Als Bürokauffrau bzw. Bürokaufmann spielst du sowohl in großen als auch in kleinen Unternehmen eine überaus wichtige Rolle in der Büroorganisation. Daher suchen Arbeitgeber qualifizierte Fachkräfte, die organisiert sind, effizient arbeiten und gut kommunizieren, um wichtige Büroaufgaben zu erledigen. In diesem Ratgeber erhältst du neben Tipps auch Muster für eine Bewerbung als Bürokauffrau.
➤ Muster Bewerbung Bürokauffrau mit Erfahrung nach Elternzeit
Für eine Stelle als Bürokauffrau ist dein Lebenslauf nur die Hälfte von überzeugenden Bewerbungsunterlagen. Dein Lebenslauf ist bestens dafür geeignet, einen Überblick über dein Können und deinen Werdegang zu geben.
Dein Anschreiben einer Bewerbung gestaltest du dagegen sehr individuell. Hier kannst du eine persönliche Geschichte erzählen und explizit mit fachlichen Argumenten auf die wichtigsten Anforderungen eingehen.
Die folgende Vorlage für ein Bewerbungsschreiben einer berufserfahrenen Bürokauffrau ist eine Anregung für dein eigenes Anschreiben. Die Bewerberin bewirbt sich um eine Stelle als Bürokauffrau nach der Elternzeit.
Sehr geehrte Frau Schubert,
da ich Erfahrungen in der Planung und Koordination betriebsinterner Abläufe sowie in allgemeinen Bürotätigkeiten besitze und gerne mit verschiedenen IT-Programmen arbeite, spricht mich Ihre Stelle als Bürokauffrau besonders an. Gerne möchte ich die Geschäftsführung umfassend unterstützen, für einen effektiven Sekretariatsablauf sorgen und auch Verantwortung für eigene Projekte übernehmen.
Als gelernte Bürokauffrau bin ich flexibel einsetzbar, da mir sämtliche Bereiche eines gut organisierten Büros bekannt sind. Von der Standardkorrespondenz über die Termin-, Reise- und Veranstaltungsplanung bis hin zur Registratur, dem Schreiben nach Diktat oder der Auftragsbearbeitung bearbeite ich alle bürotypischen Aufgaben selbstständig. Ich bilde mich kontinuierlich weiter und gebe als freie Dozentin Seminare im Bereich Büroorganisation, Telefonmarketing und IT-Anwendungen.
Vor meiner Elternzeit gehörten als Projektmanagementassistentin bei [Firma] die Terminkoordination und die Überwachung von mehrsprachigen Projekten zu meinen Hauptaufgaben. Bei der Abstimmung der Arbeitsprozesse zwischen mehreren Abteilungen erwiesen sich mein Kommunikationsgeschick und meine Teamfähigkeit als großer Vorteil.
Während meiner Tätigkeit als Bürokauffrau in einem Tonstudio erledigte ich sämtliche Back-Office-Aufgaben, um den reibungslosen Verlauf von Audioproduktionen zu gewährleisten. Mit organisatorischem Talent managte ich sowohl Verwaltungstätigkeiten rund um Angebote, Rechnungen und Zahlungseingänge als auch Terminabsprachen. Da die Betreuung meines Sohnes jetzt durch eine Kindertagesstätte abgesichert ist, ist es Zeit für eine neue berufliche Herausforderung in Teilzeit.
Aufgrund meiner beruflichen Erfahrungen beherrsche ich die Office-Anwendungen und erledige routiniert alle anfallenden Sekretariatsaufgaben, angefangen vom kaufmännischen Schriftverkehr über E-Mail- und Internetnutzung bis hin zur Terminverwaltung und der Kundenbetreuung.
Als Bürokauffrau im kaufmännischen Bereich möchte ich Sie beim laufenden Tagesgeschäft unterstützen und Ihre interne und externe Kommunikation erfolgreich mitgestalten. Wenn Sie an so einer Bürokauffrau interessiert sind, dann nehmen Sie noch heute Kontakt mit mir auf.
