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Ausbildung Bürokauffrau & Bürokaufmann

Bürokaufleute müssen heutzutage Allrounder sein. Sie werden ebenso in Einkauf und Verkauf eingesetzt wie in der Buchhaltung, der Personalabteilung oder als Sachbearbeiter in allgemeinen Sekretariaten. Sie organisieren und verwalten in Finanzabteilungen, in der Materialwirtschaft und im Personalwesen.

Ein guter Realschulabschluss ist Voraussetzung für eine Ausbildung zum Bürokaufmann bzw. zur Bürokauffrau. Inzwischen ist die Beherrschung mindestens einer Fremdsprache selbstverständlich. Die Ausbildung zum Bürokaufmann bzw. zur Bürokauffrau dauert 3 Jahre und findet praktisch in allen Unternehmen statt, da überall Büroarbeiten anfallen.

Allgemeine Schwerpunkte bei der Arbeit als Bürokaufmann bzw. Bürokauffrau

Wichtig ist es für Bürokaufleute, die verschiedenen parallel anfallenden Bürotätigkeiten so nach Dringlichkeit und Anspruch zu gewichten, dass sie nicht nur termingerecht erledigt, sondern dass alltägliche Aufgaben wie Telefonate, Diktate, das Erstellen und Bearbeiten von Präsentationen oder von Rechnungen, das kurzfristige Buchen von Tickets oder die Organisation von Konferenzen ebenfalls noch mit dem Terminplan koordiniert werden können.

Die klassischen Sekretariatsaufgaben wie Terminverwaltung oder das selbständige Korrespondieren mit Geschäftspartnern kommen hinzu. Bei all diesen Tätigkeiten machen sich Bürokaufleute die elektronische Datenverarbeitung zu Nutze. Die Beherrschung der üblichen Hard- und Software gehört deshalb zu grundsätzlich vorausgesetzten Fähigkeiten einer Bürokauffrau bzw. eines Bürokaufmanns.

Das formvollendete Beherrschen der gängigen Hilfsmittel, Verschwiegenheit und Gesetzestreue sind jedoch als Eigenschaften für gute Bürokaufleute nicht ausreichend, denn das Büro ist ein Ort, an dem Informationen zusammenlaufen, gefiltert, aufbereitet und weitergegeben werden. Die an diesen Prozessen beteiligten Personen haben ihre Vorlieben und Abneigungen, Wünsche und Probleme. Deshalb ist neben der Fähigkeit zu zügigem, schnellem und gründlichem Arbeiten psychologisches Geschick, Aufmerksamkeit, Feinfühligkeit und nicht selten auch emotionelle Belastbarkeit gefragt.

Allgemeines Anforderungsprofil als Bürokauffrau bzw. Bürokaufmann

Die erfolgreiche Arbeit ist nicht nur von der perfekten Aufbereitung des Materials abhängig, sondern auch von der Motivation aller an ihr beteiligten Mitarbeiter. Interne Spannungen, Ungeduld und Missverständnisse bleiben dabei nicht aus. Bürokaufleute benötigen somit insbesondere diplomatisches Gespür für ihre Kommunikationspartner, wobei nicht nur die Wirkung nach außen (bei Kunden, Klienten etc.) eine zentrale Rolle spielt, sondern erst recht der Umgang der Mitarbeiter untereinander.

Für eine gute Atmosphäre zu sorgen, ist vornehmlich die Aufgabe von Chefs und Managern, doch dazu beitragen muss jeder. Sowohl die individuelle Position in der Firma als auch deren Gesamtleistung hängen wesentlich davon ab, dass ein freundlicher, korrekter und wenn möglich vertrauensvoller Umgangston herrschen, Kritik geäußert werden kann und Vorschläge willkommen sind. Hierfür das Terrain zu bereiten ist ebenso Aufgabe von Bürokaufleuten, wie die in der Jobbeschreibung festgelegten Verwaltungstätigkeiten, Organisations- oder Personalaufgaben.

Weiterbildung als Bürokauffrau bzw. Bürokaufmann

Wer sich nach der Ausbildung zum Bürokaufmann bzw. zur Bürokauffrau weiterbilden möchte, sollte dazu die Gelegenheit ergreifen, egal ob privat oder extern gefördert. Die ständige Weiterbildung ist für das berufliche Fortkommen von Bürokaufleuten unabdingbar. Die Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sind dabei sehr vielfältig und gleichzeitig fast unüberschaubar. Das Spektrum der Möglichkeiten steht dabei im Spannungsfeld einer generalistischen oder einer spezifischen Aneignung von Kenntnissen und Fähigkeiten im fachlichen sowie persönlichen Bereich.

Die fachspezifische Weiterbildung bezieht sich auf die Spezialisierung in bestimmten Funktionsbereichen, zum Beispiel im Finanz- und Rechnungswesen, in der Personalwirtschaft, im Steuerwesen oder im Vertriebs- und Marketingbereich. Außerdem ist auch eine funktionsübergreifende Spezialisierung möglich, beispielsweise in bestimmten Computerprogrammen, im Bereich Telefonakquise oder Verhandlungsführung. Dazu geeignet sind auch unzählige kaufmännische Fachwirtweiterbildungen.

Besonders qualifizierten Bürokaufleuten steht die Aufnahme eines BWL-Studiums oder vergleichbarer Studiengänge an Fachhochschulen offen. Sie können dann schon vielfältige praktische Erfahrungen vorweisen und die Theorie leichter in den Arbeitsalltag und die Unternehmensprozesse einordnen.

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