Stelle nicht mehr interessant: Zwischen dem Absenden der Bewerbung und einer Einladung zu einem Vorstellungsgespräch können Wochen oder gar Monate vergehen. So ändert sich unter Umständen die persönliche Bewerbungssituation des Bewerbers, so dass ein Arbeitgeber mit seinen Bedingungen einfach nicht mehr interessant genug ist. Dann sollten Sie das Vorstellungsgespräch absagen.
  • Geplante berufliche, schulische oder private Termine: Außerdem kann es vorkommen, dass der vorgeschlagene Gesprächstermin mit dem Zeitpunkt und der potentiellen Dauer mit anderen nicht verschiebbaren beruflichen, schulischen oder privaten Terminen kollidiert: zum Beispiel mit einer Klausur in der Schule, mit einem schon fest gebuchten Urlaub oder mit einer wichtigen Besprechung beim derzeitigen Arbeitgeber. Dann sollten Sie das Vorstellungsgespräch allerdings nicht direkt absagen, sondern immer verschieben.
  • Zusage eines anderen Arbeitgebers: Darüber hinaus bewerben Sie sich im Rahmen eines Bewerbungsprozesses nicht nur bei einem Arbeitgeber. So können Sie noch eine Einladung zum Vorstellungsgespräch zugesendet bekommen, obwohl Sie schon eine Zusage von einem anderen Arbeitgeber haben. Auch dann sollten Sie so schnell wie möglich absagen und Ihre Bewerbung zurückziehen.
  • Zu weite Anreise: Die Anreise und die Abreise über eine größere Entfernung und gegebenenfalls die Übernachtung sind für den Bewerber immer mit hohen Reisekosten verbunden. Gerade wenn der Bewerber über kein geregeltes Einkommen verfügt und wenn Arbeitgeber die Fahrtkosten nicht übernehmen, können mehrere Vorstellungsgespräche in einem kurzen Zeitraum zu hohen Kosten führen. So muss ein jeder Bewerber abwägen, welches Vorstellungsgespräch abgesagt oder zugesagt wird.
  • Kurzfristige Erkrankung: Dieser Grund ist natürlich gerade am Tag des Gesprächstermins äußerst ungünstig, aber leider nicht änderbar. Da der Arbeitgeber fest mit Ihnen rechnet, sollten Sie das Vorstellungsgespräch telefonisch absagen. Dies sollte allerdings keine generelle Absage sein, sondern auch nur eine Verschiebung. Sobald Sie wieder gesund sind, sollten Sie einen neuen Gesprächstermin vereinbaren. Es ist allerdings klar, dass der Arbeitgeber in der Zwischenzeit Vorstellungsgespräche mit anderen Bewerbern führen und häufig auch schon eine endgültige Entscheidung treffen wird. Sie sollten das Vorstellungsgespräch daher nur absagen, wenn Sie wirklich aufgrund einer Erkrankung körperlich nicht zur Teilnahme an einem Vorstellungsgespräch in der Lage sind.
  • Mehrere Vorstellungsgespräche gleichzeitig: Wenn Sie viele Bewerbungen verschicken, dann kann es vorkommen, dass Sie Gesprächstermine für den gleichen Zeitpunkt vorgeschlagen bekommen. Dann müssen Sie ein Vorstellungsgespräch absagen bzw. verschieben. In der Regel sollten Sie den Gesprächstermin bei demjenigen Arbeitgeber absagen, bei dem Sie nach Abwägung aller Ihnen wichtigen Kriterien weniger gerne arbeiten wollen.
  • Unvorhersehbare berufliche, schulische oder private Termine: Schlussendlich kann es auch vorkommen, dass Sie ein schon wieder zugesagtes Vorstellungsgespräch wieder absagen müssen, zum Beispiel aufgrund eines Trauerfalls oder einer wichtigen vorgezogenen Operation. Natürlich ist so eine Absage nicht der Idealfall, aber mit Ehrlichkeit hinterlassen Sie einen guten Eindruck. Sie sollten beim Arbeitgeber nur nicht den Eindruck erwecken, als wenn das Vorstellungsgespräch Ihnen nicht wichtig wäre. Deshalb bieten Sie bei solchen Gründen auch immer gleich mehrere alternative Gesprächstermine an.
  • Keine Lust auf das Vorstellungsgespräch: Auch Lustlosigkeit kommt bei Bewerbern aus den unterschiedlichsten Gründen vor. Trotzdem ist ein Nicht-Erscheinen kein gutes Benehmen. Sie wollen schließlich auch nicht kommentarlos versetzt werden. Nehmen Sie Ihren ganzen Mut zusammen und sagen Sie das Vorstellungsgespräch ab. Denn man trifft sich immer zweimal im Leben.

In einem telefonischen Gespräch können Sie die Absage schneller und besser kommunizieren. Besonders wenn Sie einen alternativen Gesprächstermin anstreben oder wenn die Absage sehr kurzfristig erfolgt, dann sollten Sie das Telefonat bevorzugen. Außerdem können Sie Ihre Absage so besser erklären. Bei einer kurzfristigen Erkrankung ist ein Telefonanruf immer besser, weil Sie so schneller einen geeigneten Ansprechpartner erreichen. In diesem Telefonat weisen Sie darauf hin, dass es Ihnen aufgrund der Erkrankung nicht möglich ist, den Vorstellungstermin wahrzunehmen. Falls Sie telefonisch keinen geeigneten Ansprechpartner erreichen, dann schreiben Sie dem Arbeitgeber wenigstens eine E-Mail.