Mit freundlichen Grüßen
➤ Vorlage Bewerbungsschreiben Ausbildung Bürokauffrau
Für eine Bewerbung um einen Ausbildungsplatz zur Bürokauffrau muss dein Bewerbungsanschreiben selbstverständlich ebenfalls überzeugend sein. Das folgende Muster dient dir als Beispiel für eigene Überlegungen.
Sehr geehrte Frau Haber,
mein zweiwöchiges Betriebspraktikum in Ihrem Hause hat mich davon überzeugt, dass mir eine Ausbildung zur Bürokauffrau bei Ihnen beste berufliche Chancen bietet. Daher bewerbe ich mich mit voller Motivation bei Ihnen.
Während meines Praktikums bei Ihnen erhielt ich vor allem einen Einblick in die Postbearbeitung, in die Erstellung von Dokumenten und in die organisatorischen Abläufe Ihres Betriebs. Aufgrund der Hilfe Ihrer Mitarbeiter und meiner schnellen Lernbereitschaft eignete ich mir wichtige Fachkenntnisse an. Das ausgezeichnete Arbeitsklima bestärken mich darin, bei Ihnen eine Ausbildung zur Bürokauffrau zu absolvieren.
Derzeit besuche ich das Goethe-Gymnasium in [Ort], wo mich mein Interesse an Politik und Wirtschaft dazu veranlasste, Gemeinschaftskunde als Neigungsfach zu wählen. In diesem Fach werde ich auch eine schriftliche Abiturprüfung ablegen und dann im [Monat + Jahr] mit dem allgemeinen Abitur abschließen.
Mich zeichnet ein großes Interesse an organisatorischen Tätigkeiten und an wirtschaftlichen Vorgängen aus. Daher übernahm ich letztes Jahr den Vorsitz des Abiturzeitungsteams. Neben der Koordinierung der einzelnen Aufgaben gehört auch die Sponsorensuche zu meinem Aufgabenbereich.
Aufgrund meiner Tätigkeit als Büroaushilfe im elterlichen Betrieb bringe ich schon Vorwissen bei der Beantwortung von Kundenanfragen und bei der Terminkoordinierung mit. Daher beherrsche ich das System des 10-Fingerschreibens. Darüber hinaus besitze ich gute Kenntnisse im Umgang mit modernen Anwendungsprogrammen wie Microsoft Word, Powerpoint sowie Excel und vergleichbaren Office-Programmen.
Wenn Sie in mir eine geeignete Auszubildende sehen, dann freue mich auf Ihre Einladung zu einem Vorstellungsgespräch.
Mit freundlichen Grüßen
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➤ Was macht eine Bürokauffrau und wo arbeitet eine Bürokauffrau?
Als Bürokauffrau musst du heutzutage Allrounderin sein. So kannst du ebenso im Einkauf und Verkauf wie in der Buchhaltung, in der Personalabteilung oder als Sachbearbeiterin in allgemeinen Sekretariaten arbeiten. Als Bürokauffrau kannst du zudem Aufgaben in Finanzabteilungen und in der Materialwirtschaft übernehmen.
Ein guter Realschulabschluss ist Voraussetzung für eine Ausbildung zum Bürokaufmann bzw. zur Bürokauffrau. Inzwischen ist die Beherrschung mindestens einer Fremdsprache selbstverständlich. In der Regel ist das Englisch.
Die Ausbildung zum Bürokaufmann bzw. zur Bürokauffrau dauert drei Jahre. Bürokaufleute sind in allen Bereichen der Wirtschaft und der Verwaltung zu finden. Sie sind an keine spezielle Branche gebunden und damit überall und flexibel einsetzbar.
Sie sind in allen Bereichen eines Unternehmens tätig. Aber auch in der Verwaltung, bei Polizei- und Justizbehörden oder in kommunalen Einrichtungen kommt ihr fundiertes Wissen zum Einsatz. Das macht sie regelrecht zu Allroundgenies.
➤ Welche Aufgaben hat eine Bürokauffrau bzw. ein Bürokaufmann?
