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Ausbildung Kauffrau für Bürokommunikation & Kaufmann für Bürokommunikation

Im Großen und Ganzen kann man sagen, dass man als Kaufmann bzw. Kauffrau für Bürokommunikation die Aufgaben einer Sekretärin bzw. eines Sekretärs übernimmt. Zu den allgemein typischen Aufgaben gehören für die Kaufleute vor allem solche Dinge, die für einen reibungslosen Arbeitsablauf im organisatorischen Bereich unbedingt erforderlich sind. Das sind zum Beispiel Terminvereinbarungen und die Überwachung des Terminkalenders. Die Ausbildung dauert 3 Jahre und findet überall dort statt, wo Büroarbeiten organisiert werden müssen.

Schwerpunkte bei der Arbeit als Kaufmann bzw. Kauffrau für Bürokommunikation

Ganz wichtig ist für den Kaufmann bzw. die Kauffrau für Bürokommunikation der Telefondienst, das heißt die Abwicklung aller nötigen Gespräche sowie Annahme und Weiterleitung von Kundenanfragen. Die Anfertigung von Geschäftsbriefen und Schreiben nach Diktat gehört ebenso zu den täglichen Anforderungen wie die Postein- und -ausgangsbearbeitung. In vielen Unternehmen gehören für die Kaufleute für Bürokommunikation auch vorbereitende Tätigkeiten zum Berufsalltag. Das können beispielsweise Schreiben oder Geschäftsbriefe sein, aber auch die Vorbereitung von Arbeitsverträgen für neu einzustellende Mitarbeiter.

Viele Vorgesetzte wünschen sich zu ihrer Entlastung, dass die Kaufleute für Bürokommunikation so viel wie möglich selbst erkennen und zur Unterschrift vorbereiten. Das bedeutet, dass so eine Stelle auch mit einer gewissen Verantwortung verbunden ist, auch wenn meist angenommen wird, dass es sich generell nur um unterstützende Tätigkeiten handelt.

Ein sehr interessantes und abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld ist das Schreiben von Anträgen. Auch dabei wird die Arbeit von Bürokommunikationsleuten benötigt. Solche Antragstellungen werden oft in der gesamten Abteilung verteilt und jeder schreibt einen Teil davon. Die Zusammenstellung der einzelnen Kapitel fällt dann in den Aufgabenbereich einer einzelnen Person; oft ist dies der Kaufmann bzw. die Kauffrau für Bürokommunikation. Je nach Qualifikation des Bearbeiters und Inhalt solcher Anträge ist die Arbeit mit Bildbearbeitungs- oder Grafikprogrammen erforderlich. Auch Kenntnisse in Tabellenkalkulationsprogrammen sind von Vorteil, da oft Finanzplanungen für zwei oder drei Jahre entworfen werden müssen.

Schon seit langem ist es nicht mehr so, dass die Sekretärin automatisch für das Kaffee kochen für die ganze Abteilung verantwortlich ist. Werden aber Gäste erwartet, fällt die Vorbereitung eines Meetings und die Begrüßung der Besucher doch oft in den Aufgabenbereich der Kommunikationsfachleute.

Als Kaufmann bzw. Kauffrau für Bürokommunikation hat man ein sehr abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Tätigkeitsgebiet. Solche Arbeitskräfte sind nach einer guten Einarbeitung nicht ohne weiteres austauschbar. Sie kennen die Abläufe der gesamten Abteilung - sei es nun in personal- oder haushaltstechnischen Dingen, bei Organisation oder allgemeiner Verwaltung - und wissen im Groben meist über die Verfahrensweisen in anderen Abteilungen beziehungsweise im gesamten Unternehmen Bescheid.

Allgemeines Anforderungsprofil als Kauffrau für Bürokommunikation

Für einen Kaufmann bzw. eine Kauffrau für Bürokommunikation sind das Telefon und der Computer die wichtigsten Arbeitsmittel überhaupt. Sie sollten also diese Kommunikationsanlagen möglichst perfekt beherrschen. Außerdem muss man sich gut mit Computern und den wichtigsten Programmen auskennen, um sie sicher anwenden zu können. Weiterhin ist eine Voraussetzung für den Beruf, dass man sich nicht scheut, mit anderen Menschen zu reden und auf Fremde zuzugehen. Wie der Name des Berufs schon sagt, sollte man demnach kommunikationsfreudig und offen sein.

Weiterbildung als Kauffrau für Bürokommunikation

Nach einer erfolgreich absolvierten Ausbildung können weitere Qualifizierungen erfolgen, so zum Beispiel im kaufmännischen Bereich. Durch entsprechende Weiterbildungen im Bereich Rechnungs- oder Steuerwesen, Lohnbuchhaltung oder Personalwesen können sich Kaufleute für Bürokommunikation zu einer unentbehrlichen Fachkraft für den jeweiligen Arbeitgeber entwickeln.

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