Checkliste Vorstellungsgespräch

Mit dieser Checkliste behalten Sie den Überblick über alle wichtigen Punkte zum Vorstellungsgespräch:

  • Organisatorische Vorbereitung
    • Bestätigung der Einladung
    • Optische Erscheinung
    • Anreise
    • Unterlagen
  • Inhaltliche Vorbereitung
  • Im Gespräch
  • Nachbereitung


Download der Checkliste für das Vorstellungsgespräch als PDF-Dokument.



Vorstellungsgespräch richtig absagen - Beispiele für den E-Mail-Text

Wenn Sie ein Vorstellungsgespräch absagen, dann bedanken Sie sich erst mal für die Einladung. Denn offensichtlich haben Sie den Arbeitgeber mit Ihren Bewerbungsunterlagen überzeugt. Sie brauchen nicht immer den wahren Grund nennen, vor allem wenn Sie auch keinen alternativen Gesprächstermin wahrnehmen wollen. Mit Ehrlichkeit erhalten Sie für Ihre Absage allerdings eher Verständnis.

Beispiel für Absage aufgrund einer Zusage durch einen anderen Arbeitgeber:

"Sehr geehrte Frau Müller,

ich bedanke mich recht herzlich für die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch mit Ihnen am 15.07 um 11 Uhr. Allerdings habe ich mich zwischenzeitlich für eine andere Stelle entschieden, so dass ich das Vorstellungsgespräch bei Ihnen absagen möchte, obwohl ich auch gerne bei Ihnen gearbeitet hätte. Ich bitte Sie um Ihr Verständnis.

Für Ihr Interesse an meiner Person bedanke ich mich recht herzlich.

Mit freundlichen Grüßen"

Ein weiteres Beispiel für ein Absageschreiben aufgrund einer Stellenzusage durch anderen Arbeitgeber:

"Sehr geehrte Frau Müller,

für Ihr Interesse an meiner Mitarbeit und für die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch am 15.07 bedanke ich mich recht herzlich. Es erfüllt mich mit Stolz, von Ihnen als fachlich geeignet eingestuft worden zu sein.

Mit dem heutigen Tage habe ich allerdings ein Arbeitsangebot von einem anderen Unternehmen angenommen, so dass ich den vereinbarten Gesprächstermin nicht wahrnehmen werde. Ich bitte um Ihr Verständnis.

Bei der Mitarbeitersuche wünsche ich Ihnen viel Erfolg.

Mit freundlichen Grüßen"

Beispiel für Absage aufgrund veränderter Bewerbungssituation:

"Sehr geehrte Frau Müller,

über Ihre Einladung zu einem Vorstellungsgespräch am 15.07 habe ich mich sehr gefreut. Gerne hätte ich mich bei Ihnen persönlich vorgestellt und Sie von meinen Fähigkeiten überzeugt. Da sich jedoch meine berufliche Perspektive geändert hat, muss ich das Vorstellungsgespräch leider absagen.

Für das mir entgegengebrachte Vertrauen bedanke ich mich recht herzlich und wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Stellenbesetzung.

Mit freundlichen Grüßen"

Beispiel für Absage aufgrund einer kurzfristigen Erkrankung:

"Sehr geehrte Frau Müller,

leider muss ich den für morgen vereinbarten Gesprächstermin aufgrund eines akuten gesundheitlichen Problems absagen. Ein ärztliches Attest kann ich Ihnen bei Bedarf gerne vorlegen. Da ich gerne bei Ihnen eine Ausbildung absolvieren möchte, bitte ich Sie zudem um einen alternativen Gesprächstermin. In etwa zwei Wochen wird meine Erkrankung abgeklungen sein, so dass ich Ihnen den 15.07 und den 17.07 jeweils ganztags vorschlage.

Für womöglich entstehende Unannehmlichkeiten bitte ich Sie um Entschuldigung.

Mit freundlichen Grüßen"

Eine fehlende Rückmeldung kann sich später rächen

Wenn Sie sich beim Arbeitgeber nicht zurückmelden und den vorgeschlagenen Gesprächstermin nicht bestätigen oder einen vereinbarten Vorstellungstermin nicht wahrnehmen, dann macht dies einen schlechten Eindruck, der sich auch rächen kann. Denn vielleicht gibt es von diesem Arbeitgeber in ein paar Monaten eine interessante Stelle oder der Personalverantwortliche wird bei einem anderen Arbeitgeber tätig und erinnert sich an Ihr Verhalten bei einer späteren Bewerbung. "Man trifft sich immer zweimal im Leben" tritt häufig dann ein, wenn man gar nicht damit rechnet.

In der einen oder anderen Bewerbungssituation kann es hilfreich sein, ein Vorstellungsgespräch trotzdem wahrzunehmen, obwohl Sie es eigentlich absagen wollen. Denn zum einen trainieren Sie mit jedem Vorstellungsgespräch auch Ihre Vortragstechnik und Antwortsicherheit. Zum anderen können Sie wichtige Kontakte zu einem Arbeitgeber aufbauen, die Ihnen später nützlich sein können. Schlussendlich sollten Sie bedenken, dass Sie in einem Vorstellungsgespräch viele Informationen über den Arbeitgeber und die Aufgaben der Stelle erhalten, die auch Ihre Entscheidung für oder gegen eine Stelle beeinflussen können. Eine Auswahl mehrerer geeigneter Stellen ist für Sie als Bewerber immer am optimalsten.

Weitere Informationen zum Vorstellungsgespräch


 
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