Zur wichtigsten Aufgabe einer Bürokauffrau gehört sicherlich die Korrespondenz. In Abhängigkeit von der Größe des Arbeitgebers bist du als Bürokauffrau oft die erste Kontaktperson. Du beantwortest E-Mails, nimmst Anrufe entgegen und leitest sie weiter, organisierst Meetings und schreibst Briefe.
Um die Kommunikation mit den verschiedenen Personen effizient zu gestalten, musst du über alle wesentlichen Abläufe und Fachthemen bestens Bescheid wissen.
Ein wesentlicher Aspekt der Korrespondenz ist die Kundenbetreuung. Denn du beantwortest natürlich die Kundenanfragen, löst Probleme der Kunden und sorgst mit deinem Engagement für eine hohe Kundenzufriedenheit. Wenn du schon Erfahrung in der Kundenbetreuung hast, dann gehe darauf im Bewerbungsschreiben ein.
Ein weiterer wichtiger Aufgabenbereich ist die Terminplanung. Denn als Bürokauffrau organisierst und koordinierst du Termine und Meetings für das Kollegium und Vorgesetzte. Dabei überwachst du den Terminkalender, stimmst Termine aufeinander ab und planst Geschäftsreisen.
Wichtig ist dabei, dass alle relevanten Teilnehmer anwesend sind und dass alle pünktlich am Zielort sind. Das ist eine hohe Verantwortung für dich als Bürokauffrau. In deinem Anschreiben als Bürokauffrau kannst du näher auf deine Fähigkeiten in der Terminplanung eingehen.
Darüber hinaus gehört als Bürokauffrau die komplette Büroorganisation zu deinem Aufgabenbereich, um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren. So übernimmst du unter Umständen die Postverteilung, bestellst Büromaterial und organisierst Besprechungsräume. Alles Organisatorische nimmst du selbst in die Hand.
Als Bürokauffrau bearbeitet du aufgrund deiner Ausbildung auch Aufgaben in der Buchhaltung. So überwachst du Zahlungseingänge und buchst Rechnungen. Bei Zahlungsverzug von Kunden übernimmst du gegebenenfalls das Mahnwesen.
Zudem erstellst du Finanzstatistiken, damit Mitarbeiter und Vorgesetzte eine erste Übersicht über aktuelle Transaktionen und die Entwicklung von Finanzkennzahlen erhalten. Wenn du über Fachwissen in diesen Bereichen verfügst, dann solltest du sie in deinem Bewerbungsschreiben als Bürokauffrau darlegen.
Zusätzlich trägst du als Bürokauffrau auch oft die Verantwortung für das Datenmanagement; besonders bei kleineren Arbeitgebern mit wenig Mitarbeitern. So erstellst, sammelst und aktualisierst du Datenbanken, die du dann je nach Aufgabenstellung spezifisch analysierst und auswertest.
Neben den alltäglichen Routineaufgaben bist du ebenfalls im Projektmanagement involviert. Du trägst deinen Teil zur Planung von Projekten und zur Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten bei. Du übernimmst wichtige Tätigkeiten zur effizienten Organisation und reibungslosen Umsetzung.
Je nach Art des Projekts und der Größe des Arbeitgebers leitest du unter Umständen auch spezifische Projekte. Du bist als Bürokauffrau sehr gefragt, wenn du schon über Erfahrung im Projektmanagement verfügst. Thematisiere dies in deinem Anschreiben.
Der Job als Bürokauffrau ist vielfältig und anspruchsvoll. Als Bürokauffrau musst du die parallel anfallenden Bürotätigkeiten nach Dringlichkeit und Komplexität gewichten. Denn nur dann hast du die Gewissheit, dass du sie termingerecht und zur Zufriedenheit der Vorgesetzten ausführst.
➤ Was muss eine Bürokauffrau können?
Für den Job als Bürokauffrau solltest du spezielle Stärken und Fähigkeiten mitbringen, um die Aufgaben effizient und erfolgreich durchzuführen. So musst du als Bürokauffrau natürlich in der Lage sein, schriftlich und mündlich effektiv zu kommunizieren.
Eine ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeit ist wichtig, um mit Kollegen, Vorgesetzten und Kunden erfolgreich zusammenzuarbeiten. Wenn du darauf in deiner Bewerbung als Bürokauffrau eingehst, dann erläutere diese Stärke anhand eines Beispiels.
Du musst als Bürokauffrau außerdem über eine exzellente Organisationsfähigkeit verfügen, um eine hohe Arbeitsqualität zu gewährleisten. Dieses Ziel erreichst du, wenn du dir über deine Aufgaben und Projekte einen Überblick verschaffst, du Prioritäten setzt und Aufgaben gegebenenfalls delegierst.
Da du als Bürokauffrau in der Regel mit Kollegen zusammenarbeitest, solltest du natürlich über eine gute Teamfähigkeit verfügen, um die gemeinsamen Ziele zu erreichen. Zur Teamfähigkeit gehört es, dass du konstruktives Feedback geben und mit Feedback selbst produktiv umgehen kannst.
Zudem musst du in der Lage sein, Ideen und Vorschläge zu teilen und Arbeitsergebnisse miteinander abzustimmen. So trägst du zu einer positiven Arbeitsatmosphäre und einer erfolgreichen Zusammenarbeit der Teammitglieder bei. Schreibe daher in deinem Bewerbungsschreiben nicht nur, dass du teamfähig bist. Stattdessen erläutere die Teamfähigkeit an einem Beispiel.
Grundlegende IT-Kenntnisse und die Anwendererfahrung mit verschiedenen Systemen und unterschiedlicher Software erleichtern dir den Arbeitsalltag. Die Erstellung von Dokumenten für die verschiedensten Ziele sollte dir leicht von der Hand gehen.
Je berufserfahrener du bist, desto mehr wird von dir als Bürokauffrau erwartet, dass du deine Aufgaben selbstständig planst, koordinierst und kontrollierst. Als berufserfahrene Bürokauffrau solltest du diesen Aspekt in deinem Bewerbungsschreiben thematisieren.
➤ Welche Weiterbildungen als Bürokauffrau bzw. Bürokaufmann nach Ausbildung?
Auch als Bürokauffrau ist für das berufliche Fortkommen die Absolvierung von Weiterbildungen unabdingbar. Das Spektrum der Möglichkeiten steht dabei im Spannungsfeld einer generalistischen oder einer spezifischen Aneignung von Kenntnissen und Fähigkeiten im fachlichen sowie persönlichen Bereich.
Die fachspezifische Weiterbildung bezieht sich auf die Spezialisierung in bestimmten Funktionsbereichen, zum Beispiel im Finanz- und Rechnungswesen, in der Personalwirtschaft, im Steuerwesen oder im Vertriebs- und Marketingbereich.
Außerdem ist auch eine funktionsübergreifende Spezialisierung möglich, beispielsweise in bestimmten Computerprogrammen, im Bereich Telefonakquise oder Verhandlungsführung. Dazu geeignet sind auch unzählige kaufmännische Weiterbildungen zur Fachwirtin.
Als besonders qualifizierte Bürokauffrau steht dir die Aufnahme eines BWL-Studiums oder vergleichbarer Studiengänge an Fachhochschulen offen. Mit deiner Berufserfahrungen kannst du die Theorie dann leichter in den Arbeitsalltag und die Unternehmensprozesse einordnen.
➤ Zum guten Schluss: Bewerbung als Bürokauffrau bzw. Bürokaufmann
Ein guter Lebenslauf ist wichtig, aber nicht genug. Du solltest dein Bürokauffrau-Anschreiben als persönliche Arbeitsprobe betrachten, mit der du schon deinen Wert demonstrierst, den du einem potenziellen Arbeitgeber bringen kannst. Gerade als Bürokauffrau kommt es schließlich auf eine gute schriftliche Ausdrucksweise an.
Im Wettbewerbsumfeld mit vielen Bewerbern reicht ein 0815-Bewerbungsanschreiben nicht aus. Um deine Chancen auf ein Vorstellungsgespräch zu maximieren, musst du jedes einzelne Bewerbungsschreiben an den Arbeitgeber und die Stellenbeschreibung anpassen. Dann erzielst du die besten Erfolge.
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